למד על תוכניות חשבונאות עבור Reimbursing עובדים

תכנית אחראית הינה הסדר הקצבת עובדים או שיטה להחזרת עובדים להוצאות עסקיות העומדות בתקנות IRS.

אם העסק שלך יש תוכנית אחראית, החזר של הוצאות עסקיות מסוימות אינו חייב במס לעובד. אם תוכנית החזר העסק שלך אינה עומדת בדרישות ה- IRS לתכנית אחראית, החזרים אלה חייבים במס לעובד, ויש למנוע ניכוי מסים פדרליים ומסים על תשלומים אלה.

בנוסף, אתה כמו המעסיק חייב לדווח על תשלומים אלה על טופס W-2 של העובד.

תוכניות חשבונאיות עשויות לכלול החזר עבור מספר הוצאות שונות של עובדים, כולל:

• הוצאות נסיעה לעובדים, כולל ארוחות ובידור,
• רכישת כלים וציוד,
• הוצאות לעובדים ביתיים.

התכנית החייבת חייבת לכלול גם הליך המחייב עובדים להחזיר החזרים עודפים (אלה מעבר לסכומים המותרים) למעביד. אם מעסיק מקים ומתחזק תוכנית אחראית, הוצאות נסיעה לעובד אינן חייבות להיות מטופלות כהכנסה חייבת.

דרישות תכנית ניתנות לתשלום

על מנת להיחשב כ"תוכנית אחראית "על ידי מס הכנסה, ההסדר שלך חייב לכלול את כל הפעולות הבאות:

1. ההוצאות חייב להיות חיבור עסקי ; כלומר, הם נדרשו לשלם או שהצטברו בעת ביצוע השירותים כעובד.
2. העובד חייב לתת למעסיק את ההוצאות הללו תוך זמן סביר. עליך לדרוש מהעובדים לספק לך מידע מפורט על הוצאות אלה, כולל תאריך, שעה, מקום, סכום ותכלית עסקית עבור ההוצאה. עליך לחייב את העובד
3. להחזיר החזרים עודפים בתוך פרק זמן סביר וספציפי, בהתאם לנסיבות אם שלושת הדרישות הללו לא יתקיימו, התוכנית נקבעת על ידי IRS לא להיות אחראי, וכל ההוצאות החוזרות לעובד על ידי העסק שלך חייבים במס לעובד.

עודף החזרים

החזר עודף הוא החזר גדול יותר מאשר סכומים המותרים. אם העובד לא יחזיר החזרים עודפים בתוך פרק זמן סביר, סכומים עודפים אלה חייבים במס לעובד. המקרה הנפוץ ביותר יהיה מקרה שבו אתה נותן לעובד מראש לפני שהיא עוזבת לטיול, וההוצאות שלה במהלך הנסיעה הם פחות מהסכום המתקדם.

פרק זמן סביר להחזרת החזרים עודפים נקבע על ידי מס הכנסה, לדוגמה:

מקדמה שהתקבלה תוך 30 יום ממועד ההוצאות

• העובד מספק חשבון הולם של הוצאות בתוך 60 יום לאחר ששולמו או התהוו.
• העובד מחזיר כל החזר עודף בתוך 120 יום לאחר ששולמו או התהוו.
• לעובד ניתנת הצהרה (לפחות רבעונית) המבקשת תשואה או חשבונאית נאותה עבור מקדמה, והעובד עומד ב -120 יום לאחר קבלת ההודעה.
• הגשת תוכנית חשבונית למס הכנסה

לא, אין דרישה שתגיש תכנית בכתב למס הכנסה. אבל אתה אמור להיות מסוגל להוכיח שיש לך להגדיר את הדרישות שלך עבור reimbursing עובדים עבור הוצאות. אתה צריך משהו בכתב כדי להראות את מס הכנסה כי אתה מבין מה תוכנית אחראית היא כי אתה מפעיל את העסק שלך לדרישות.

ראשית, אתה צריך לשים את הדרישות האלה בכתב, במסגרת מדיניות העובדים שלך ואת ההליכים ידני.

שנית, אתה צריך לתעד את כל העסקאות עם העובדים על החזר ההוצאות שלהם, שמירה רשומות להראות כי כל הדרישות של תוכנית דין וחשבון היו אחריו.

תוכנית חשבון להשפיע ומס עסקים

אם הוצאות אלה מתבצעים במסגרת תוכנית דין וחשבון אינה משפיעה ישירות על היכולת שלך לנכות את ההוצאות על החזרת המס העסקי שלך. אבל אתה עדיין חייב לספק תיעוד הולם להוכיח כי הוצאות אלה היו קשורים העסק.

עבור החזרים נסיעות, למשל, אתה יכול לנכות את ההוצאות על הקו המתאים על המס שלך לחזור. לדוגמה, עבור ארוחות והוצאות בידור, השתמש קו 24b של לוח ג (עבור הבעלים הבלעדי או חבר אחד של LLC.)