הנחיות מעודכנות של EEOC לגבי תוכניות בריאות במקום העבודה

אחת הדרכים שבהן עובדים יכולים להתחיל לעבוד על מטרות בריאות אישיות, כמו ירידה במשקל והפחתת הרגלים רעים, היא להשתתף בתוכניות הבריאות של החברה. תוכניות הבריאות של החברה פופולאריות משום שהן הוכחו כמניעות מחלות, מקטינות את עלות הפרמיות בתחום הבריאות, ומעורבות בעובדים לנהל אורח חיים בריא יותר.

עם זאת, המעסיקים חייבים להיות מודעים לעדכון משפטי בנוגע להנחיות לשוויון הזדמנויות בעבודה (EEOC), אשר משפיעות על ניהול תוכניות בריאות במקום העבודה.

מאחר ותוכניות בריאות במקום העבודה כרוכות לעיתים קרובות בשימוש בשאלונים רפואיים, בדיקות ביומטריות, הערכות סיכונים בריאותיים וכלים אחרים לאבחון בריאותם של העובדים; הם יכולים להוות סיכון משפטי להתעללות של מידע אישי זה.

דאגו להגן על כל מידע בריאותי אישי

- <->

עד כה, השימוש המקובל היחיד באיסוף מידע בריאותי אישי במהלך פעילויות של תוכניות בריאות הוא כאשר הוא מטופל על ידי צד שלישי מורשה, כגון סוכנות לביטוח בריאות.

הבעיה מתחילה כאשר חבר צוות משאבי אנוש, או מישהו אחר בתוך החברה שעשויים לזהות עובד, מקבל גישה לנתונים חסויים על בריאות העובד - בין אם בכוונה ובין במקרה. זה יכול ליצור סיבה לתביעה על פי כמה חוקי עבודה אנטי מפלה, כולל ביטוח בריאות ניידות דין וחשבון (HIPAA), האמריקאים עם מוגבלויות Act (ACA), או את המידע הגנטי Nonscial Act (GINA).

אם המידע הרפואי האישי (PHI) נכנס לידיים הלא נכונות, הוא מועבר בשיטות לא מאובטחות (כגון דואר אלקטרוני), או משמש לביצוע כל החלטה לכלול או לפסול כל אדם לעבודה , קידום, סיום או זכאות לסוגים מסוימים של כיסוי בריאותי קבוצתי - הארגון יהיה אחראי מבחינה משפטית.

נזקים הנכנסים לעשרות אלפי דולרים יכולים להיות תוצאה של סוג זה של הפרת נתונים.

הימנע הפרות על תמריצים בריאות

בעיה נוספת עם תוכניות בריאות עלה לאחרונה, על פני שימוש תמריצים לעובדים להשתתף בתכניות בחסות החברה. EEOC קבע כי כאשר תמריצים קשורים תוכניות בריאות, לעובדים או להשתתף בהם או להשיג מטרות בריאות מסוימות, התוכנית מפלה נגד אלה שבוחרים לא להשתתף או לא עומדים במטרות שלהם. תמריצים המשמשים בדרך זו מפלים על בסיס מוגבלות ומידע גנטי - גורמים שהעובדים אינם יכולים לשלוט בהם.

דוגמה היתה חברה שהציעה בונוס במזומן עבור אלה שהסכימו בדיקות ביומטריות חובה.חברה זו איים באופן בלתי חוקי להפסיק את הכיסוי הביטוחי או להנפיק אמצעים משמעתיים אחרים לעובדים שסירבו לבדיקה ביומטרית. חברות אחרות עברו לאחרונה באש על העלאת דמי הביטוח לעובדים עם מחלות מסוימות, שמנים, עשן או לא משתתפים בתוכניות בריאות.

חשוב לציין כי תוכניות בריאות המספקות תמריצים לעובדים על בסיס התנדבותי, כגון בונוסים וכרטיסי מתנה והטבות אחרות, אינם מפלים בגישתם.

