העובד הסיום מנקודת מבט IT

השארת עובד יכול להיות עבודה מלוכלכת, אבל מחלקת ה- IT חייבת לעזור לך - תמיד אם אתה חכם.

יש צורך לערב את ה- IT בתהליך סיום העובדים משום שעובד לשעבר שעדיין יש לו גישה לרשת של חברה ונתונים ארגוניים קנייניים הוא איום ביטחוני. ברוב הסיומים, העובדים לשעבר לעולם לא יחשבו על פגיעה במערכות המחשב שלך, אבל למה לקחת את הסיכון כי ייתכן נתקל לתוך ביצה אחת רע?

בנוסף, זה חכם לשמור משאבים טכנולוגיים מסוימים, נתונים, יומני במקרה העובד לשעבר או החברה עצמה מחליטה להמשיך הליטיגציה.

לבסוף, חיוני לשלב את ה- IT בתהליך כדי לעזור להבטיח כי פקדי הפסקת העבודה הם מקיפים מספיק כדי לענות על הדרישות הרלוונטיות של Sarbanes-Oxley.

-> ->

מדיניות אבטחת מידע ושימור נתונים חייבת להיות ספציפית לחברה ולהתאים אותה לחוקים שבהם פועלת החברה שלך.

3 עם זאת, ישנם לפחות שלושה עקרונות IT רחבים אשר החברה צריכה לדבוק בהם לאחר סיום עבודתו.

הודעה מוקדמת על סיום מחלקת ה- IT - אפילו ראשים מראש לפגישת הסיום מוערכת כך IT יכול לגשת אל תוך הפגישה מתרחש.

כל חברה צריכה להיות מדיניות נאכפת בקפידה, אשר קובעת בבירור מי יודיע למי כאשר תעסוקה של מישהו מסתיימת או שהסתיימה. מדיניות זו צריכה גם להורות כי הודעות אלה ניתנים באופן מיידי כל המחלקות המעורבות יכולה לנקוט פעולה מיידית.

• איש קשר לאבטחת מידע צריך להיות בין אלה אשר מקבלים הודעה, והאחריות של אדם זה צריכה לכלול מחקר, תיעוד וביטול גישה של עובד למידע הקנייני המאוחסן באלקטרוניקה של החברה ומערכות המידע שלה.
• 
  ביטול זהיר של גישה. לאחר ההודעה, ה- IT אחראי לביטול מיידי של גישה ולשמירה על כל הרשומות שהחברה עשויה להזדקק להן כעת או בעתיד.

מה לעשות כאשר העסקה מסתיימת

• במקרה של עובד שהסתיים, IT צריך לבטל באופן מיידי את כל המחשב, רשת, ונתונים גישה עובד לשעבר יש.

יש להסיר גם את הגישה מרחוק, והעובד לשעבר צריך להיות מנוטרל מכל הרכוש שבבעלות החברה, כולל משאבים טכנולוגיים כמו מחשב מחברת וקניין רוחני כמו קבצים ארגוניים המכילים מידע על לקוחות, מכירות ומידע שיווקי.

עם זאת, במקרה של עובד שתקופתו קרובה, הוא צריך להתייעץ עם מנהל העובד, משאבי אנוש ומקבלי החלטות מרכזיים אחרים, כדי לקבוע את האופן הראוי שבו ניתן לדכא את ביטול הגישה על פני אדם שנותר שנות עבודה.

בדיוק כמו מתן תיעוד של גישה ואישורים ביטחוניים צריך להיות מתועד לעיון בעתיד, יש לבטל את ביטול הגישה, במיוחד למטרות משפטיות. המטרה, כמובן, צריכה להיות תמיד לבטל גישה בדרכים אשר עושים עסקים טובים מבחינה כלכלית, טכנולוגית, וחוקית.

שימור מונע של נתונים

לכל חברה צריכה להיות מדיניות יתירות ושימור נתונים המספקים את צרכיה העסקיים ועומדים בדרישות החוקים הרלוונטיים. מדיניות זו מתייחסת לגיבוי, לשימור ולשמירה על נתונים ארגוניים באופן כללי.

עם זאת, חברה צריכה גם לחוקק מדיניות המפרטת מתי וכיצד ה- IT צריך להמשיך ולשמור על נתונים, רשומות, יומנים וחומרים אחרים שעשויים להיות בעלי משמעות משפטית, היו החברה והעובד לשעבר, קרב.

חשוב במיוחד לעשות זאת במקרה של עובד לשעבר שהיה בעל תפקיד בכיר או עזב את החברה תחת ענן של חשדנות.

ההקצאה והיישום של שלושת העקרונות הללו צריכה להיות עבודה קולקטיבית של צוות המנהלים של החברה, מחלקת משאבי אנוש, משאבי אנוש ויועצים משפטיים המתמחים במחשבים פליליים ובדינים המסדירים את השימוש של החברה בטכנולוגיית המחשוב.

תוצאות המאמץ המשותף הזה צריכות להיות הגנה רבה יותר על נתונים ארגוניים, כמו גם היערכות טובה יותר להתדיינות משפטית בנוגע לגניבת נתונים של חברות, פריצה וצורות אחרות של שימושים בלתי חוקיים או בלתי יעילים בטכנולוגיית המחשוב. עבודה עם IT כשותף מוערך מבטיחה כי מטרות אלו יושגו במקרה של סיום העסקה.

עוד על סיום העסקה

למעלה 10 Don'ts כאשר אתה מפטר עובד

למעלה 5 סיבות לפטר עובד

• היום הטוב ביותר לפטר עובד?
• ** ריצ'רד ג'ונס הוא עיתונאי עצמאי ומנהל מערכות עבור תאגיד במישיגן.