חמישה טיפים כדי לקבל תמיכה ניהולית לפרויקט שלך

מנהלי פרויקטים יש עבודה קשה. מטבעם של תפקידם, הם לוקחים אחריות על הקמת צוות יעיל להמשיך ולהצליח עם יוזמות חדשות. מכיוון שהפרויקטים מקיפים את כל העבודה שנעשית ביוזמות עסקיות, זמניות ויחודיות, כמו גם את שגרת הפעילות היומיומית, כל פרויקט הוא הרפתקה חדשה.

להוסיף במציאות כי פרויקטים הם איך אנחנו לחדש; כיצד אנו מבצעים את האסטרטגיה וכיצד אנו בונים את תשתית הארגון ויכולותיו, ברור כי מנהיגים בכירים חייבים לעשות כל שביכולתם כדי לתמוך במנהלי הפרויקטים של החברה שלהם.

אחד הגורמים החשובים ביותר לקדם את הצלחת הפרויקט הוא נוכחות של נותן חסות יעיל, עוסקת. עמדה זו קשורה מזה זמן רב להצלחת הפרויקט במחקרי התעשייה, אך סקירת הספרות המתארת ​​את ההתנהלות בפועל סביב החסות מעידה על כך שיש לנו דרך ארוכה ללכת ולמסד את הנוכחות והפרקטיקות של תפקיד החסות בארגונים שלנו. קצת ההקשר מתאים. ראשית, בואו נסקור את האחריות העיקרית של נותן החסות.

אחריות ראשית של נותן החסות של הפרויקט:

• נטל אחריות על תוצאות הפרויקט. (נקודה זו מתוארת לעתים קרובות כאחריות משותפת עם מנהל הפרויקט).
• אמנת הפרוייקט והענקת סמכויות על מנהל הפרוייקט וחברי הליבה.
• תמוך בצוות הפרויקט למשאבים ולראות.
• להבטיח נוכחות ותמיכה של ערכי צוות יעיל, כולל אחריות ושקיפות.

• לתמוך בצוות מול קשיים יוצאי דופן.
• מאמן את מנהל הפרויקט.
• להגן על צוות הפרויקט מפני הפרעה ארגונית.

מה שקורה כאשר נותן החסות הוא מחוץ לתמונה:

בהיעדר חסות תומכת תומכת, כל האחריות הנ"ל ליפול על מנהל הפרויקט כבר מעומס יתר על המידה, אשר בדרך כלל חסר רוחב פס וגנב פוליטי כדי למלא את המשימות הללו.

היעדר ספונסר יעיל מגדיל את הסיכון לבעיות בפרויקט, כולל אך לא מוגבל ל: כישלון, ביצועים תת-אופטימליים נגד זמן, עלות ואיכות מטרות והגברת המהומה.

פשוט נאמר, נוכחותו של נותן חסות בפועל הוא חיובי הבדל Maker עבור העבודה המורכבת של הבאת החשוב ביותר שלנו יוזמות זמניות ייחודי למסקנה מוצלחת. בהתחשב בחשיבות הברורה של התפקיד, סביר להניח כי רוב הארגונים לוקחים את עבודתם עם נותני החסות המבצעת ברצינות. למרבה הצער, קצת זמן בילה בעולם האמיתי מציע אחרת.

הצצה אל האופן שבו ארגונינו מתייחסים לתפקיד נותני החסות הניהוליים

כמדריך לניהול בוגר בניהול פרויקטים, יש לי מזל טוב ללמוד באופן שוטף על שיטות ניהול הפרויקטים של מעסיקי הסטודנטים באזור מטרופולין גדול . מ 100 חברות Fortune לחברות סטארט-אפ קטנות ולא-רווחיות, הארגונים המיוצגים הם חתך רוחב של הכלכלה שלנו. למרות שזה יהיה סביר לצפות בעידן זה שבו נהלי ניהול פרויקטים מבוססים היטב כי רוב החברות יציגו פרקטיקות בוגרות סביב התפקיד של נותני החסות המבצעת, במציאות, המצב הוא בדיוק ההפך .

כמה ממצאים לא מדעיים מהסקר השנתי הבלתי פורמלי של סטודנטים לתואר שני במנהל עסקים על תפקידו של נותן החסות במשרדיהם:

• בממוצע, למעלה מחמישים אחוז מהתלמידים מתארים את החברה שלהם כבעלי מקצועות פורמליים סביב חסות מנהלים.
• כמה חברות יש כל הכשרה רשמית או תיאור סטנדרטי עבור התפקיד והאחריות של החסות.
• עדיין לא היה לי סטודנט אחד דיווח כי המשרד שלו / שלה מספק הדרכה עבור נותני חסות שלהם.
• יש הסכם עקבי קטן על אחריותו של נותן החסות על הצלחת הפרויקט.
• כאשר התלמידים מראיינים מנהלי פרויקטים בחברות שלהם על שביעות רצונם מהביצועים והתמיכה של נותני החסות שלהם, רוב המרואיינים הביעו תסכול.

