כיצד להכין מסמך דרישות עסקיות

העסק הקטן שלך מתכונן להרחיב - או למכור מוצרים חדשים - או מגוון של שינויים. ואתה מחפש יועץ או קבלן כדי לעזור לך עם הפרויקט הזה. אחד הדברים הראשונים שאתה צריך לעשות הוא להכין מסמך דרישות העסק.

בואו ניקח דוגמה: חברה (נקרא להם ZXYW LLC) החליטה outsource הפונקציות החשבונאיות שלה למרכז שירות משותף בארה"ב הם מתחילים תהליך של מציאת מיקום, הגדרת השירותים, שכירת ניהול העובדים.

זוהי משימה מסובכת וזה ייקח חודשים רבים כדי להשיג. הם מתחילים עם צוות שמכין מסמך דרישות עסקיות.

מהו מסמך דרישות עסקיות?

מטרת מסמך דרישות עסקיות היא לתת תמונה מלאה של פרויקט או תוכנית עסקית חדשה, כך שכולם ברור על מה צריך לעשות ומתי.

מסמך דרישות עסקיות (BRD) יכול להיחשב בשני שלבים. בשלב הראשון של הפרויקט, זהו מסמך המציג את כל הדרישות לפרויקט, כולל עלויות, פרטים על יישום, הטבות צפויות, אבני דרך, ואת ציר הזמן ליישום.

בשלב השני, ה- BRD למעשה יכול להיות חוזה בין שני הצדדים, פורמלית להגדיר את הדרישות של החברה שכירת (ZXYW LLC במקרה זה) ואת הקבלן עושה את העבודה. תראה עוד על שפת החוזה למטה.

-> ->

כיצד מסמך עסקי דרישות שונות מתוכנית עסקית?

בעוד שני המסמכים עשויים להכיל את אותו סוג של חלקים (למשל תקציר מנהלים), הכוונה שונה.

תוכנית עסקית נוצרת כדי להנחות עסק חדש או קיים, אבל לעתים קרובות יותר מטרתו להציג בפני משאיל עבור ההפעלה סטארט או הרחבה.

התוכנית העסקית מכילה מידע כללי על החברה ועל תוכניות ואסטרטגיות שלה כדי להיות מסוגל לייצר הכנסות כדי להחזיר את ההלוואה.

הדוחות הכספיים הם חלק מרכזי של התוכנית העסקית, בעוד המסמכים הפיננסיים ב BRD עשוי להיות שונה לגמרי, מתמקדת בפרויקט מסוים.

כיצד מסמך דרישות עסקיות שונות מבקשת ההצעה?

ההבדל בין שני המסמכים הוא קל, אבל חשוב. בדרך כלל, בקשה להצעה (RFP) נוצרת לצורך שידול הצעות של ספקים שונים. בדוגמה של ZYXW, RFP נשלחת לחברות פוטנציאליות המספקות שירותי מיקור חוץ, כדי לבקש הצעות מחיר.

A BRD, לעומת זאת, מוכן לספק מסוים או שותף מיזם משותף אשר כבר נבחר על ידי חברת גיוס.ה- BRD מכיל פרטים נוספים ומפרטים נוספים ומועדי סיום להתקיים לאורך הדרך ובסוף הפרויקט.

כאשר נוצר RFP, הוא מגיע עם מועד אחרון ודרישות להגשת הצעות מחיר. ההצעות מוערכות לאחר המועד האחרון.

מה יש לכלול במסמך דרישות עסקיות?

במובנים מסוימים מסמך דרישות עסקיות דומה סוגים אחרים של הצעות עסקיות. ה- BRD צריך לכלול:

1 . הצהרת סיכום , המכונה לעתים תקציר מנהלים, המתאר את דרישות הפרויקט באופן כללי.

הצהרת הסיכום נכתבת בדרך כלל לאחר השלמת ה- BRD.

2. מטרות הפרויקט. יעדים אלה צריכים להיות בפורמט SMART; ספציפית, ניתנת למדידה, ניתנת להשגה, ריאליסטית וקשורה בזמן.

3 . הרקע ואת הצהרת הצרכים או הרציונל לפרויקט. זהו חלק חשוב במסמך, לכן אל תשאיר אותו בחוץ. הסבר מדוע הפרויקט נחוץ הוא הנהג העיקרי של הפרויקט, ואת ההצלחה שלה יהיה תלוי כמה טוב זה ממלא את הצורך.

4. היקף הפרויקט - מה יש לכלול ומה לא להיכלל. בדוגמה של חברת ZXYW לעיל, החברה הבהירה כי היקף זה לא יכלול גיוס עובדים בכירים - אנשים אלו יסופקו על ידי החברה.

5. דוחות כספיים. דוחות כספיים חיוניים לעיון כללי בהשפעת הפרויקט על מאזן החברה ועל הכנסותיה על פני תקופה מסוימת.

כמובן, איך החברה תממן את הפרויקט חשוב לדון כאן גם.

6. דרישות ותכונות פונקציונליות. זהו המקום לספק פרטים, כולל דיאגרמות, תרשימי ארגון, וצירי זמן.

7. צרכי כוח אדם. מי צריך להתקבל, ומתי. אילו קטגוריות של עובדים יהיה צורך וכיצד הם ישולמו. מי משלם להם ומתי. מאז ZXYW היא הקמת מתקן מבוסס אנשים, זה חלק מרכזי של BRD שלהם.

8. לוח זמנים, ציר זמן ומועדי סיום. שלבי הפרויקט צריכים להיות מפורטים בסעיף זה, כדי לוודא שכל הצדדים מבינים מה נדרש ומתי. בפרויקט ZXYW, השלב הראשון היה הבחירה של האתר, כולל חקר של כמה ערים פוטנציאליות.

9. הנחות. חלק זה של המסמך מתעלם לעיתים קרובות. איות ההנחות עוזר למנוע בעיות מאוחר יותר. לדוגמה, בחוזה לעיל, החברה רצתה לחכור, לא לרכוש, את שטח המשרדים.

10. עלות והטבה. ניתוח עלות תועלת הוא רשימה מפורטת של כל העלויות של הפרויקט ואת החיסכון מהפרויקט צריך להיכלל.

מה הופך את דרישות העסק מסמך חוזה?

כפי שצוין לעיל, בשלב הראשוני ה- BRD הוא הצעה. ייתכן שהבחנת שמשהו חסר ברשימה של הסעיפים שלמעלה - תשלום עבור שירותים שניתנו. ללא הצהרת תשלומים על הקבלן ואת עיתוי של תשלומים אלה, אין חוזה.

לפני שתחתום על שני הצדדים על המסמך, יש להוסיף שפת חוזה סטנדרטית, בעזרת עורך דין, כולל

• הבטחות לשלם והבטחות למתן שירותים
• אמנה מוגבלת, המונעת מהקבלן לקחת סודות הסחר של החברה או שיתוף אותם עם אחרים.
• מה קורה אם צד אחד אינו ממלא את חובותיו הנדרשות (כלומר, מפר את החוזה)
• ביטוח ושיפוי (לא מזיק) סעיפים
• תביעות משפטיות ובוררות
• וכמובן, חתימות על ידי פקידי החברה והקבלן המתאימים.