ניהול דוא"ל קל עבור בעלי עסקים ביתיים עסוקים

דוא"ל מציע דרך מצוינת, במחיר סביר לשווק את העסק הביתי שלך, לשמור על קשר עם לקוחות ולספק שירות לקוחות; עם זאת, זה יכול להיות גם מייגע בזבוז זמן. אלא אם כן אתה שוכרים עוזר וירטואלי, אתה צריך למצוא דרך לנהל דוא"ל המאפשר לך להגיב בזמן, ובכל זאת לא לבלות כל היום לענות על זה. הנה טיפים לניהול הדוא"ל שלך.

1) להקטין את כמות הדוא"ל שאתה מקבל.

-> ->

ישנן מספר דרכים שבהן תוכל להגביל את כמות הדוא"ל המוצגת בתיבת הדואר הנכנס שלך.

הראשונה היא התשובה לשאלות הנפוצות ביותר שאתה מקבל באתר האינטרנט שלך עם דף שאלות נפוצות. בדף זה, אתה כותב את השאלה ואז עונה עליה. הפנה אליו אנשים בדף יצירת הקשר שלך, דבר המצביע על כך שהם בודקים שם תחילה כדי לראות אם השאלה שלהם נענתה. על ידי מתן מידע רב ככל האפשר באתר האינטרנט שלך, המבקרים שלך יכולים לקבל את התשובות שלהם בלי לשלוח לך דוא"ל.

הדרך השנייה לצמצם את הדוא"ל שאתה מקבל הוא לבטל את הרישום לרשימות שאתה לא קורא. אם אתה מוצא שאתה מוחק או מבטל ידיעונים ועדכונים עסקיים אחרים, אך אינך קורא אותם, הגיע הזמן לבטל את הרישום. אם אתה רוצה להישאר מעודכן עם בלוג, אפשרות טובה יותר היא להשתמש קורא עדכונים, אשר יהיה ללכוד ולרשום את כל ההודעות החדשות מבלי למלא את תיבת הדואר הנכנס שלך.

דרך שלישית היא "לשטוף" את הדוא"ל שלך כדי לחסום דואר זבל ולהפסיק דוא"ל לא רצוי. MailWasher מציע גרסאות חינמיות ופוריות שיכולות לסייע בחסימת דואר זבל, דואר זבל והונאות דיוג.

2) להגביל את מספר חשבונות הדואר האלקטרוני שיש לך. כמה בעלי עסקים ביתיים ליצור חשבונות מרובים, כגון אחד עבור שירות לקוחות ואחד לעזרה טכנית, לחשוב שזה יעזור להם למיין ולנהל דוא"ל. אבל חשבונות מרובים רק יוצר יותר עבודה, אלא אם כן יש לך עוזר וירטואלי מי התפקיד הוא לאיש אחד או יותר של חשבונות דוא"ל.

בסופו של דבר, אתה רק צריך שני חשבונות; אחד אישי ואחד לעסקים.

3) הגבל את מספר הפעמים שאתה בודק דואר אלקטרוני בכל יום.

בדיקת דואר אלקטרוני נראה כמו פעילות שפירה, ובכל זאת זה אחד wasters הזמן הגדול ביותר, ממש מאחורי מדיה חברתית. כי הדוא"ל הוא מהיר ומיידי, יש רעיון שאתה צריך להיות על זה כל הזמן, אבל זה לא נכון. אמנם אינך רוצה להשאיר את הלקוחות או הלקוחות שלך תלויים זמן רב מדי, אך אינך צריך להשיב לדוא"ל ברגע שהוא מגיע. במקום זאת, בדוק את הדוא"ל פעמיים או שלוש פעמים ביום. כאשר אתה בודק את זה, להתחייב להתמודד עם כל דבר בתיבת הדואר הנכנס שלך באותו זמן.

4) לפתח מערכת לטיפול ומיון דואר אלקטרוני.

רוב תוכניות הדואר האלקטרוני מאפשרות לך ליצור תיקיות שאליהן ניתן למיין את הדוא"ל. לדוגמה, ניתן ליצור תיקיות עבור "מטלות", "קבלות", "לקריאה" וכו '.כל דוא"ל שמגיע הוא הגיב ו / או מיון כראוי. אם אתה אדם חזותי כמוני, תוכל להשתמש בתוכנית Gmail של Google כדי ליצור מספר תיבות דואר נכנס. כאשר הדוא"ל נכנס לתיבת הדואר הנכנס הראשית, מיין אותו לתיבות דואר נכנס "מטלות", "to-reply", "to read", "פרטי לקוח". כל תיבות הדואר הנכנס האלה מופיעות בקטעים שונים בדף ה- Gmail. יתרון נוסף ל- Gmail הוא היכולת להשתמש בתוויות, כגון קבלות, לתייג דוא"ל.

5) מחיקה, מחיקה, מחיקה.

אם אתה מקבל הרבה דוא"ל מיותרים, מחק אותו בהקדם האפשרי. שקול להשתמש בדוא"ל מבוסס אינטרנט כדי למחוק דואר לא רצוי לפני ההורדה לתוכנית הדוא"ל שלך. אם אתה משתמש דוא"ל מבוסס אינטרנט, לסרוק, לבדוק ולמחוק את הזבל הראשון. זה משאיר רק את הפריטים שאתה צריך להגיב. קרא את # 1 על הקטנת הדוא"ל שאתה מקבל אם אתה מוצא שאתה מוחק את סוגי הדוא"ל או הרבה דוא"ל משולח יחיד.

6) רוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך.

זה הרבה יותר קשה ממה שאתה חושב. וברגע שהיא ריקה, השמירה עליה ריקה לא פחות מאתגרת. בתחילה, משימה זו תהיה קשה כי הסיכויים יש לך הרבה דוא"ל וזה זמן רב לעבור כל פיסת למיין או למחוק. אחת האפשרויות היא להשתמש בפונקציית החיפוש כדי למצוא דוא"ל ממקומות שפונים אליך הרבה. לדוגמה, אם יש עלון שאתה מנוי אליו, חפש את הידיעון לפי שם או כתובת דוא"ל.

ברגע שיש לך רשימה של הודעות דוא"ל עלון, אתה יכול להתמודד עם זה בכמות גדולה על ידי בחירת כל זה והגשת אותו לתוך שלך "לקרוא" או "ידיעון" התיקייה. או שאתה יכול לרמות על ידי בחירת כל הפריטים בתיבת הדואר הנכנס שלך ולשים אותו בתיקיה בשם "להיות הגיש". זה מרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך מבלי להגיש כל פיסת דוא"ל, ובכל זאת לא איבדת את הדוא"ל גם. לאחר תיבת הדואר הנכנס שלך ריק, להתחייב לניהול כל דוא"ל שמגיע בזמן המיועד אתה מתכנן להתמודד עם זה.