ניהול אירועים לעומת תכנון: מה ההבדל?

תעשיית האירועים האירוע הוא המארח מספר רב של כותרות עבודה ותיאורים עבודה. מתכנן אירועים. מתכנן פגישה. מתאם אירועים. מתכנן האמנה. מנהל אירוע. הרשימה נראית אינסופית. ככל שהענף גדל, כך גם רשימת פונקציות העבודה. בעוד הצמיחה בעבודה היא תמיד דבר טוב, טווח של אירועים תכנון אירועים פונקציות וניהול אירועים עבודה כותרות יכול להיות מבלבל לאלה שמתחילים בתעשייה.

זה מתסכל באותה מידה עבור אנשי מקצוע מנוסים מול לקוחות אשר מבינים את השירותים המוצעים.

"ניהול אירועים" ו"אירוע תכנון "מושלכים לעתים קרובות מסביב לסירוגין, למרות שהם שני דברים שונים מאוד. פשוט, התכנון והניהול אינם זהים. בעוד שתי מערכות המיומנות של שתי הפונקציות הללו חופפות, הן שתי פונקציות נפרדות. זה יוצר בעיות עבור אלה העוסקים לקוחות בטעות לחשוב שהם צריכים מנהל האירוע כאשר מה שהם צריכים הוא מתכנן האירוע. וגם עבור אותם לקוחות אשר תחת הרושם כי כל מנהלי האירוע גם להתמודד עם תכנון האירוע. אז בואו לנקות את הבלבול כי חשוב לך וללקוחות שלך יש את אותה הבנה.

-> ->

תכנון אירועים

נתחיל עם תכנון האירוע. מילת המפתח האופרטיבית כאן היא תכנון . כל האירועים - החל מקלחות כלה כדי חגיגות יום הולדת אבן דרך למפגשים גדולים של החברה - להתחיל עם תוכנית כלשהי.

הדיונים הראשוניים עם לקוחות לגבי רעיונות לאירועים, נושאים, תאריכים רצויים ותקציבי תקציב הם כולם חלק מתהליך תכנון האירוע.

תכנון אירועים מתחיל בתחילתו, החל מהשלבים המוקדמים ביותר של הקונספט וממשיך כל הדרך עד שהאירוע מתרחש. וכן, בכנות, במשך כמה שבועות לאחר האירוע כמו מתכנני האירוע לעטוף את הפרטים לטפל פריטים מעקב.

-> ->

תכנון האירוע כולל עבודה צמודה עם הלקוח כדי לעצב אירוע המשקף את החזון של הלקוח של ההתכנסות ועונה על המטרה של האירוע. לקוחות המעסיקים מתכננים לאירוע לשכור מישהו לתכנן את כל ההיבטים של האירוע, כולל את הפרטים הקשורים ופריטים פעולה, וכדי לראות את האירוע עד עד להשלמתו.

אחריות על תכנון אירועים יכולה לכלול, אך לא רק:

• בחירת נושא כולל עבור האירוע
• פיתוח תקציב
• בחירת מקום
• משא ומתן על חוזי מלון
• שכירת ספקים חיצוניים > לתכנן את התפריט
• שכירת קייטרינג
• סידור עבור דוברי אורח או בידור
• קואורדינציה הובלה
• בחירת ערכת צבעים
• פיתוח הזמנות
• תכנון האירוע הוא כל מה שקורה לתוך אירוע .פונקציה זו נופלת תחת המטריה הגדולה של ניהול אירועים.

ניהול אירועים

כל סוג של אירוע מורכב של חלקים רבים שמתאימים יחד כמו חתיכות של חידה. כל החלקים האלה בסופו של דבר לבוא יחד כדי ליצור אירוע. אירועים מוצלחים יש את כל אלה חתיכות הקשורות לבוא יחד בזמן הנכון ואת המקום הנכון, בצורה חלקה וביעילות על פי התוכנית. תהליך זה נקרא ניהול אירועים. זה, במונחים פשוטים, ניהול הפרויקט של האירוע עצמו.

ניהול אירועים כרוך ביצירת, תיאום וניהול של כל המרכיבים השונים של האירוע, כמו גם את צוותי האנשים האחראים לכל היבט. היבטים מסוימים של ניהול אירועים יכולים לכלול אך לא רק:

שמירת מיקום לאירוע

• תיאום מחוץ לספקים
• פיתוח תוכנית חניה
• תכנון תוכניות חירום למקרה חירום
• הבטחת תאימות לבריאות תקני בטיחות
• ניהול צוות אחראי על כל פונקציה
• פיקוח על ביצוע אירוע
• ניטור האירוע
• פתרון מצבים לאירועים באתר
• מנהלי אירועים ומפתחי אירועים פועלים יחד

הגדרת שני אלה פונקציות הוא מאתגר כי, לא רק הם קשורים זה לזה, את האחריות לעתים קרובות חופפים. מתכנני אירועים פרטיים יכולים להציע שירותי ניהול אירועים, ומנהלי אירועים יכולים גם להציע תכנון אירועים.

הכל תלוי מתכנן בודדים או צוות האירוע וניהול החברה, את האירוע, ואת האירוע עצמו.

חשוב להבין את ההבדלים בין השניים ולקבוע אילו שירותים תספק. לדוגמה; אם אתם מציעים שירותי תכנון אירועים לאירוע בקנה מידה גדול, אתם תעבדו עם מנהל אירוע אשר יתאם את השירותים שלכם עם אלו של מנהל הקייטרינג, הצוות האורקולי וכו '. הגדירו את התפקיד שלכם ואת השירותים שתספקו ותקשרו בבירור אלה ללקוחות פוטנציאליים כדי למנוע בלבול במהלך תהליך התכנון.