שגיאות נפוצות בהשלמת טופס W-2

טעויות נפוצות בהשלמת טופס W-2

להיות מזהיר הוא חזה. לפני שתשלח טפסים של W-2 לעובדים ותגיש טפסים אלה עם המינהל לביטוח לאומי (יחד עם טופס משדר W-3), עיין בשגיאות נפוצות אלה כדי למנוע בעיות.

הגשת W-2 טפסים מאוחר

החל משנת המס 2016, המועד האחרון להגשה עבור טופסי W-2 (ו -1099 טפסים) הועבר עד 31 בינואר. כך שלך 2017 טפסים W-2 עבור העובדים חייב יוגש למינהל לביטוח לאומי לא יאוחר מיום 31 בינואר 2018.

-> ->

ישנם קנסות על הגשת מאוחר. קרא עוד על מועדים חדשים עבור W-2 ו 1099 טפסים.

שימוש בטופס W-2 של השנה הלא נכונה

השתמש בטופס W-2 עבור השנה שההכנסה חייבת במס, ולא השנה שבה אתה מגיש את הטופס. לדוגמה, עבור שכר העובדים בשנת 2015, השתמש טופס W-2 2016; טופס זה יינתן לעובדים ויוגש למינהל לביטוח לאומי בשנת 2017.

-> ->

חסר מועדי הגשת. עליך לספק טופסי W-2 לעובדים לא יאוחר מסוף ינואר, ועליך לשלוח טפסים אלה למינהל לביטוח לאומי לא יאוחר מסוף פברואר. מועדי שינוי כל שנה, תלוי מתי תאריך נופל על לוח השנה. אם המועד האחרון הוא בסוף שבוע או בחופשה, התאריך מועבר ליום העסקים הבא. הנה מועדי המדויק עבור מסים שכר סוף השנה עבור השנה הנוכחית.

- <->

אין להשתמש בטופס W-2 המאושר

לא ניתן להוריד את טופס W-2, להעתיק ולהשתמש בו.

האדום על A הוא דיו מיוחד. עליך לקבל את הטפסים המאושרים, מחברת ציוד משרדי, ממס הכנסה, או מחברת תוכנה. קרא עוד היכן ניתן לקבל טפסים מאושרים מסוג W-2.

אי הפסקת שמירה על הביטוח הלאומי

ביטוח לאומי ניכוי חייב להיות עצר על ביטוח לאומי משכורת מקסימלית עבור כל שנה.

(זה מקסימום השינויים ברוב השנים כדי לשקף את העלות של החיים.) למרות שזה לא ספציפי W-2 השגיאה, היא נפוצה ו יגרום לך לדווח יותר מדיון ביטוח לאומי עבור עובד. לאחר מכן עליך להחזיר את העודף לעובד ולתקן הן את W-2 והן את טופס 941, את השכר הרבעוני ואת דוח המס עבור כל רבעונים המשקפים את העודף. לדוגמה, אם העובד הגיע למקסימום עבור ניכוי ביטוח לאומי בספטמבר, עליך לשנות את טופס 941 עבור הרבעון השלישי.

שליחת טופסי W-2 למס הכנסה

טופסי ביטוח לאומי חייבים להינתן לעובדים עד סוף ינואר והוגשו למינהל לביטוח לאומי עד סוף פברואר, יחד עם טופס השילוח W-3, אשר צובר את כל המידע מכל W-2.

מעסיקים הגשת 250 או יותר צורות W-2 חייב לקבל ויתור אם הם לא רוצים הקובץ האלקטרוני.קרא עוד על איך לקבל ויתור על הגשת W-2 טפסים אלקטרונית (PDF).

הפיכת השגיאות בטופס משותף בטופס W-2

השגיאות הנפוצות ביותר בטופס W-2 כוללות:

אי-הכללה עשרונית וסנטים בכמויות

• אי-שימוש בדיו שחור (ביצוע רשומות בהיר מדי)
• ביצוע ערכים גדולים מדי או קטנים מדי. מס הכנסה מציע לך להשתמש 12 נק '. גופן סוג שליח להדפסת W-2s.
• שם עובד שגוי. השם הראשון של העובד והאמצע הראשוני מתחיל בתיבה הראשונה, שם המשפחה עובד בתיבה השנייה, וכל סיומת (כמו "ג'וניור") נכנסת לקופסה השלישית.
• שימוש בתוכנות פיננסיות יכול לעזור לך להימנע רבות של שגיאות אלה על טפסים W-2, במיוחד טעויות טופס, והתוכנה שלך יכול להזהיר אותך כאשר אתה מגיע לסכום השכר המרבי הביטוח הלאומי. בדוק את המאמר הזה על 2012 תוכנות הנהלת חשבונות על ידי רוזמרי Peavler, מדריך עסקים האוצר, התמקדות בתוכניות הכוללות פונקציות שכר.

כיצד לתקן טופס W-2

עליך לספק טופס W-2 לכל עובד עד סוף ינואר בכל שנה (עבור השנה הקלנדרית הקודמת), אך אינך צריך לשלוח טפסים אלה אל מינהל הביטוח הלאומי (SSA) עד סוף פברואר. עיכוב זה מספק זמן לתיקון שגיאות.

אם אתה יכול לתקן את השגיאה לפני הגשת עם SSA, פשוט לבצע את התיקון ולהגיש את הטופס מתוקן.

אם אתה מוצא את השגיאה לאחר שהגשת עם SSA, עליך לשלוח W-2 מתוקן יחד עם טופס משודר טופס W-3C).

קרא עוד פרטים על אופן ביצוע תיקונים לטופס W-2, לאחר שהגשת אותו למנהל הביטוח הלאומי.