כיצד לתכנן פגישה של החברה

מזל טוב! החברה שלך תקיים פגישה עבור קבוצה של עובדים שנבחרו מכל רמות החברה. המנכ"ל נתן לכם את אחריות מנהל הפרויקט לאירוע. טיפים אלה ואת תוכנית הפרויקט לדוגמה להוכיח אחת הדרכים מנהל פרויקט יכול לגשת לבניית תוכנית הפרויקט לפגישה החברה או פרויקט מורכב באופן דומה.

לתכנן מראש את הפרויקט

הצעד הראשון שלך הוא לתכנן את התוכנית.

אתה מתחיל לדבר על האירוע עם בעלי העניין. אם זה נעשה בשנה שעברה, מה הלך? מה השתבש? מי ניהל את הפרויקט והם יכולים לעזור לך למנוע מכשולים השנה? מאז שהמנכ"ל העניק לך את הפרויקט, מה הוא רוצה לצאת מהאירוע? מתי יהיה האירוע? איפה? מהו התקציב?

להרכיב מידע רב ככל שתוכל. זה יהיה השלד שבו אתה בונה את תוכנית הפרויקט.

בנה את הצוות

אילו משאבים אחרים אתה צריך כדי להפוך את הפרויקט הזה להצלחה? האם יש אנשים במחלקות אחרות שיכולים לעזור לך להפוך את האירוע הזה להצלחה? מה אתה צריך לעשות כדי לקבל עזרה? אתה יכול פשוט לשאול או שאתה צריך לקבל אישור רשמי מהבוס שלהם? כמה זמן אתה צריך מהם? אילו כישורים ספציפיים אתה צריך אותם כדי לספק? האם מישהו אחר יכול לספק את המיומנות הזו אם האדם הרצוי אינו זמין?

-> ->

מאז זה מפגש רחב של החברה, איך HR יכול לעזור?

האם אתה זקוק לעזרה ממחלקת המתקנים? מה עם מחלקת השיווק? האם אתה זקוק לעזרה באזור זה?

לתכנן את סדר היום

ברגע שאתה יודע כמה זמן הפגישה תימשך, אתה מתחיל למלא את בלוקים הזמן. האם אתה צריך רמקול פתיחה? מי זה יהיה? האם אתה מתכוון לשמור את המשתתפים יחד או האם תוכל לשבור אותם לקבוצות קטנות עבור חלק של התוכנית?

כמה רמקולים אחרים יהיה עליך? מי יהיה מתקן את הפעלות קטנות יותר אם אתה פורץ?

האם האירוע ייקח יותר מיום אחד? איך תסגור את היום הראשון? איך תפתחו מחדש ביום השני?

איך תעטוף בסוף? אתה צריך נאום הסיום? איך תטפל הלוגיסטיקה של אנשים לבדוק את המלון אם אתה ספר אחד?

מצא את המרחב

גלה כמה אנשים באים. ואז לקבוע כמה גדול של שטח שאתה צריך. היכן יתקיים האירוע? האם יש מקום במשרד החברה או שאתה צריך מקום גדול יותר? האם המנכ"ל רוצה את הפגישה שהתקיימה מחוץ לאתר כך שאנשים יכולים להתרכז, או שהוא / היא רוצה אותו שנערך במשרד כדי למזער את העלות?

אילו נכסים באזור שלך יכולים לספק את המרחב שאתה צריך? האם מלון ליד שדה התעופה בחירה טובה כדי למזער את זמן הנסיעה עבור אנשים המגיעים מחוץ לעיר או שאתה צריך למצוא משהו מחוץ לעיר שיהיה שקט יותר?

מה המקומות השונים תשלום עבור המתקנים שלהם? מה הם כוללים ומה יהיה עליך לרכוש והביאו? האם הם יקצו לך אדם לעבוד איתו? מהי המדיניות שלהם לגבי חומר ואנשים מבחוץ?

משוך את זה

לאחר שנאסף את התשובות לפחות את רוב השאלות האלה, אתה יכול להתחיל להרכיב את תוכנית הפרויקט.

זכור שמה שאנו מציגים כאן הוא רשימת משימות הפרויקט, מבנה התפלגות העבודה (WBS) בלבד. הוא אינו כולל כל תלות בין משימות או צירי זמן. אלה יתווספו מאוחר יותר.

