8 שלבים לפני הנפקת כרטיסי אשראי של חברות

עסק צריך לבצע רכישות או לבצע תחזוקה. עם ההוצאות האלה בחשבון, זה לעתים קרובות רעיון טוב לשקול להנפיק כרטיסי אשראי של החברה לעובדים נבחרים.

הנפקת כרטיסים אלה לעובדים פירושה שהם יכולים לבצע עסקאות מסוימות בשם העסק ולאחר מכן להגיש את כל הקבלות למנהל הכספים הראשי בסוף כל חודש. כחברה, במקום הנפקת מקדמות במזומן לכל עובד, כרטיסי האשראי של החברה להתברר האפשרות הטובה ביותר מאז אתה לא תהיה מעורבת בעיות של מתן מזומנים.

עם זאת, לפני שאתה להוציא את כרטיסי החברה, אתה צריך לשים אמצעי זהירות במקום. מבלי לעשות זאת, יש אפשרות עבור חלק מהעובדים להשתמש לרעה כספים עסקיים. הסיכון של רכישות בלתי מורשות גדל כאשר כרטיסי האשראי של החברה נמצאים בידיהם, ואין אמצעי הגנה במקום. על מנת לשלוט בסיכון זה, המדיניות הבאה תעזור:

- <->

בהתחלה, הגדר ציפיות

בעת הנפקת הקלפים, מומלץ להגדיר ולהודיע ​​לכל העובדים על הצפוי מהם כשמדובר בשימוש בכרטיס. אתה צריך להקים מדיניות מסביר באופן ברור את האחריות של בעל הכרטיס, סוג ההוצאות על כרטיסי יש להשתמש ב וסוג המסמכים יש להגיש עבור כל הוצאה.

זהו אחד המפתחות דברים כל חברה צריך לשים במקום כדי לרסן את האופן שבו מחזיק הכרטיס משתמשת בכרטיס. בלי לעשות את זה, העסק שלך יגרמו הוצאות נוספות שלא היו מתוקצבים אשר בטווח הארוך מגדיל את העלות של ניהול העסק.

ודא את הכללים כרטיס מובנים כראוי

כידוע, רוב העובדים אין תרבות הקריאה. משמעות הדבר היא שאם אתה פשוט צלחת את העובד כרטיסי החברה עם קנס משפטי הדפוס של הכללים מבלי לקחת אותם על איך או מה צפוי לגבי השימוש בכרטיס זה לא יעזור שכן רבים מהם עשויים להשתמש בכרטיס מבלי לקרוא את כללים.

כדי למנוע את התרחיש לעיל, זה טוב לארגן פגישה עם העובדים ולקחת אותם באמצעות המדיניות. לאחר שתעשה זאת, יהיה טוב להם להכיר בהבנה של המדיניות בכתב. משמעות הדבר היא כי במקרה העובד הולך נגד מה המדיניות קובעת, ראוי לנקוט צעדים.

להיות להוט על ההוצאה

לפעמים רוב העובדים נוטים ללכת נגד הכללים בסופו של דבר להוציא יותר ממה שצוין במדיניות. עם זאת בראש שלך, זה טוב לשמור על כרטיסיות קרוב על השימוש של כרטיסי אשראי עסקיים. על מנהל הכספים הראשי להודיע ​​למפקחים בכל מחלקה שהם יקבלו על עצמם את האחריות לפקח על העובדים בקלפים במחלקה זו.

זה יהיה באופן יהיה למזער את השימוש לרעה של כרטיסים מצד העובדים. כאשר עובד יודע שיש מישהו מעקב אחר הוצאות כרטיס, הם יפחדו לעסוק בכל רכישות אסור כי לא נאמר במדיניות.

יש אמצעי מגן במקום

כסף הוא משאב כלכלי, ולכן זה נדיר מאוד. משמעות הדבר היא שכאשר עובד פוגע בזכויות השימוש בכרטיסים, הנטל מועבר מיד מהם לחברה. עם זאת בחשבון, זה בסדר לך לשים מגבלות על כל כרטיס האשראי.

אלה בעמדות ניהוליות ניתן לתת גבולות גבוהים יותר לעומת אלה בדרגות נמוכות יותר. צעד זה נועד לצמצם את הסיכון לביצוע עסקאות בלתי מורשות. אין להגביל את מגבלת ההוצאות, ויש לציין אותה בפוליסה. אם עובדים עוברים את המגבלה, את הסכום הנוסף יש לנכות על המשכורות שלהם בתוספת עונש.

תמיד לבצע סקירה שנתית

תוכנית כרטיס האשראי של החברה צריך להיבדק שנה אחר שנה. זאת משום שעובדים מסוימים עברו ממחלקה אחת לאחרת, ומכיוון שלכל מחלקה יש גבול הוצאה ספציפי, יש צורך לבצע סקירה שנתית של התוכנית.

כך גם מאפשר לראשי מחלקות להוציא מגבלות הוצאה חדשות בהתאם לאחריותו של כל עובד. אם עובד עובד במחלקה כי כבר לא צריך כרטיס אשראי של החברה, אז הוא / היא עשויים להיות מוסרים מהתוכנית.

להגביר את היעילות על ידי ביצוע מעקב אחר

זה טוב לך יש מישהו שאינו חלק מהחברה שלך או לא בעל הכרטיס לעשות סיכומים של עסקאות מטעם החברה ולשלוח אותם אליך בסוף של כל חודש. המטרה העיקרית של האדם המיועד הזה תהיה רשימת שמות העובדים שלא מסרו הסברים והצהרות בזמן על השימוש בכרטיס.

זוהי דרך קלה בשבילך כדי לפקח על העובדים אשר דבקים במדיניות כרטיס ואשר לא. לאחר תקופה מסוימת של זמן, אתה יכול לבחור לפצח שוט על אותם מחזיקי כרטיס תמידי כי תמיד ללכת נגד המדיניות או על ידי לקיחת הקלפים משם מהם באופן זמני או אפילו לצמיתות.

להעריך את Outliers

זכור, עובד שהונפקו כרטיס החברה יש להשתמש רק על פריטים מסוימים שימושיים לחברה לא צריך להיות בשימוש על קניית פריטים אישיים, אלא אם כן ni חירום. לכן, יש צורך לפקח על כל ההוצאות שכל עובד משתמש על הכרטיס בסוף כל חודש.

אם אחד או יותר העובדים להשתמש בכרטיס על פריטים אישיים, הערכה יסודית צריך להיעשות כדי לקבוע אם זה היה בשל חירום או לא. אם זה לא היה מקרה חירום, אז צעדים משמעתיים יש לנקוט נגד בעל הכרטיס. לעומת זאת, אם זה היה בשל מצב חירום, יהיה צורך לנכות את ההוצאות שנגרמו משכרו של בעל הכרטיס ללא נקיטת צעדים משמעתיים נגדם.

לחלק את הסיכון

מדיניות כרטיס האשראי שלך צריך להבטיח כי המשתמש העובד אחראי באופן אישי לכל יתרות כרטיס האשראי על אחריותו.עם מדיניות כזו, החברה תצטרך רק להחזיר כספים למחזיקי כרטיס בודדים בהתאם לסכום ההוצאות המאושרות. זה מה שאנו מכנים שיתוף של הסיכון בין החברה לבין העובדים. זוהי דרך טובה להתמודד עם עובדים נוטים לקנות את הדברים האישיים שלהם באמצעות כרטיס מאז הם רק תינתן סכום שמתאים עם ההוצאות שאושרו בלבד.