צור מדריך למשתמש / מדיניות ונהלים ידניים

מדריך העובד שלך: מבוא

לפני שתתחיל לכתוב את המדריך שלך, הערה אחת של זהירות:
הקפד להיות עורך דין מומחה בתחום סקירת חוק התעסוקה המדריך שלך כדי להיות בטוח כי אין בו דבר שיכול לגרום לך בעיות. תשלום עורך דין כדי לספק סקירה זו יכול לחסוך ממך לכלול משהו שיכול להיות misunderstood ידי הקורא.

מבוא לספר העובד שלך הוא יותר מאשר רק כמה מילים על החברה שלך.

זה מאפשר לעובדים שלך להבין את החשיבות של המדריך וכולל שטח עבור העובדים לחתום להכיר שהם קראו את המדריך. הנה מידע נוסף על מה סעיף מבוא כולל:

• ההיסטוריה של העסק שלך
  בקצרה, לתאר את העסק שלך, כולל איך זה התחיל ואירועים משמעותיים בהיסטוריה שלה.
• הצהרת המטרה או הצהרת המשימה שלך.
  אם יצרת חזון או הצהרת משימה עבור העסק שלך, דון בו כאן. ציון החזון שלך מסייע לעובדים לראות מה אתה מאמין, ומקבל אותם נרגש לעבוד עבור החברה שלך.
• מכתב ברוכים הבאים
  כלול מכתב מבורך, מדבר ישירות לעובדים ומאפשר להם לדעת עד כמה חשוב לדעתך לארגון.
• הצהרת "זה לא חוזה"
  במכתב קבלת הפנים שלך או בהצהרה נפרדת, ספק הצהרה כדי לאפשר לעובדים לדעת שהם לא מקבלים שום ערבויות:

  "מדריך זה עושה לא מהווה חוזה עבודה, וגם אינו מספק כל ערובה לעבודה. "

• דף חתימה
  כולל הצהרה שכל העובדים החדשים חייבים לחתום על המדריך כדי להראות שהם קראו את המסמך והבנו אותו.

המבוא הוא חלק חשוב של המדריך עובד שלך. הקפד עורך הדין שלך ביקורות סעיף זה בפרט.

יצירת מדריך עובדים

הקטע החשוב הראשון של המדריך למשתמש שלך מכיל מדיניות עובדים.

תקנון זה מספק מידע לעובדים לגבי הציפיות שלך מהם.

הטבות לעובדים

החלק האחרון של המדריך למשתמש שלך מתאר את ההטבות ואת הזמן שאתה מספק לעובדים:

• נוכחות ודייקנות
  כולל סעיף המציין כי העובדים צפויים להיות בעבודה כל יום זְמַן. הגדרת "היעדרות מופרזת" ואי-רציפות "הרגילה".
  הפסקה, ארוחות צהריים, צוות עובדים
• מאי עובדים לקחת הפסקות בכל עת או האם יש זמני הפסקה ספציפיים? מה עם ארוחת צהריים? תאר את הפרוטוקולים לשימוש טרקלין הצוות.
  
  תוכנת מחשב ומסמכים
• הפוך את העובדים מודעים לחוקי זכויות יוצרים הקשורים למסמכים.אילו מסמכים לא ניתן להעתיק? אילו עותקים ניתן לבצע בתוכנה? איפה רשיונות התוכנה ומה הם אומרים?
  
  סודיות; מתנות
• מדיניות המדינה הנוגעים לעניינים עסקיים ונהלים קנייניים. העובדים לא צריכים לקחת מתנות מלקוחות למעט אסימונים קטנים מאוד.
  
  משמעת / סיום
• תאר נהלי משמעת, כולל אזהרות, בכתב ובעל פה. כלול תהליך ערעורים, אפילו עבור משרד קטן, כך העובדים מרגישים שיש להם "לאן ללכת". תאר את הנסיבות שבהן ניתן לסיים את העבודה. כמה הודעה ניתנת? כיצד משולם החופשה המצטברת?
  
  סמים ואלכוהול; מדיניות עישון
• המדינה כי שימוש בסמים או אלכוהול על הנחות החברה הוא הגורם לדחיית מיידי. האם אתה מאפשר עישון על הנחות החברה?
  
  משפט EEOC
• אינך מפלה אף אחד מכל סיבה שהיא; אתה יכול גם לדון לינה עבור שמירת הדתות מדיניות לגבי מועמדים ועובדים עם מוגבלויות.
  
  שווה לשלם
• אתה מעריך את העובד לשלם בהתאם לרמה של המיקום ועל הביצועים, לא על גורמים חיצוניים כגון סקס.
  
