כיצד להתאים כראוי את תנועות יומן פיננסי

שתי השיטות לרישום התמונה הפיננסית של העסק הן חשבונאות חשבונאית וחשבונאות צבירה. עסקים המשתמשים בשיטת מזומנים לרשום הוצאות והכנסות כאשר הכסף הוא שילם או קיבל. שיטת המזומנים היא פשוטה יותר של השניים; זה עובד באופן דומה פנקס צ 'ק אישי. שיטת הצבירה תואמת את ההכנסות וההוצאות לתקופה הנכונה באמצעות שימוש ביומני יומן לרישום פעילויות מסוימות.

זה נותן תמונה מדויקת יותר של איך החברה מבצעת, אבל זה גם יותר זמן רב. הכנה ופרסום של תנועות יומן היא אחת מהפעילויות שיש לבצע בעת שימוש בשיטת הצבירה. אם רשומות יומן מתעלמות או מוכנות בצורה לא נכונה, הדיוק של הדוחות הכספיים עלול להיות מושפע באופן חמור.

-> ->

סוגי רשומות יומן

ישנם מצבים רבים ושונים שעלולים לדרוש הזנת יומן. עם זאת, רוב ניתן לסווג לתוך אחת משש קטגוריות.
1. הוצאות שנצברו נרשמות בהוצאות שנגרמו לך אך לא שילמת. דוגמאות להוצאות שנצברו כוללות:

• מוצרים או שירותים שקיבלת אך עבורם הספק עדיין לא הגיש חשבונית
• חשבונות עבור שירותים, כגון חשמל, טלפון, שירות אינטרנט או מים
• מסים או נתונים שנתיים אחרים תשלומים
• שכר, אם עובדים יש שעות עובד בתקופה אחת כי לא ישולם עד לתקופה הבאה

• זיכויים ממתינים, כגון זיכוי ספק עבור מוצרים שהוחזרו

2. הוצאות נדחות או משולם מראש משקפות את ההוצאות ששילמת עבור השירותים שטרם נמסרו. לדוגמה, חברה עשויה לבצע את תשלומי הביטוח על כלי הרכב שלהם במשך שנה מראש, או שהיא עשויה לשלם תשלומי חכירה רבעוניים על הבניין שלהם.

3. התאמות מלאי הן סוג נפוץ של תנועות יומן. בדרך כלל, ערכי היומן מוכנים ליישר את עלות הסחורות שנמכרו עם מספר היחידות שנמכרו במהלך התקופה. רוב החברות רושמות את כל הרכישות לחשבון מלאי המופיע במאזן, ולאחר מכן הן מכינות את תנועת היומן להעביר את עלות היחידות שנמכרו בפועל בתקופה לחשבון שמופיע בדוח רווח והפסד.
4. עסקאות noncash משקפות פעילויות שאין להן השפעה על המזומנים של החברה. דוגמאות לסוגים אלה של תנועות יומן כוללות הפחתות ופחת, עתודות שהוקצו לרשום מלאי פגום במחסן או להקצות עלויות בין מיקומים או מחלקות.
5. הכנסות או הכנסות שנצברו משקפות עסקאות שעבורן מסירת את הסחורה או השירותים אך לא קיבלת תשלום. ברוב החברות, חשבונות חייבים לשקף את החלק הארי של קטגוריה זו.יחד עם זאת, הכנסות שנצברו עשויות לכלול גם פריטים אחרים, כגון ריבית שהורווחה בתקופה אחת שהבנק לא יפרסם עד התקופה הבאה.
6. הכנסות נדחות משקפות תשלומים שהתקבלו בגינם לא נמסרה העבודה או הסחורה. לדוגמה, לקוח עשוי לשלם מראש עבור הזמנה מותאמת אישית שתיקח לה חודשיים.

הצורך להתאמה של רשומות יומן

המטרה העיקרית של התאמת ערכי יומן היא להתאים הכנסות והוצאות בתקופה בה הם התרחשו. הדוגמאות הבאות עשויות לעזור להדגים כיצד עיקרון תואם זה יכול לספק דוחות כספיים מדויקים יותר.
• ההוצאות מוכרות בתקופה הנכונה. נניח חברה רוכשת חוזה שירות של חמש שנים כדי לכסות תחזוקה מונעת על מערכת החימום שלה. החוזה עולה $ 5, 000, אשר הספק מחייב את החברה לשלם מראש. על פי שיטת המזומנים, החברה תרשום את כל 5,000 $ בתקופה אחת, ההוצאות יהיה מוגזמים ורווחים יהיה מאופק. על פי שיטת הצבירה, רק 1 $ 000 נרשם כהוצאה בכל שנה.
• ההכנסה מוכרת בתקופה הנכונה. עלויות העבודה, החומרים והתקורה לספק מוצר או שירות ללקוח מותאמות לפדיון.

