בקשה להצעת מסמך (RFP)

מבוא

כאשר הוגדרה דרישת עסקים מורכבת החברה היא אז מוכן למצוא ספק כדי למלא את הדרישות. הצעד הראשון במציאת ספק הוא ליצור ולשלוח בקשה להצעה (RFP). מסמך RFP צריך להכיל בפירוט את כל היבט של הדרישה העסקית, ומה החברה דורשת מספק פוטנציאלי כדי למלא את הדרישות המפורטות RFP.

הספק ינפיק הצעה המבוססת על הבנתו את הדרישות המפורטות ב - RFP, והצעות המתחרות יוערכו על מנת לייצר את הבחירה של הספק המנצח או רשימה קצרה של ספקים אשר לאחר מכן לספק מצגות לחברה.

הגדרת הבקשה להצעת מסמך

-> ->

מסמך ה- RFP הוא קריטי להשגת ספק שיכול למלא את הדרישות העסקיות של הלקוח. אם המסמך פגום, בין אם על ידי דרישות מעורפלות, דרישות חסרות או דרישות בלתי סבירות על הספק, תהליך RFP יוביל להצעות לא שלמות, או במקרים מסוימים, ללא הצעות מחיר כלל. הספקים אינם נדרשים להגיש הצעות לכל RFP שהם מקבלים, וגם אם הם יכולים למלא את דרישות RFP, ייתכן שלא תהיה להם היכולת לספק את הדרישות במועד. מאוחר יותר נמצא לעתים קרובות כאשר הלקוח שולח RFP של ספקים קטנים אשר עשויים להיות מובילים בתחומם אבל אין להם את האמצעים או היכולת למלא את צרכי הלקוח.

כל RFP יהיה שונה על פי הדרישות שהוגדרו ואת הצרכים הספציפיים של הלקוח. גם בתוך אותה חברה, מסמך RFP עשוי להיות שונה להתמקד בהתאם לדרישות הראשוניות. עבור חלק RFPs, המיקוד עשוי להיות על המחיר, בעוד שאחרים עשויים להתמקד במועדי אספקה ​​או דרישות איכות עבור הפריטים הדרושים.

תכונות ספציפיות של מסמך RFP

יש כמה תכונות של מסמך RFP הנדרש. לדוגמה, כל RFP צריך להיות תאריך ושעה ספציפיים שבהם הלקוח דורש את כל הספקים הפוטנציאליים להגיש הצעה. אם הצעות המחיר מוגשות לאחר תאריך זה, יש להשליך אותן. אם ספק אינו יכול להגיש הצעת מחיר במועד, ייתכן שהדבר יצביע על בעיה אפשרית בארגון ועל חששות המסירה.

עם זאת, הלקוח חייב לתת לספקים מספיק זמן כדי להגיש הצעה. אם הדרישות מורכבות במיוחד, ייתכן שהספקים יצטרכו להרכיב צוות תגובה כדי לפרק את הדרישות לאזורים שהם יכולים להבין ולאחר מכן להרכיב הצעה. אם ציר הזמן המוגדר ב- RFP קצר מדי, ייתכן שהתגובות יובהרו, והספקים עשויים לנחש את המורכבות של הפרויקט, במקום להבין אותו במלואו.זה יוביל להצעות לא מדויקות ולתהליך מבוזבז של RFP.

מסמך ה- RFP צריך לציין את התהליך אם לספקים יש שאלות נוספות על הדרישות המפורטות ב- RFP. הספקים לא צריך להיות מותר להתקשר ללקוח כמו זה יכול להוביל לספק אחד מקבלים מידע נוסף שנותן להם יתרון תחרותי.

עדיף לארגן שיחת ועידה כדי שנציגי כל ספק יוכלו לשאול ולהקשיב לשאלות המכוונות חזרה אל הלקוח. זה מבטיח את ההגינות בתהליך הגשת הצעות.

מסמך RFP חייב גם לציין בבירור את פורמט התגובה של ספק RFP. אם זה לא מוגדר בבירור, תשובות יישלחו כי הם בפורמטים שונים ולא ניתן להשוות הצעות של הספק. פורמט התגובה צריך לזהות את מה שנדרש מהספק בכל סעיף, כגון הפניות, קורות חיים של חברי צוות פוטנציאליים, מסמך עם הבנה של הספקים את הדרישות, ותבנית עבור התמחור. אם כל ספק שומר על פורמט התגובה הנכון, פעולה זו תשפר את ההשוואה בין הצעות המחיר.