דוגמה החברה פגישה פרויקט תוכנית

כיצד לתכנן פרויקט באמצעות כלים בסיסיים של ניהול פרויקטים, דנו החשיבה מאחורי תכנון הפרויקט באמצעות מיומנויות ניהול הפרויקט במהלך תהליך התכנון. הנה איך פרויקט תוכנית עבודה פירוט התפלגות (WBS) עשוי לחפש פרויקט לתכנן פגישה של החברה:

1. תכנן מראש את הפרויקט

1. קבע את התקציב
2. שוחח עם המנכ"ל כדי לקבוע את מטרות הפרויקט
3. צור קשר עם מנהל הפרויקט הקודם (PM) לקבלת עצות
4. קבע את רשימת בעלי העניין
5. צור קשר עם בעלי העניין לקבלת מידע.
6. קבע תאריך מועדף לאירוע
7. קבע את מספר הדוברים / המציגים
8. קבע כמה אנשי תמיכה נדרשים
9. קבע כמה עובדים ישתתפו
10. ציין מיקומים אפשריים עבור האירוע > 2. בנה את צוות הפרוייקט

קבל נציג משיווק

1. קבל נציג מ HR
2. לראות אם הרכישה תקצה מישהו כדי לעזור
3. שאל Susan לטפל בכל הפרטים של הדוברים
4. קבל נציג מתוך מתקנים > לוח זמנים צוות הפרויקט בעיטת- off הפגישה
5. 3. לפתח את סדר היום
6. 3a תוכנית יום אחד

הגדרת זמן התחלה

קבע זמן, סידר את המקום ואת הצוות עבור רישום

1. קבע אורך של הפגישה הבוקר
2. הגדר אורך נאומים
3. חישוב מספר הרמקולים יש צורך במפגש הבוקר
4. לגייס רמקולים
5. תוכנית באמצע הבוקר הפסקה (זמן ואורך)
6. סדר רענון של חדר ישיבות במהלך הפסקה (מים, אשפה, וכו ')
7. תוכנית הפסקת צהריים (זמן, אורך , מיקום, תפריט, מי משלם)
8. תוכנית מושב אחר הצהריים (אורך, מספר רמקולים)
9. גיוס אחר הצהריים הרמקולים
10. תוכנית יום אחד סגירת (זמן, מי, אורך)
11. 3b תוכנית יום שני > הגדר זמן התחלה
12. קבע את משך הפגישה בבוקר

חישוב מספר הרמקולים הדרושים לפגישה בבוקר

1. גייסו רמקולים
2. הפסקות באמצע הבוקר (זמן ואורך)
3. סדר רענון של חדר ישיבות במהלך (999)> תוכנית תפילת צהריים (אורך, מספר רמקולים)
4. תוכנית לימוד בשעות אחר הצהריים
5. תכנית (צהריים, אורך, מיקום, תפריט, מי משלם) סגירת דיבור (זמן, מי, אורך)
6. סידור תזמון יציאה עם מלון
7. 4. תכנן את החלל
8. קבע את מספר המשתתפים
9. סידור מקומות ישיבה (שורות לעומת טבלאות)
10. חישוב שטח הדרוש
11. חקור מקומות הזמינים בכמות שטח זו (עלויות, מיקום, שירותים כלולים) > ספירת מספר הרמקולים בכל יום וסך הכל

קביעת מספר וסוג צוות התמיכה הדרוש

1. גלה כמה משתתפים / רמקולים / צוות יצטרכו חדרים
2. ניהול משא ומתן עם תאריכים עם מיקומים זמינים
3. חוזה כניסה עם מיקום נבחר
4. 5.פרסם את האירוע
5. סיים את כל הפרטים עם מיקום האירוע
6. ודא שהמשתתפים מקבלים הודעה
7. הודע על כל הרמקולים של הנושא והצגת הזמן / יום
8. הודע לכל צוות התמיכה בחובות ומשמרות
9. קבל RSVPs

להודיע ​​על החלפת המשתתפים לפי הצורך

1. 6. עקוב אחר
2. קבל טיוטות טיוטה מכל הרמקולים
3. סקירת נאומים אחרונים
4. קבל תגי שם עבור כל המשתתפים, הדוברים, הצוות
5. רכישת כל החומרים ומתנות עבור המשתתפים
6. אישור עם מיקום האירוע

7. דרג סקירה וערך

1. שלח סקר שביעות רצון לכל המשתתפים
2. שלח סקירת סקר לכל הרמקולים
3. שלח תודה לכל הדוברים והצוות
4. החזק את הפגישה עם צוות הפרויקט
5. תכנון נוסף > תוכנית מבנה התפלגות הפרויקט (WBS) לעיל מציגה מדגם לתכנון פגישת חברה. זה רק מתווה. צוות הפרויקט עדיין צריך לעבוד על פריטים אלה ולהרחיב על רבים מהם. בנוסף, הם יצטרכו לעבוד על הזמן הדרוש עבור כל משימה, את החשיבות היחסית של המשימות ואת יחסי הגומלין / תלות בין משימות.