הערכת שכר תוכנה עבור העסק הקטן שלך

האם אתה מושך את השיער שלך מעל שכר? עושה משכורות משלך, אפילו עבור עובד אחד בלבד, יש מלכודות רבות עבור בעל העסק הקטן. יש הרבה מה לדעת, ושמירה על תקנות פדרליות רבות, המדינה, ומקומיים מס שכר הוא כאב. בנוסף, יש לך מועדים להיפגש, עבור תשלומים ודוחות לכל סוכנויות אלה.

זה לא פלא עסקים קטנים רבים פונים שירותי שכר עבור משימות אלה.

אבל איזה שכר השירות הטוב ביותר?

מה הם שירותי שכר?

ישנם שני סוגים של שירותי שכר: שירותים מקוונים (מחוסר מונח טוב יותר) שירותים אישיים. השירותים המקוונים עשויים להיות יישומים או מבוססי אינטרנט. השירותים האישיים הם עסק בבעלות אדם שיכול לעשות שכר באינטרנט או מי יכול להיות מקומי.

תהליך ההערכה עובד באותו אופן עבור שני סוגי שירותי שכר. אבל מאמר זה יתמקד בשירותים מקוונים. הנה כמה תכונות אתה צריך לקחת בחשבון:

כמה עולה שירות שכר מקוון?

הדבר הראשון של בעלי עסקים לשאול כאשר מחפשים שירות שכר הוא, "כמה זה עולה?" בעוד העלות היא חשובה, גורמים אחרים חשובים באותה מידה.

שקול את עלות השירות עכשיו אל העתיד. אם יש לך עסק קטן מאוד עם רק אחד או שניים עובדים, ייתכן שתרצה להגביל את העלות שלך באמצעות שירות להרחבה, שבו העלות היא מינימלית עבור רק כמה עובדים וזה מגדיל ככל שאתה מוסיף עובדים ושירותים.

עבור רוב שירותי שכר הסתכלתי, העלות היא לחודש, כך שתוכל לשנות בכל עת. רוב מבוסס על העלות על מספר העובדים. חלקם מציעים אפשרות 1099 לשלם קבלנים, ספקים, או פרילנסרים. (אתה תמצא רשימה קצרה עם עלויות בסוף מאמר זה.)

עלויות לבוא בשתי רמות עבור חלק מהשירותים: שירות בסיסי, כי פשוט מחשבת ומספק משכורות, עם אולי שירות W-2, ו אופציית שירות מלא, אשר גם הפקדת מסים על שכר ותשלום מסים, לרבות טופס 941 (טופס הדיווח הרבעוני על מס שכר).

מה צריך שירות שכר מלא כלול?

1 . התקנה, הדרכה ומרכז שליטה. המערכת צריכה להיות קלה להתקנה. אתה צריך לוח המחוונים כדי להדריך אותך באמצעות תהליכים כדי לאפשר לך לבדוק על פעילויות כמו הגשת תלושי פיקדונות המשכורת. אימון צריך להיות פשוט, עם קטעי וידאו טובים כדי לעזור לך לעבוד באמצעות תהליכים שונים. איזו רמה של ידע שכר הם מניחים שיש לך? רוב בעלי העסקים יש ידע מועט, ולכן השירות שלך צריך לספק ידע בסיסי מפורט על תנאי שכר, paychecks, ו filings.

2. משכורות . כל אחת ממערכות אלה מאפשרת לך להזין את המידע עבור כל עובד, כולל טופס W-4 עבור ניכוי מס הכנסה פדרלי ומידע אחר הדרוש כדי להכין משכורות. מערכות צריך לתת לך לכתוב צ'קים מודפסים או יש בדיקות ישירות שהופקדו (הדרך הטובה ביותר). בדוק עם הבנק שלך על הדרישות שלה.

3. צורות W-2. השירות שלך צריך לספק לך W-2 טפסים , השכר השנתי של העובד ואת טופס פרטי המס עליך לתת לעובדים בינואר. אפשרות שירות מלא גם צריך להגיש את הטפסים האלה עם מינהל ביטוח לאומי בשבילך בזמן המתאים.

4. קובץ הפקדת מסים. זה כנראה השירות החשוב ביותר.

לאחר מישהו קובץ ולשלם מסים אלה היא אחריות גדולה. מערכת שירות מלא צריך להגיש את כל מס רלוונטי מס ותעסוקה מסמכי בשבילך. הם צריכים לבצע תשלומים בשמך עם רשויות הפדרלי המתאים, המדינה, רשויות מקומיות. טפסים צריך לכלול טופס 941 - שכר רבעוני ומס דוח הצהרת מסים פדרליים ומדינתיים.

השירות צריך גם לעקוב אחר מסים המדינה והמסים המקומי, וזה ענק לעזור אם יש לך עובדים עובדים בערים שונות ומדינות.

מה תכונות אחרות אני צריך לצפות?

ערבויות מס. השירות שלך צריך להבטיח כי טופסי המס יישלחו לפני כל מועדים וכי התשלומים ייעשה בזמן כך שאתה לא קנסות או עונשים. השירות צריך להסכים לשלם קנסות או עונשים על הגשת מאוחר או תשלום.