החברה חייבת, עם זאת, לאפשר לכל העובדים להשתתף בתוכניות בריאות אם הם רוצים. התוכניות לא ניתן לכפות, ולא צריך עובדים שיש להם בעיות בריאותיות מסוימות להיות מוקד של תוכניות בריאות. דוגמה אחת להפרת EEOC היא להפוך את זה חובה עבור כל העובדים שמנים להשתתף בתוכנית כושר הקשורים על מנת להישאר מועסקים או לקבל הטבות כיסוי בריאותי.

EEOC כללים מדריך מעסיקים עבור תוכניות בריאות ארגוניות

מונע על ידי תפיסות מוטעות לגבי תוכניות בריאות במקום העבודה, EEOC הוציא כמה כללים סופיים כדי לתקן את תקנות הממשלה לספק הנחיות נוספות למעסיקים. כללים אלה נועדו לספק מידע נוסף וערך לגבי תוכניות בריאות ארגוניות. בעקבות הכללים האלה בזהירות, המעסיק צריך להיות מסוגל למנוע כל תביעה פוטנציאלית או להפר את ACA, ADA, GINA, או EEOC הכללים.

1. אסור לעולם לחייב את העובדים להשתתף בתוכניות בריאות הממומנות על ידי החברה.

כל המעסיקים יכולים לעודד, לשווק ולשתף מידע על תוכנית הבריאות של החברה. עם זאת, זה לא יכול להיות כפוי על כל עובד לא צריך להיות עובדים כדי להרגיש מטריד על השתתפות. גם אם הם צריכים להשתתף בשל חששות בריאותיים, העובדים חייבים להשתתף מרצון בכל עת.

2. אם העובדים מסרבים להשתתף, הם עשויים שלא להיות הכחיש כיסוי בריאותי או את היכולת לבחור מתוך הקבוצה זמין תוכניות טיפול רפואי המוצעים על ידי המעסיק שלהם.

לא מעסיק יש את הזכות לשלול הטבות בריאות קבוצתיות תחת חוק טיפול משתלמת, פשוט על בסיס בחירה של העובד להשתתף או לא להשתתף בתוכנית בריאות. זה כולל תוכניות להפסקת עישון, תוכניות הרזיה, וכל יוזמות בריאות אחרות המשפיעות על הבריאות של העובדים. בנוסף, המעסיק חייב להציע את אותה קבוצה תוכניות לכל העובדים הזכאים.

3. על כל המעסיקים לציין בבירור את סוגי המידע הרפואי שיידרשו, כיצד ישתמשו במידע, מי יגיע ל- PHI וכיצד יגביל את הגילוי.

כאמור, מידע בריאותי אישי ניתן לאסוף במספר דרכים, כולל הערכות בריאות אישיות, בדיקות בריאות ביומטריות, ירידי בריאות, ואפילו מתביעות רפואיות. השימוש ב- PHI מוגבל מאוד ויש להעביר אותו בבירור לעובדים בעת ההשתתפות בתוכנית בריאות כלשהי. יש להצהיר הצהרה, ועובדים חייבים לחתום על זה, מתן אישור עבור צד שלישי ספקית בריאות חברת ביטוח בריאות להשתמש במידע זה לטובת העובדים.

4. מעסיקים אינם רשאים לגמול נגד כל עובד שבוחר לדחות השתתפות בתוכנית הבריאות התאגידית של החברה.

זה דבר אחד המעסיקים חייבים להיזהר לא להפר. אף מעסיק אינו יכול לכפות, לאיים, להפחיד, להטריד, להעניש, להביך או לנסות בכל כוח אחר לעובד או לתלותו להשתתף בתוכנית בריאות. על כל העובדים והתלויים הזכאים להיות חופשיים להשתתף באופן וולונטרי, והם יכולים לסיים פעילות זו בכל עת ללא כל פעולת תגמול מצד המעסיק.

5. חברה לא יכולה להציע תמריץ לעובדים המשתתפים בשווי של יותר מ 30% מעלות עלות התשלום העצמי של תוכנית הבריאות (בהתבסס על חבר בריא בן 40).

כאן הוא המקום שבו דברים יכולים לקבל קצת מסובך, כי חברות רבות מציעות צורה כלשהי של תמריץ לעובדים אשר מרצון להשתתף בתוכניות הבריאות של החברה. התמריץ יכול להיות מזומן, בונוס, מתנה מיוחדת, מכשיר כושר לביש, חבר כושר או כל סוג אחר של תמריץ - כל עוד זה לא עולה על הערך של הנחיות לעיל. במילים אחרות, לא להפוך את תוכנית הבריאות אך ורק על מקבל תמריץ, אלא על השתתפות מקבל בריא.

