עוזר אדמיניסטרטיבי או מזכיר מנהלים

שני מזכירות מנהלים ועוזרים מנהליים מספקים תמיכה ניהולית מתקדמת למנהלים או למנהלים או למנהלים. אבל מה שמפריד בין עמדות משרדיות אלה מעבודות משרדיות נוספות ושגרתיות יותר הוא רמת האחריות והסודיות הקשורות בהן. בנוסף לתפקידים בסיסיים של המשרד, העוזר האדמיניסטרטיבי ומזכיר ההנהלה אחראים גם על הכתיבה או על הכנת הדוחות, על ארגון ותזמון פגישות, סקירת הודעות נכנסות על מנת לקבוע את משמעותן, הכנת סדר יום לישיבות דירקטוריון, ביצוע הסדרי נסיעה, עריכת הישיבה דקות, עריכת מחקר, הכנת התכתבות, פיקוח והדרכה של צוות המשרד.

-> ->

תפקידים אלה עשויים לדרוש רמות שונות של ניסיון ויש להם את כל אלה כותרות עבודה דומים:

עוזר מנהל ברמה

• עוזר מנהל
• עוזר בכיר בכיר
• מזכיר בכיר
• בכיר למנהל בכיר
• מנהל משרד
• מנהל משרד בכיר

הערה: עוזר משפטי ועוזר רפואי הם שונים למדי דורשים הכשרה מיוחדת דרש במקצוע שבו הם עובדים.

ההבדלים בין עוזרי אדמיניסטרטיבי ומזכירי מנהלים

תפקידים של מזכירות מנהלים ועוזרים מנהליים יש חפיפה ניכרת, ואת ההבדלים בתפקידים יכול להשתנות לפי הארגון. בחלק מהמקרים מתמקד המזכיר המבצעי בתפקידים מנהליים נוספים למנהל או למנהלים, כגון תזמון פגישות, תכנון נסיעות, טיפול בתקשורת כתובה ואפילו הנהלת חשבונות. עוזר אדמיניסטרטיבי יכול להתמקד יותר משימות עסקיות משימות ולקחת על עצמו יותר תפקיד מנהיגות בכמה יכולות, יצירת תוכניות עבור פגישות או כנסים, ניהול תקציבים, וטיפול החיוב הספק.

עוזרי ניהול עשויים להידרש להיות בעל השכלה מיוחדת יותר במקרים מסוימים שבהם ניהול הפעילות העסקית הוא קריטי.

מיומנויות עבודה הליבה

שני מזכירות מנהלים ועוזרים מנהליים יש ליבה של מיומנויות עבודה כי הם חיוניים בשני התפקידים. אלה כוללים מיומנויות ארגוניות חריגות, יכולות תקשורת מצוינות בכתב ובעל פה, כמו גם תשומת לב רבה לפרטים ולמקצועיות.

הם חייבים להיות בעלי מיומנות טכנית עם כלי אוטומציה במשרד, כולל יסודות תוכנה כמו Microsoft Word, Excel ו- PowerPoint, כמו גם כלי הנהלת חשבונות כגון QuickBooks.

עוזר אדמיניסטרטיבי או מזכיר בכיר במשרד קטן

במשרד קטן, את האחריות של עוזר מנהל או מזכיר המבצעת מתבצעים בדרך כלל על ידי מגוון של צוות המשרד.עבודה כלשהי עשויה להיעשות בפועל על ידי המנהלים של החברה עצמם, ואת העוזר המינהלי או מזכיר תפקידי המבצעת עשויים לכלול מגוון רחב יותר של אחריות לפי הצורך בארגון קטן יותר.

עוזר אדמיניסטרטיבי או מזכיר בכיר במשרד בינוני

ככל שגודל החברה גדל, הצורך אדם מאורגן מאוד יכול לבצע מגוון רחב של משימות גדל. זה נכון במיוחד עבור מנהלים המפעילים חברות הדורשות רמות גבוהות של סודיות ויושרה עבור העסק המתנהל.

עוזר אדמיניסטרטיבי או מזכיר בכיר במשרד גדול

זה מקובל במשרד גדול יש כמה עוזרי ניהול ו / או מזכירות מנהלים. בגודלה של חברה זו, בדרך כלל יש צורך במנהל משרד אשר מתאם את הצוות המשרת את מנהלי החברה.

במקרים מסוימים, עוזר אדמיניסטרטיבי ילווה את המנהל בטיולים עסקיים ארוכים על מנת לסייע בהסדרי פגישות, תזמון ומשימות ארגוניות חשובות אחרות.