אם הם לא עושים את הערבות הזו, אל תשתמש בהם.

נגישות לנייד. אתה אמור להיות מסוגל לגשת למרכז השליטה ולבצע שינויים, לשלוח מידע למחשב, לטלפון הנייד או לטאבלט, או אפילו להתקשר למידע.

עובד בשירות עצמי. לחלק משירותים אלה יש מרכז שליטה שהעובדים יכולים להיכנס אליו ולקבל מידע על המשכורות המשולמות שלהם עד כה. ייתכן שהם יוכלו לשנות את נתוני W-4 באופן מקוון.

אינטגרציה עם המערכת החשבונאית שלך. לאחר שכר השירות שלך להשתלב עם המערכת החשבונאית שלך חוסך לך זמן וכסף. Intuit שכר נמכר רק עם QuickBooks Online, אז זה יכול להיות אפשרות טובה בשבילך אם יש לך כבר QBO. התוכנה פטריוט יש מערכת הנהלת חשבונות אתה יכול להוסיף לשירות המשכורות שלך.

שאלות חשובות אחרות שיש לשאול

תמיכה ושירות. זה באמת חשוב. דברים קורים ואת המשכורות חייב להיות מופעל בזמנים מסוימים. עליך לדעת שהשירות שלך זמין ומועיל.

רמת השירות הגבוהה ביותר היא שיחת הטלפון. איזה שעות יש לדלפק העזרה?

הרמה השנייה בגבוהה היא צ'אט. מה הם השעות שלהם?

הרמה השלישית היא דוא"ל. באיזו מהירות השירות שלך מגיב להודעות דוא"ל?

במהלך תקופת הניסיון או 30 הימים הראשונים, הקפד ליצור קשר מספר פעמים כדי להעריך את התמיכה שסופקה.

עדכונים. תקנות מס שכר ושיעורי המס משתנים תמיד.כאשר אתה מעריך מערכות, שאל כיצד הם מעדכנים את התוכנה שלהם וכיצד הם מעדכנים את העדכונים האלה.

אבטחה. כמה מאובטחת המערכת שלהם? האם זה בענן (כנראה)? באיזו תדירות הם מגובים?

אחר שירותים נוספים שאתה אולי רוצה

1099 Service. לחלק מהמערכות הללו יש תוספת (עבור עלות נוספת) המאפשרת לך לשלם לעובדי החוזה, לספקים ולפרילאנסרים ולהנפיק להם טפסים של 1099-MISC (בדומה לטופסי W-2 לעובדים). השירות צריך גם לספק הגשת 1099-MISC טפסים עם מס הכנסה.

ניכוי גיבוי . אם אתה משלם שאינם עובדים, ייתכן שיהיה עליך גיבוי ניכוי נלקח התשלומים שלהם. אם יש לך את שירות 1099, השירות שלך צריך להיות מסוגל לעשות את זה ולהנפיק דוחות.

היכן לבדוק על שירותים פוטנציאליים

כאשר יש לך לצמצם את הבחירה שלך כמה שירותים, לבדוק אותם. בדוק דירוגים מקוונים, אבל לא תלויים בהם יותר מדי. מקום טוב יותר לבדוק הוא Better Business Bureau. ראה אילו תלונות הוגשו נגד החברה הזו וכיצד הן נפתרו.

מה הם כמה שירותי שכר לשקול?

תוכלו למצוא שירותי שכר רבים אם אתם מחפשים באינטרנט. הנה רק כמה להתחיל את החיפוש שלך עם. בחרתי באפשרות שירות מלא עבור כל אחת.

I ntuit שירות מלא שכר. שירות זה הוא הרחבה ל- QuickBooks Online. התמחור תלוי איזו גירסה של QBO אתה רוצה את רמת שכר השירותים שאתה צריך. התמחור הוא חודשי.

פטריוט שכר תוכנה . מערכת השכר המלאה שלהם מתחילה ב -25 דולר לחודש עבור עובד אחד, עם מספר העובדים.

Paychex. המערכת שלהם מבוססת על מספר העובדים. הם דורשים הצעה בכתב מלקוח פוטנציאלי לפני שחרור פרטי התמחור.

Gusto : התמחור שלהם הוא 39 $ לחודש מחיר בסיס בתוספת 6 $ לחודש לאדם (אני מניח שזה אומר לאדם משולם).

ADP יש שלוש רמות של שכר, כולל HR. לא היה תמחור זמין.

כיצד לנסות מערכת שכר

בעיה אחת הסופית: הבעיה עם לנסות את המערכות האלה היא שהם דורשים ממך "ללכת לחיות", ואתה לא יכול להנפיק המשכורות יותר מפעם אחת. פטריוט וגוסטו יש גירסאות הדגמה אתה יכול לנסות. ADP יש שני חודשים חופשיים של שכר, אבל זה אומר שאתה מחויבים לאחר רץ חודשיים עם המערכת שלהם.