מדוע כנסים מתחילים במליאה

מפגשים גדולים של חברות וכנסים מעיפים את תחילת האירוע עם מה שנקרא מפגש הפתיחה. מפגשי פתיחה, המכונים גם מפגשי מליאה או מפגשים כלליים, קשורים לעתים קרובות לכנסים גדולים יותר, קונגרסים או כנסים, אך ניתן להשתמש בהם גם לאירועים עסקיים קטנים יותר. מפגשי הפתיחה מתוכננים תמיד לפרק זמן מוגדר בתחילת התוכנית, בדרך כלל, בין שעה לשעתיים.

-> ->

אמנם לא כל התוכניות להתחיל עם הפגישה הפתיחה, את המצגות המתוזמנות במהלך הפעלה כללית פתוחה יכול להציע מארגני האירוע המארחים הזדמנות ייחודית לכתוב המשתתפים שלהם.

איזה מושב פתיחה נמצא בוועידות

מפגשים כלליים מאופיינים במצגת מתוזמנת או בסדרה של מצגות על ידי מגוון של נואמים המיועדים לפנות לקהל הרחב. תוכניות מסוימות באירוע מציעות בסופו של דבר מפגשים מקבילים בהם המשתתפים מתפרקים לקבוצות קטנות יותר עבור מצגות וסדנאות. אחרים מחלקים את הקהל כמעט מיד לפגישות המוקדשות לתפקידים מסוימים, למערכות מיומנות או לאינטרסים. מושב הפתיחה, לעומת זאת, משמש הזדמנות בתחילת התוכנית כדי לענות על כל המשתתפים באירוע יחד.

-> ->

במהלך הפגישה הכללית הפתיחה, המנהיגות של הארגון יכול לבחור לכסות את סדר היום הכללי פריטים המתאר את המטרות של התוכנית הכוללת.

מפגשי פתיחה כוללים בדרך כלל גם נואם ראשי ומציגים אחרים המסייעים להגדיר את הטון לאמנה. מצגות אלו יכולות להתקיים במגוון פורמטים, אך המפגשים עצמם מעצמם פתוחים לכל המשתתפים.

למה להתחיל עם מושב הפתיחה

הפתיחה הפעילה ביותר הפעלות כלליות הם אלה מאורגנים עבור הקהל המשתתפים באירוע, לא מארגני האירוע.

בעוד מארגני האירוע יכולים לנצל את ההזדמנות כדי לפנות לחברה או לאגודה עסקית, לוגיסטיקה של אירועים ופריטי סדר יום, הפגישה הפתיחה הגדולה צריכה גם לבדר ולהניע את הקהל. תוכניות אפקטיביות דורשות מעורבות קהל ועניין. אם מארגני האירוע מאבדים את העניין של הקהל מההתחלה, הם חייבים להילחם כדי לקבל אותו בחזרה. פתיחת מפגשים כלליים צריך להתחיל את התוכנית על הערה חזקה. הנה המטרות כי מתכנני האירוע צריך מאמן תוכנית המארגנים להיפגש בפגישה הפתיחה שלהם.

יעדים של מושב הפתיחה

בהתחשב בחשיבות הפגישה הכללית הפתיחה בהפעלת תוכנית על הערה חזקה, מפגשי פתיחה גדולים נוטים להתייחס לשילוב כלשהו של המטרות הבאות:

• מניע את הקהל > לחנך את הקהל
• לבדר ולערב את הקהל
• הגדר טון עבור התוכנית
• יצירת חוויה נשכחת
• שתף מידע חשוב
• המפגשים הטובים ביותר הפתיחה הכללית תספק את כל המטרות הללו.לדוגמה, הפגישה הכללית הפתיחה לכנס שנתי עשויה לכלול הודעת ברכה על ידי נשיא הארגון וכן כתובת מהמנחה שישמש כמתווך לאירוע משך הזמן.

מושב הפתיחה עלול להסתיים בנימה חזקה עם נואם המרכזי אורח המציג מצגת על המניע את המכירות כדי להשיג את מטרות החברה.

עוד על כנסים עסקיים

13 טיפים שיעזרו לך להפיק את המרב של פגישה עסקית

• הגדלת נוכחות בסמינרים עסקיים ואירועים
• כללי התנהגות עצות עבור משתתפי כנס עסקים
• שלב אחר שלב כנס מדריך לתכנון