לייעל את תכנון האירועים עם תוכנת ניהול

יותר ויותר מתכנני אירועים משתמשים בתוכנת ניהול אירועים. ייתכן שאתה תוהה מה באז הוא על כל ואם זה לא הגיוני עבור שלך עסקי תכנון האירוע. אז בואו לחתוך את העומס כדי לעזור לך להחליט אם תוכנת ניהול האירוע עשוי לעבוד בשבילך.

האם אתה צריך תוכנת ניהול אירועים?

לא, אתה לא צריך תוכנת ניהול אירועים לנהל עסק מוצלח תכנון האירוע.

אם אתה כבר מתכנן האירוע מוצלח עד לנקודה זו מבלי להשתמש אחד, אתה כבר יודע את התשובה לשאלה זו. האם זה יכול להפוך את החיים שלך קלים יותר את האירועים שלך יותר מוצלח? אוּלַי. הכל תלוי הצרכים הספציפיים שלך ואת האירוע בפרט וניהול תוכנה.

תכונות של תוכנת ניהול אירועים

תוכנת ניהול אירועים קיימת עבור כל סוג של תכנון אירועים, כולל כנסים, אירועים ללא כוונת רווח ותערוכות. ויש רשימה ארוכה מאוד של כלים הזמינים לארגון וניהול תהליך תכנון האירוע. התכונות כוללות ניהול פרויקטים, שיתוף קבצים, רישום אוטומטי, מעקב אחר חוזים והצעות, וניהול אירועים מרובים. יש גם כלים לכרטוס, ניהול בלוקים לחדר, קידום חברתי, עד כמה שם.

עם הצעה כה רחבה, חשוב לעשות קצת מחקר ולחקור מה כל החבילה מציעה.

אחרי הכל, מה טוב הוא ניהול האירוע תוכנה שאינה כוללת את הכלים שאתה צריך כדי להיות יעיל יותר? כלי הפתרון פועלים רק אם הם מספקים פתרונות לבעיות שעליך לפתור. מה שמביא אותי לנקודה הבאה שלי.

צור רשימה

תסתכל על העסק שלך אירוע תכנון. מהן המשימות שאתה משלים באופן קבוע כחלק מתהליך התכנון?

צור רשימה של פריטים אלה, תוך ציון כל הפריטים האוטומטיים. כאשר הרשימה שלך מלאה, להפריד את המשימות כי הם מאתגרים ביותר, זמן רב, או יקר. אלה הם סדרי העדיפויות שלך - אתה צריך למצוא את תוכנת ניהול האירוע המציע פתרונות לבעיות אלה. זה מפתה לקבל נמשכים על ידי זוהר של תוכנת ניהול אירוע אחד או רשימה ארוכה של תכונות של אחר. אבל פעמונים ושריקות הם חסרי תועלת אם הם לא עוזרים לך עם העסק שלך תכנון האירוע.

מקסם את מה שכבר יש לך

איזו טכנולוגיה כבר יש לך? האם אתה מייעל את יכולותיו? תוכנת ניהול חברות ומערכות לניהול אנשי קשר יש לעיתים קרובות תכונות תכנון אירועים שמאפשרות לך לבצע רישום אוטומטי, תשלום מקוון וליצור הודעות אישור. לפני להתעמק לתוך מערכת חדשה לגמרי, לקחת מלאי של התכונות הזמינות עם המערכת הקיימת שלך.

התחל קניות

עכשיו שיש לך רשימה של כלי תכנון האירוע שאתה מחפש, הגיע הזמן לחנות מסביב. בדוק את האפשרויות הנמצאות שם, באמצעות חיפושים מסוננים כדי למצוא תוכנות לתכנון אירועים עם כלים התואמים את הרשימה שלך. התחל עם אלה שכבר יכול להיות משולב לתוך פלטפורמת הטכנולוגיה הקיימת שלך.

אז תן להם לרוץ לרוץ. כמה תוכנות ללא תשלום לנצח; אחרים מציעים תקופות ניסיון חינם. נצל את ההזדמנות הזו כדי להתנסות עם תוכניות שונות כדי לראות אם הם מתאימים את מה שאתה מחפש.

תשאל מסביב

לדבר עם מתכנני אירועים אחרים ולגלות מה האירוע תכנון תוכנה הם משתמשים ומדוע. ניסיון ממקור ראשון של מישהו אחר עם מוצר או שירות הוא יקר. זה יכול לחסוך לך זמן וכסף. יתרה מזאת, ההמלצה שלהם עבור תוכנת ניהול האירוע שבאמת עובד עבורם יכול לחסוך לך זמן וכסף עוד יותר בטווח הארוך. אין "גודל אחד מתאים לכולם" כשמדובר בתוכנות לניהול אירועים; זה בחירה אישית על בסיס הצרכים של העסק שלך ואת ההעדפה האישית שלך.