עוד שיקולים בניהול תוכניות הבריאות שלך

תוכנית הבריאות שלך חייב להיות נגיש לכל העובדים, ללא קשר למצבם הבריאותי הנוכחי או העתידי שלהם. זה אומר שאתה צריך להתאים את העובדים בכל הרמות, כולל אלה שכבר מובילים אורח חיים בריא ואלה נאבקים בשל גורמים אחרים. לדוגמה, ייתכן שיהיה עובד שיש לו דאגה בריאותית חייב לרדת במשקל, אבל העובד לא יכול ללכת טוב או לרכוב על אופניים עדיין. ודא שיש אזור הליכה בפנים עם תמיכה כגון מעקה או כיסאות כדי לספק לעובד עם ניידות הוסיף.

דבר נוסף להיזהר הוא אם העובדים חולקים את המידע האישי שלהם, אולי לאחר תהליך הערכה או לאחר ביקור רופא לטיפול. אל תעסוק עם העובד בכל הנוגע ל- PHI, ותמנע מהעובדים לשתף את המידע הרפואי שלהם בעבודה. אם יש לך תוכנית תמיכה, עם זאת, לאפשר לעובדים לשתף עם עמיתיהם בסביבה מבוקרת יותר סודי. לעולם אין לדעת מי יכול להקשיב לשיחות אישיות בעבודה, והדבר עלול להשפיע על המנהל לטפל בעובד באופן מפלה (למשל במונחים של העלאה או קידום).

לבסוף, את המידע המינימלי ביותר יש לקבל מעובדים במהלך כל הערכות בריאות אישי, במהלך הטבות הפתוחות, וכאשר העובדים משתתפים מסכי ביומטרי. הפרה של EEOC יכולה להתרחש באופן תמים מספיק על ידי בקשת מידע רפואי רב מדי מעובד בכיתה מוגנת. הקפד לעיין בהנחיות EEOC כדי להבין מה כל צד שלישי יכול לשאול משתתפי בריאות ולהודיע ​​לכל העובדים באמצעות טופס גילוי תוכנית בריאות.כל המידע חייב להיות מוחזק על הפרטיות המחמירה ביותר ולא מועבר על ידי דוא"ל או פורמטים דיגיטליים אחרים. בכל שנה, כל העובדים צריכים להיות מעודכנים לגבי כללי תוכנית הבריאות ולחתום על טופס שנתי שאומר שהם מתנדבים להשתתף.

שמירה על עובדים בריאים במהלך עונת החגים

בכל שנה, בתחילת עונת נופש עסוקה נוספת, מעסיקים רבים חושבים על דרכים לעזור לעובדים לקבל את מרב היתרונות שנותרו לעובדים שלהם במשך השנה, ולבעוט מטרות הבריאות לשנה הקרובה.

הארגון שלך עשוי להיות בתהליך של הזכרת עובדים על היתרונות של השתתפות בתוכנית הבריאות של החברה. זהו גם זמן שבו רבים נרשמים הטבות השנתי שלהם, או באמצעות הצעות קבוצת המעסיק או חילופי בשוק. זה יכול להיות זמן טוב לשתף מידע בריאות עם העובדים, לעדכן אותם על היתרונות הם זכאים, ואפילו לארח יריד בריאות. זה יכול גם להיות זמן טוב כדי לספק בדיקות בריאות חינם יריות שפעת לעובדים.

בכל מקרה, הקפד לספק מידע כתוב לכל העובדים, ולשלוח תזכורות שבועיות באמצעות דוא"ל כדי לעזור לעובדים לעשות את הבחירה הנכונה לצרכים האישיים שלהם. אם יש לך עובדים המעוניינים בתוכנית הבריאות, הפנה אותם לנקודה המרכזית של איש הקשר עבור מנהל התוכנית שלך. במקרים מסוימים, זה עשוי להיות סוכן ביטוח בריאות של צד שלישי או חברת בריאות עצמאית.