כדי להמחיש, נניח כי הלקוח משלם $ 500, 000 מראש עבור חברה לייצור מוצר על פי המפרט שלו. זה ייקח שנתיים להשלים את ההזמנה. החברה קונה את החומרים הדרושים, משלמת לעובדיה ומכסה את השירותים, תמיכת המחשב ועלויות אחרות. על פי שיטת המזומנים, החברה קיבלה לכאורה רושם כאשר קיבלה את 500 אלף דולר, אך במשך שנתיים זה יהיה overstating ההוצאות שלה, מה שהופך אותו נראה כי החברה אינה מרוויח כמו שזה או אולי מראה כי החברה מפסידה כסף.

כיצד לבצע רישום יומן מותאם

ערכי יומן דורשים הבנה של האופן שבו מערכות חשבונאות פועלות. הם תמיד ישפיעו לפחות שני חשבונות, ואת החיובים ואת זיכויים יהיה נטו לאפס. רשומות היומן הבאות עשויות להיות מועילות.
1. חברה מקבלת משלוח של ציוד משרדי ביום האחרון של תקופת החשבון, אך חשבונית הספק לא הגיעה. על פי הזמנת הרכש, החשבונית צריכה להיות בסכום של 200 ש"ח. רישום היומן יחייב את החשבון עבור ציוד משרדי בסכום של 200 $ והוצאות צובר אשראי עבור 200 $.
2. לקוח מבצע רכישה של $ 500 ומחייב אותה בחשבונה. יש לה 30 יום לפרוע תשלום. רישום היומן יראה חיוב על חשבונות חייבים של 500 $ וכן אשראי להכנסה של $ 500.
3. לאחר קבלת משלוח של 10, 000 פריטים ופרסום העלות של $ 100, 000 לחשבון המלאי, חברה מוכרת 1, 000 של הפריטים במהלך התקופה. רישום היומן יהיה לחייב את העלות של הסחורה מכרה חשבון הערך של 1, 000 פריטים, אשר $ 10, 000, ואת האשראי בחשבון המלאי עבור $ 10, 000.
אזור אחד שלעתים קרובות גורם לבלבול בעת הכנת ערכי יומן הוא שבחלק מהחשבונות יש בדרך כלל יתרת זכות, ולרוב יש בדרך כלל יתרת חובה. סוג החשבון קובע את האיזון הרגיל שלו.
לנכסים יש בדרך כלל יתרות חובה. הנכסים כוללים מזומנים, חייבים ומלאי.
נכסי קונטרה הם חשבונות מאזני אשראי. דוגמאות לנכסים נייחים הן עתודות בגין מחיקת מלאי והפרשות לחובות מסופקים.
• ל התחייבויות יש בדרך כלל יתרות אשראי. ההתחייבויות כוללות הוצאות שנצברו ומסים שלא שולמו.
• חשבונות הכנסה מציגים בדרך כלל יתרות אשראי. חשבונות ההכנסות כוללים מכירות, ריבית שנצברו והכנסות אחרות.
• להוצאות יש בדרך כלל יתרות חובה. ההוצאות עשויות לכלול עלות למוצרים שנמכרו, שכר, הוצאות תפעול ותקורה.

כדי ליצור רשומת יומן, בצע את השלבים הבאים.

1. שקול אילו חשבונות אמורים להיות מושפעים. יהיו מינימום של שני חשבונות, אבל כניסת היומן יכול להיות כרוך הרבה יותר.
2. שקול את מטרתו של תנועת היומן כדי לקבוע אילו חשבונות יזוכו ואשר יש לחייב אותם. לדוגמה, בעת צבירת התחייבות, חשבון ההתחייבות חייב להיות אשראי, ולכן יש לחייב את החשבון או החשבון הקוזז.
3. הכינו רישום כתוב או מוקלד לתיעוד תנועת היומן. ודא שסך כל החיובים שווה לסך כל הזיכויים.
4. רישום רשומות יומן כנדרש. רשומות יומן יש לרשום לפני סגירת הספרים לתקופה או הצגת דוחות כספיים למשקיעים או המלווים, אבל זה יכול גם להיות מועיל לפרסם אותם לפני קבלת החלטות כספיות או התחייבויות גדולות.
התאמת ערכי יומן יכולה להיות מורכבת למדי. בתחילה, הם יכולים להיראות מרתיעה לאלה שאינם במקצוע החשבונאות. עם זאת, בפועל, הם הופכים הרבה יותר קל להכין ודורשים פחות זמן להשלים.