מה שאתה צריך לדעת על מפגשים קדם מפגש

מתכנני הפגישה והאירוע צפויים לערוך מפגש "קדם-פון" עם מנהל שירותי הכנסים בבתי מלון, מתקני כנסים, מרכזי כנסים ובמקומות אחרים לפני ועידה מתוזמנת.

זה בעצם הכנס לפני הכנס.

עבור מי שלא יכול לתכנן פגישות תכופות, מפגש טרום קון עשוי להיראות לא נוח או מביך בהתחלה כי זה עשוי לכלול מונחים חדשים או שפה, כגון "אירוע לחדש" או "אירוע אירוע משתה".

! -> ->

מה צריך מתכנני האירוע לצפות מראש קון?

Pre-con הוא מפגש המתקיים עם ספקים ואירועים הספקים האירוע שבו האירוע או התוכנית מתוכננת להתקיים. זה מתקיים בדרך כלל יום או יומיים לפני האירוע בפועל שונה מהטיול דרך כי מתרחשת ביום של אירוע.

-> ->

כמה אנשים עשויים לשייך מראש con פגישות עם תכנון כנסים גדולים יותר, כנסים, קונגרסים ותוכניות תמריצים. עם זאת, זה גם מקובל לקיים מפגש מראש con עבור סמינרים ואירועים מיוחדים אחרים.

מה לצפות במהלך מפגש קדם מפגש

מפגש קדם-קון מאפשר למתכנן האירוע הזדמנות לסקור את כל הלוגיסטיקה הסופית עבור תוכנית מסוימת עם צוות ניהול הספק המעורבים בתוכנית.

בדרך כלל, פגישה מראש מראש מתואמת ומתוזמנת על ידי מנהל שירותי הכנסים של המקום. הוא יזמין מנהלים מתחומים שונים המעורבים באירוע כדי לסקור את הלוגיסטיקה של התפקיד המסוים שלהם לאירוע.

זהו זמן מצוין עבור המפגש או מתכנן האירוע ליצור קשר עם כל המעורבים.

במהלך הפרה-קון, מתאים למתכנן האירוע להדגיש כמה מהיעדים המרכזיים של האירוע, כולל מידע חשוב על הארגון המארח את האירוע, מסרים מרכזיים המועברים באירוע, ואנשים חשובים.

Pre-Con הוא הזמן הנכון לסקור את קורות האירוע

קורות חיים לאירוע ידועים גם כמפרטים של אירועים. הוא כולל את כל המידע הרלוונטי על תוכנית או אירוע, כולל פרטים על התוכנית עצמה. פריטים אלה עשויים לכלול חלק מהפעולות הבאות או את כולן: תאריכים, זמנים, אנשי קשר, פרופילי משתתפים, אנשי קשר לשעת חירום, מזון ומשקאות, תחבורה, פרטי משלוח, חיוב, אודיו / חזותיים וצרכים מיוחדים אחרים.

כל מנהל מחלקה יסקור את הבנת האירוע, כולל פרטים רלוונטיים ונהלי עבודה אופייניים. הם גם לסקור את ההבנה של האירוע האירוע ומידע בעבר משותף על האירועים אירוע משתה.

מתכנני הפגישה והאירוע צריכים לזכור לשאול שאלות מפורטות הקשורות למפרט האירוע במהלך תקופה זו, כגון רמות האיוש ושמות אנשי הקשר המרכזיים במהלך האירוע בפועל מכל האזורים המיוצגים.אלמנטים מרכזיים של הדיון טרום קון עשויים לכלול סקירה של:

• דרישות מזון ומשקאות
• דרישות רשימת חדרי אירוח (אם יש צורך)
• ועידה ומסחר הצג דרישות התערוכה
• חדר ישיבות וחלל תצוגה מסחרית דרישות (תוכניות קומה)
• דרישות טכניות, כגון חשמל ותקשורת
• פרטים על מיקום השילוט

זהו הזמן האידיאלי לבצע שינויים של הרגע האחרון. למרות שהם לא תמיד אוהבים את זה, רוב הספקים והספקים מצפים לשינויים סבירים (ובלתי סבירים). כמובן, אם מראש קון מתוכנן במהלך זמן כאשר הגדרת מתבצעת, לשקול ביצוע בדיקה בחדר מוקדם כדי לוודא הכל פועל בצורה חלקה.