פגישה ניהולית שיטות לשיפור הפרודוקטיביות

אנחנו מבלים הרבה חיי העבודה שלנו בפגישות. במקרים רבים, שיטות ניהול פגומות של פגישות גורמות לשימוש לא פרודוקטיבי בזמן המשתתפים. בפוסט קשור, אני מציע הדרכה על הפיכת חמישה תרחישים מפגש משותף לאירועים פרודוקטיביים. בהודעה זו, אני מציע רעיונות נוספים לתמיכה בחיזוק השירות, התפוקה וההשפעה של פגישות.

מפגש ניהול פגישה - Stand PAT

- <->

כמה מנהלים משתמשים בגישת PAT

לפגישות, הדורשות P > imeframe. חימוש המשתתפים עם אלה נקודות קריטיות של ההקשר לקראת הפגישה מבטיח כי אנשים להופיע מוכנים להשתתף ולתמוך הכוונה הכוללת של הפגישה. ברור P. א 'מתאר מתאר מסייע להבטיח הפגישה פרודוקטיבי.

אתה צריך להיות מסוגל להגדיר את מטרת הפגישה ב 1 או 2 משפטים לכל היותר. "הפגישה היא לתכנן את הקמפיין השיווקי החדש" או "הפגישה הזאת היא לסקור את המדיניות החדשה של המשלוח עבור טיפול חוזר ". המטרה מסייעת להבטיח שכולם יודעים למה הם שם, מה צריך לעשות, וכיצד להדריך התקדמות ולהוביל למסקנה. קבע סדר יום. רשימת הפריטים שאתה הולך לסקור / לדון / לבדוק. אני רוצה להקצות מגבלת זמן לכל פריט סדר יום (ראה להלן) ולזהות את מי שאחראי על ניהול הדיון. הגדר מסגרת זמן; לכל הפחות להגדיר התחלה וסיום הזמן.

אני גם ממליץ להגדיר משך עבור כל פריט בסדר היום. אלה צריכים סך הכולל את הפגישה מסגרת זמן.

התחל את הפגישות שלך בזמן

אם אתה עובד באחת מאותן תרבויות שבו אנשים לטפטף לתוך פגישות כל הדרך עד חמש או עשר דקות לאחר זמן ההתחלה המתוכנן, הגיע הזמן להתחיל מגמה חדשה.

חברה אחת מעודדת את המנהלים שלה לסגור את הדלת בזמן ההתחלה המתוכנן, ואלה המאחרים אינם מוזמנים להשתתף. אמנם זה עשוי להיות יותר דרקוני ממה שאתה רוצה לפעול, אתה צריך להיות שום נקיפות מצפון על להביא את הפגישה כדי סדר, סקירת המטרה ואת המאשר ציפיות ועיתוי.

אל תמתין עד שסטראגלרס יגיעו. כאשר מישהו מגיע מאוחר, לא לחזור ולסקור מה כבר מכוסה. המשך עם נושאי הפגישה שלך. זה יהיה מביך עבור straggler ולשפר את הסיכויים שלו / לה להגיע בזמן בפגישה הבאה.

אם מארגן הפגישה / נותן החסות לא יופיע בזמן, חשוב על ביטול הפגישה וחזור לעבודה. תקופת המתנה של חמש עד שבע דקות היא סבירה. הסיכויים הם, מארגן הפגישה נתקל בקושי בלתי צפוי ומעדיף לא לבזבז את הזמן שלך מחכה לו.

שמור את המפגש בנושא

תרגול טוב הוא להקצות למישהו את התפקיד של שמירה על כולם על המסלול במהלך הפגישה. לעתים קרובות מדי, הדיונים להיסחף ואז לשפל מערבולת של דעות, רעיונות, עובדות, רגשות. במקום זאת, להקצות את התפקיד ולהודיע ​​לכל הנוכחים נוכחות כי אדם זה יהיה להתערב אם וכאשר הדיון נופל על סדר היום פריט ספציפי של הדיון.

בחלק מהחברות, תפקיד זה הוא התייחס כמו "תנועה Cope", באחרים, "נושא השומר". ללא קשר התווית, התפקיד הוא מאוד מועיל בחיזוק האפקטיביות ואת הפרודוקטיביות של הפגישות שלך.

אם נוצרו נושאים נוספים שאינם עומדים על סדר היום, אך חשוב לדון בהם, יש להציב אותם בבירור ולהציבם ב"חניון "לצורך דיון עתידי ודיון או לפגישה בדידה. בעל הפגישה שומרת לעצמה את הזכות לאפשר דיון מתון קטין אם הוא תומך מטרת הפגישה הכוללת.

לשמור ולהפיץ פגישה הערות / דקות

מישהו, מלבד מארגן הפגישה, צריך לשמור דקות של הפגישה. הקלטה טובה של הפרוטוקולים תכלול:

מועד פגישה, תאריך, מיקום

תיאור המטרה

העתק של סדר היום

רשימת משתתפים ורשימה של מי שלא השתתף

• רשימה מפורטת של מסקנות, פריטים פעולה, אחריות ותאריכים להשלמת. נוטרים רבים משתמשים בסדר היום כמדריך לרישום המסקנות והפעולות.
• מפגש מעקב מתוכנן אם יש צורך באמת.
• באופן אידיאלי, להפיץ את הפגישה הערות בהקדם האפשרי לאחר סיום הפגישה לחלוטין בתוך יום עסקים אחד. הפרוטוקולים והערות משמשים תזכורת חשובה למשתתפים, כמו גם מקור מידע לבעלי עניין אחרים, או לאלה שהחמיצו את הפגישה. הדקות הן כלי נהדר למינוף כדי להזכיר לאנשים ולצוותים של פעולות מעקב מחויבות שלהם.
• השורה התחתונה עכשיו:
• ייתכן כי פגישה תביא לתוצאות חיוביות, עוזר להניע פרויקטים ואנשים קדימה, פשוט לא לסמוך על זה. כמה חריצות וחיזוק מכוון של טכניקות הפגישה הפגישה שלך ישפר את הסיכויים שלך נהיגה תוצאה מעולה.
• -

עודכן על ידי Art Petty