  הערכות
• ספר לעובדים כיצד ומתי אתה מבצע סקירות ביצועים.
  
  סטטוס העובד (במשרה מלאה לעומת במשרה חלקית, תקופת מבחן).
• תאר את השעות השבועיות הנדרשות לתעסוקה מלאה (32? 35? 40). האם עובדים במשרה מלאה יש יתרונות (כגון ביטוח בריאות) כי חלק מהטייסים לא? האם חלק מהעובדים מקבלים חופשה בתשלום?
  
  הטרדה
• ציין כי החברה שלך אינה סובלת את זה, בין עובדים או מעורבים לקוחות. דון כיצד מטפלים בתלונות הטרדה.
  
  מדיניות השכירות
• תאר כיצד אתה מפרסם עמדה, פנימית וחיצונית, ואת תהליך הראיון שלך.
  
  משרד השמלה קוד
• ייתכן שתרצה לכלול הצהרה כללית על שמירה על מדיניות השמלה, כולל שיער, איפור, תכשיטים. אם העובדים נדרשים ללבוש מדים ספציפיים, מי משלם עבור אלה? מי משלם לניקוי? שפה פגומה או פוגעת יכולה להיות "רק סיבה" לסיום.
  
  אוריינטציה / הכשרה של עובדים חדשים
• תאר את תוכנית ההכשרה וההתמצאות של החברה שלך. האם הזמן בתשלום אוריינטציה?
  
  שלם תקופות / גיליונות זמנים / משכורות / שעות נוספות
• באיזו תדירות משלמים לעובדים? (כל שבועיים או פעמיים בחודש אופייני.) להדגיש כי גיליונות הזמן / כרטיסי זמן חייב להישמר על ידי כל העובדים; מתי הם צריכים להיות מופעלים? המדינה כי המשכורות כוללים מידע על ניכויים, מידע עדכני. המדינה כאשר עובדים זכאים עבור שעות נוספות.
  
  חניה לעובדים
• תאר את מגרש החנייה שלך ואת כל ההגבלות על השימוש בו. האם העובדים צריכים כרטיס חניה כדי להיכנס למגרשים? כיצד מתבצע מעקב אחר המגרשים?
  
  שיחות טלפון אישיות ומבקרים
• תאר את המדיניות שלך לגבי מבקרים ושיחות טלפון אישיות.
  
  תקופת המבחן
• מומלץ לכלול פרק זמן, בדרך כלל לא יותר מ -90 יום, במהלכו מוערך עובד חדש והעבודה היא "זמנית" או "כרצונו"."אתה יכול להתאים לשלם לאחר תקופת מבחן זה, כדי לספק תמריץ לעובד חדש.בדרך כלל, עובדי מבחן לא מקבלים הטבות, אבל האם אתה משלם עובדים מבחן עבור החגים ששולמו כי בתוך תקופת מבחן? האם עובדי מבחן להתחיל לצבור זמן >
  התפטרות
  בקש מעובד שרוצה להתפטר לתת לך לפחות שבועיים הודעה.
• 
  ימי מזג האוויר
  תאר כיצד ו כאשר תודיע על כך לעובדים אם העסק סגור למזג אוויר גרוע כולל הצהרה על איך תטפל בזמן החופשה של העובד כאשר העסק נשאר פתוח
• תקופות המתנה
  חובה על העובדים להמתין זמן מסוים לקבלת הטבות האם העובדים יכולים להיגמל (צבר) הטבות?
• 
  משולם הזמן (חופשות, ימים אישיים, זמן חולה)
  חלק זה מטופל במגוון דרכים.לא קיים חוק פדרלי הדורש אתה צריך לשלם n עובד עבור חופשה, כולל חופשות, חגים, זמן אישי, או זמן חולה, אם כי "זמן החופשה" הוא גבוה ברשימת הציפיות של העובדים. לעובדים יש אפשרות לקחת חופשה ללא תשלום. כל תשלום בתשלום ישפיע ישירות על התפוקה ועל שירות הלקוחות שלך. אחת הדרכים להתמודד עם זה היא לספק הכולל "שילם זמן הנחה" תועלת כי מצטבר לאורך זמן עד למקסימום של "x" שעות. הזמן המשולם יכול לשמש לכל מטרה. הליך זה מתגמל עובדים אשר נמצאים על העבודה כל יום, מתן להם את ההזדמנות לקחת חופשה או מדי יום אישי. לדרוש עובדים לתזמן מראש את ה- PTO, למעט מחלות.
• 
  לאחר השלמת קטע זה, אתה כמעט מוכן להציג אותו לעובדים. אבל לפני שאתה עושה את זה, לקחת את זה לעורך דין שלך או עורך דין שהוא מומחה לחוק התעסוקה לבדיקה.
  חופשות.