סקירה של סקרים רשמיים יותר מאגודות התעשייה וחברות הייעוץ הפרטיות מחזקת את התוקף הכללי של הקלט מהסטודנטים שלי.

בעוד המצב הנוכחי של המנהג של חסות חסות עשוי להשאיר מקום לשיפור, מנהלי הפרויקט אין ברירה אלא להמשיך לנוע קדימה עם היוזמות שלהם. עם זאת, ישנם כמה צעדים מנהלי הפרויקט יכול לנקוט כדי לגייס תמיכה המבצעת הנחוצה ביותר.

חמישה טיפים כדי לקבל תמיכה למנהלים לפרויקט שלך:

1. לגייס חסות. אם הפרויקט שלך יש השלכות אסטרטגיות עבור המשרד שלך, או ישירות עבור לקוחות או בעקיפין על ידי הפעלת יעיל יותר ויעיל פעילויות פנימיות לתמיכה של הלקוחות, אתה צריך לגייס חסות. עבוד ישירות עם הדוח שלך למנהל או עם ראש המשרד לניהול פרויקטים כדי לחזק את חשיבות הפרויקט ולבקש עזרה. דגש על התפקיד והחובות של נותני החסות כפי שזוהו לעיל, ומצביע על מחקר בתעשייה שקושר בין הצלחה לפרויקט לבין חסות יעילה.
2. לאמן את נותן החסות שלך. הדגש את התפקיד כאסטרטגית, לא טקטית או כדמות. רוב המנהלים מגיעים לתפקיד של נותני החסות ללא הכשרה פורמלית או אפילו הקשר עבור האחריות שלהם. בעוד אתה בתפקיד מביך במקצת של אימון מנהל, רוב האנשים האלה יעריכו את ההקשר שלך ואת ההדרכה. הנושאים של אחריות, חיזוק ערכים, והגנה על הצוות צריך להיות המוקד העיקרי שלך כאשר על העלייה למטוס המנהלת שלך.
3. פעיל לעסוק ולשתף את החסות שלך. מנהל הפרויקט הטוב ביותר / מערכות יחסים חסות בחסות הם אינטראקטיביים מאוד. חשוב עבור שני הצדדים להקים פרוטוקול תקשורת ברור לעדכון על פעילויות הפרויקט, כמו גם סימון בתגובה למקרי חירום. מנהל הפרויקט צריך לעודד את נותני החסות המבצעת להשתתף במעמד או בפגישות צוות מפעם לפעם כדי להראות עניין אמיתי, וכדי לשמש מעודדת פעילה לארגון להצלחות צוות.
4. בקש תמיכה מאמן החסות שלך. זה תמיד מועיל יש מישהו עם יותר ניסיון מאשר אתה מתבונן ומציע משוב בונה וחיובית אימון על הביצועים שלך. תן חסות שלך יודע שאתה מברך קלט זה בכונן שלך כדי לשפר, וכאשר הוא התקבל, לקבל את זה בחן.
5. למנף את החסות בזהירות עבור הבעיות הגדולות . היזהר לא להציג או לטפל בחסות שלך יותר מדי על בעיות טקטיות. החסות הגבוהה ביותר של החסות שלך ואת השימוש הטוב ביותר הוא לסייע באבטחת משאבים; המשמשת כדוברת של צוות הפרויקט לקבוצת הניהול הרחבה ועוזרת לך לחזק את ערכי הצוות החיוניים. יש איזון כי מנהל הפרויקט צריך לכבד כאשר שוקלים ציור נותן החסות לפעילות צוות.

השורה התחתונה עכשיו:

תפקידו של נותן החסות הוא אחד החלקים החשובים של הפאזל להצלחה ביוזמות הפרויקט. מנהלי פרויקטים מצליחים מבינים עד כמה חשוב התפקיד הזה ולעבוד כדי לקבל תמיכה למנהלים ברמה הנכונה ובעוצמה. אם תפקידו של נותן החסות נעדר או מעורפל, קח על עצמך לגייס ולאמן את נותני החסות שלך כדי לתמוך בך, הצוות שלך ואת המשרד שלך להצלחה.