מה צריך המעסיקים לשמור על העובדים קבצים?

זה רעיון טוב עבור המעסיק לשמור על קובץ כוח אדם עבור כל עובד. תיעוד ההיסטוריה של התעסוקה, תיעוד התרומה וההישגים, הודעות משמעת, קידומי מכירות, תוכניות פיתוח ביצועים ועוד, שייכים לקובץ כוח אדם. מעסיקים חכמים לשמור יותר קובץ אחד, גם.

למעסיק יש סיבות טובות לשמור מספר תיקי כוח אדם - חלקם משפטיים וחלקם למטרות עבודה מומלצות.

תיעוד נדרש כך המעסיק יש תצוגה מדויקת של התעסוקה של העובד ההיסטוריה. התיעוד תומך בהחלטות המעסיק ועשוי להגן על המעסיק בתביעה נשמרת כהלכה.

התוכן של קובץ כוח האדם מספק סקירה היסטורית של האירועים החשובים במהלך הקריירה של העובד. הם תומכים בהחלטות שנעשו על העובד ועל הקריירה שלו. הם מדגימים את הרציונל של המעסיק מאחורי גיוס, קידום, העברה, תגמול והכרה, וירי החלטות.

->

הנחיות שונות קשורות לסוגים שונים של סוגי אנשים

מכיוון שמספר סוגים של קובצי כוח אדם מומלצים, כללים וקווים מנחים שונים קשורים לכל סוג של קובץ כוח אדם.

• לכל סוג של קובץ כוח אדם יש סיבה אחרת לתוכן קיים ושונה, בהתבסס על סיבה זו.
• כל סוג של קובץ כוח אדם מאוחסן באופן שונה.

• גישה לקובץ כוח אדם מוגבלת לעובדים מסוימים במרבית הארגונים. לסוגים שונים של סוגי קבצים יש הנחיות גישה שונות.
• גישת העובד לקובץ כוח האדם שלו מותרת, אך רוב המעסיקים קובעים הנחיות לגישה לעובדים עם מדיניות גישה לקבצים של העובדים במדריך למשתמש. (במדינות ובשיטות שיפוט שונות יש כללים שונים, לכן הישארו מעודכנים עבור המיקום שלך.)
  רוב הארגונים אינם מאפשרים למנהל של העובד לגשת לקובץ כוח האדם הכולל. הם מצפים למנהלים לשמור תיעוד רלוונטי בקובץ העובד שלהם, אשר אינו קובץ הרשמי של אנשי הצוות.
• מחלקת משאבי אנוש הבעלים של והיא אחראית על אנשי צוות העובדים.

קבצים מומלצים של אנשי צוות

הנה סוגי הקבצים של אנשי הצוות המומלצים ומה שאתה צריך לדעת על עבודה איתם.

עובד צוות קובץ

זהו קובץ האדם הראשי המעסיק שומר עבור כל עובד. קובץ כוח האדם מאחסן את היסטוריית התעסוקה של כל עובד. זה מה שאתה צריך לדעת על קובץ כוח האדם.

קובץ רפואי

קובץ העובד הרפואי יש מגבלות משפטיות חמורות שהמעסיק חייב לדעת ולשים לב אליהם.הנה מה שאתה צריך לדעת על סודיות ותוכן של קובץ רפואי עובד.

קובץ שכר

גישת העובד לקובץ השכר של העובד היא פחות מגבילה מאשר גישה לקובץ הרפואי או לצוות העובדים. קובץ השכר מכיל מידע על השכר, בחירת הטבות, שינויי שיעור שכר, קבלות, ותיעוד משפטי אחר המשפיע על המשכורת של העובד. צוותים שונים בחשבונאות ובמשאבי אנוש ניגשים למידע בקובץ השכר.

I-9 Forms File for Employee

בגלל זכויות גישה של סוכנויות ממשלתיות שונות, אתה מבין את הנוהג המומלץ על ידי שמירה על קובץ נפרד עבור עובד I-9 טפסים. למידע נוסף על אחסון I-9 טפסים.

סקירה כללית של אנשי צוות

רק רוצה את הפרטים המהירים הבסיסיים על אנשי צוות עובדים? עיין כאן לקבלת סקירה כללית של קבצי כוח אדם.

מדיניות אישורי גישה לעובדים

אתה רוצה לאפשר לכל עובד לדעת מה נמצא בקובץ אנשי הצוות שלו, אך עליך לשלוט על שלמותו, שלמותו ויסודיותו של הקובץ. שמירה על סודיות העובדים והמעסיקים והגישה המוגבלת מובטחת באמצעות מדיניות גישה לקבצים.

מה לא לכלול בקובץ כוח אדם

מחפש הנחיות בנוגע לתוכן שאמור להיכלל בקובץ אנשי צוות? הנה ההמלצות הטובות ביותר שלי על התוכן שאתה רוצה לשמור גם במיקום נפרד, לא פורמלי או לא לשמור בכלל. שימור של תיעוד מיותר ותו לא, יכול לפגוע בך.

תיעוד

האם אתה יודע מה התיעוד? המילה, תיעוד, גידולים לעתים קרובות בעולם העבודה ואת משאבי אנוש. אבל, את המשמעות של תיעוד ומדוע ייתכן שתרצה לתעד אירועים התעסוקה בפרט הוא מכוסה כאן. למידע נוסף על תיעוד ההיסטוריה והביצועים של העובדים.

זהו המידע הדרוש לעתים קרובות ביותר לגבי קבצי כוח אדם. לחץ על כל נושא לקבלת מידע מעמיק.

כתב ויתור: שים לב כי המידע שסופק, תוך כדי סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה מיועד להדרכה בלבד.