• תאר את זכאות החופשה; כמה זמן עובד צריך לעבוד כדי להיות זכאי לקחת חופשה? כיצד נקבע אורך? איך משלמים החופשות? מה קורה אם מישהו עוזב; האם הוא / היא מקבלים תשלום עבור זמן חופשה בשימוש? רוב המעסיקים אינם מאפשרים לעובדים לקבל תשלום במקום לקחת חופשה, מכמה סיבות. אל תאפשר לעובד לבצע חופשה בשנה הבאה; כל אחד צריך לקחת חופשה מדי שנה. כאשר העובדים חייבים להכריז על תוכניות החופשה שלהם? מי מקבל עדיפות תזמון?

• 
  חגים.
  אין חוק פדרלי דורש תשלום החג; אם המשרד סגור, אתה לא צריך לשלם עבור הפעם. מה החגים בתשלום אתה מספק? רשימת החגים ספציפיים עבור כל שנה. אתה יכול להחליט לשנות את החגים משנה לשנה, אבל בדרך כלל, תצטרך לשמור על מספר זהה. האם העובדים צריכים לעבוד יום קודם לכן וביום שאחרי החופשה כדי לקבל את דמי החג? אתה לא צריך לשלם לעובדים במשרה חלקית לחגים, גם אם עובדים במשרה מלאה לקבל אותם. אם תחליט לסגור את המשרד ביום מסוים ולא לשלם לעובדים, אתה צריך לתת להם הודעה מראש.
• 
  זמן חולה / ימים אישיים
  רוב המשרדים הקטנים למצוא את זה נטל גדול לשלם לעובדים עבור חופשה נוספת, הן מבחינת הצוות ואת העלות הכספית. ייתכן שתרצה לתת לעובדים מספר מוגבל של ימי מחלה אישיים / חולים בשנה, בידיעה שהם ייקחו אותם, בין אם הם זקוקים להם ובין אם לאו. ייתכן שתרצה לייעד את הימים האלה ביחד כ"ימים "אישיים, כולל ימי מחלה; לא לגרום לאנשים לשקר על להיות חולה כדי לקבל יום חופש. אל תאפשר לעובדים לשאת בימים אלה עוד שנה; להשתמש בהם או לאבד אותם. האם עובדים יכולים לקחת חצי יום או מספר מסוים של שעות, במקום יום שלם? עובדים במשרה חלקית הם בדרך כלל לא זכאים לזמן חולה. תאר את ההליך לבקשת ימים אישיים / חולים.
• 
  חבר מושבעים
  אתה נדרש לתת לעובדים חופשה אם עובד מקבל זימון עבור חבר המושבעים. איך תטפל בזה? האם תשלם להם בתקופה זו? האם אתה דורש מהם להפוך את חובת המושבעים שלהם לשלם או שהם יכולים לשמור את זה? כאשר הם חייבים לדווח בחזרה לעבודה ("כאשר בית המשפט אינו בפגישה" הוא נפוץ)? הקפד לשקול את התרחיש "במקרה הגרוע ביותר" בסעיף זה.
• 
  עלים של היעדר
  למרות שאתה לא צריך לספק חופשה שלא שולמו, ייתכן שתרצה לשקול הוראה זו, במיוחד עבור עובדים בעלי ערך. מהו הזמן המקסימלי שמישהו יכול לקחת חופשה שלא שולמו ועדיין להיות סמוך ובטוח של המיקום שלו / שלה לחזור לעבודה? אם אתה מספק ביטוח, האם אדם יכול להמשיך את הביטוח אם הוא / היא משלמת את הפרמיות? מה קורה כאשר העובד חוזר; האם הוא מקבל את התפקיד הקודם?
• 
  הצבא לעזוב
  1994 מדים שירותים תעסוקה זכויות פרישה חוק דורש מעסיקים לעשות מאמץ סביר כדי לאמן מחדש או לשדרג מיומנויות של עובדים החוזרים משמרת צבאית. מה לגבי עובדים שהולכים למחנה קיץ או לחובות צבאיים אחרים לטווח קצר? כיצד יטופלו החזרתם?
• לאחר שתסיים את הקטע הזה, אתה כמעט מוכן להציג אותו לעובדים. אבל לפני שאתה עושה את זה, לקחת את זה לעורך דין שלך או עורך דין שהוא מומחה לחוק התעסוקה לבדיקה.
  כתב ויתור:

אני לא עורך דין ואני לא מספק ייעוץ משפטי. מאמר זה מסופק לקבלת מידע ואין לסמוך עליו. התייעץ עם עורך דין עבור מסמך זה ואת כל המסמכים מסוג זה.