איך אתה מפריד חובות עם צוות קטן?

חלוקת האחריות החשבונאית היא המפתח לשמירה על ספרים מדויקים ולהקטנת הסיכון להונאה. לדוגמה, עובד אשר סופר תשלומים במזומן לא צריך להיות גם אחראי על נהיגה במזומן לבנק.

בחברה קטנה יותר ללא מחלקת חשבונאות ענקית, ההפרדה בין החובות היא קלה יותר מאשר לעשות. למעשה, אחד הסיכונים הגדולים ביותר לעסקים קטנים הוא חוסר הפרדה של חובות מפתח, מה שמגדיל את הסיכוי של סיכון וחשיפה נהלי הנהלת חשבונות רעים.

- אם יש לך סיכונים לגיטימיים לתקן את התהליכים שלך עכשיו או פשוט רוצה להתאים את מבנה החברה שלך כדי להדוף את כל הבעיות הפוטנציאליות בעתיד, הנה כמה רעיונות שיעזרו לך לחלק את האחריות גם כאשר אתה אין עובדים רבים זמינים.

דרוש חופשות תקופתיות

->

הונאות רבות נחשפו כאשר מנהל החשבונות לוקח את החופשה הראשונה שלה שנים או מנהל נאלץ לקחת יום חולה כי שובר שיא ארוך של נוכחות מושלמת. במצבים אלה, המחליפים מנסים לבצע את המשימות היומיות שהוקצו להם, אך שם לב שהמספרים כבויים. כאשר חוקרים חוקר, הם מגלים עובד מושלם שלהם תמיד בא לעבוד כדי לשמור על כל אחד אחר לגלות את הונאה.

הבעיה היא כי עובדים שמגיעים תמיד לעבודה נחשבים לעתים קרובות העובדים החשובים ביותר ואמינים. זה יוצר הזדמנות עבורם לנצל את עצמאותם ואת חוסר של מישהו בודק את עבודתם.

אל תתנו לכל עובד ללכת חודשים או שנים מבלי לקחת חופשה אמיתית. עובד טוב מגיע הפסקה, ואתה צריך את ההזדמנות לתפוס אחד רע. למעשה, לשקול את זה דגל אדום אם עובד לא מתגעגע יום עבודה לא משנה כמה חולה או איך צריך חופשה הוא או היא עשויים להיות.

לסובב עובדים ממיקומים אחרים או משמרות

עסקים רבים הצרכן מוכווני רק אחד או שני עובדים עובדים בחנות בכל זמן נתון.

כאשר מישהו לבד, הוא עלול להרגיש פיתוי גדול יותר לגנוב ופחות פחד להיתפס.

כמו עם חופשות, אתה רוצה לסובב את העובדים מסביב. אתה יכול לשמור אותם במיקומים המועדפים שלהם רוב הזמן, אבל יש להם לעבוד מדי פעם בחנויות שונות או במשמרות שונות. בדרך זו, אתה יכול לחפש מגמות כמו קבלות במזומן תמיד יורד כאשר עובד מסוים הוא עובד שינוי מסוים לעומת כאשר אחרים עובדים באותו שינוי.

שלח משימות חשבונאות

אתה לא צריך לעשות את כל החשבונאות שלך במקום אחד. במקום שיש עובדים או מנהלים בקו הקדמי שלך מנסה לעשות הכל, אתה יכול לשלוח משימות.

עובדים בכל חנות יכולים להיכנס למכירות ולנתונים אחרים של חשבונאות גולמית.

• מנהל בכיר במיקום הגדול ביותר שלך יכול לקחת אחריות על אישור התאמות לחשבונות הלקוחות.
• רואה חשבון במשרד מרכזי יכול ליישב את החשבונות שלך ולהכין את הדוחות הכספיים שלך.
• אם אין לך מספר מיקומים או מספר עובדים מוסמכים, זה בסדר. Outsourced הנהלת חשבונות שירותי יכול לעזור לך למלא את הפערים.

יצירת מדיניות ברורה ונהלים

בעוד אנשים רבים בוחרים לעבוד עבור עסקים קטנים וגדלים כי אין להם את הביורוקרטיה של תאגידים גדולים, הגדרת מדיניות ונהלים חשוב בכל גודל העסק.

זכור כי טעויות לקרות הרבה יותר מאשר חוסר יושר.

אם מישהו מקבל משימה לבצע לבד עם הדרכה קטנה על איך לעשות את זה, הוא עשוי לעשות את זה בצורה מגדילה מאוד את הסיכויים שלו לעשות שגיאה יקרה. אם אתה נותן למישהו תהליך ברור לעקוב ולהסביר כי אתה רוצה לעשות את זה בדרך כדי להפחית את הסיכון של טעויות, הוא צפוי לעשות את זה בדיוק איך ביקשת ממנו לעשות את זה.

זה חשוב במיוחד עבור עובדים בעלי רמה גבוהה של אוטונומיה ואין מנהלים תמיד בודקים את עבודתם. מצד שני, גם אם מחלקים משימות ומספרים לעובדים כיצד לבצע אותם, עליך לוודא שברור שהם יכולים לפנות אליך לעזרה או הדרכה בכל עת.