מה המעסיקים לא צריך לשמור על קבצים אישיים

מעסיקים לעולם לא ימקמו פריטים מסוימים ברשומות העובדים הכללית שלך. התוכן של תיקי העובדים והרשומות שלך נגיש בדרך כלל לצוות משאבי אנוש, לעובד ולמנהל ומפקח של העובד, בחלק מהחברות.

באחרים, הגישה מוגבלת לצוות משאבי אנוש והעובדים יכולים לבקש גישה לרשומות שלהם. עורכי דין יכולים גם לצרף את התוכן של רשומות כוח אדם עבור תביעות ו שוויון הזדמנויות תעסוקה ועדת (EEOC) תלונות.

עובד לשעבר יכול גם לבקש עותק של רשומות שלו או שלה.

עם כל השימושים הפוטנציאליים האלה והצופים הפוטנציאליים של רשומות כוח האדם שלך, על המעסיק לדאוג לשמור תיעוד עובדתי ללא דעות מוקדמות של ההיסטוריה התעסוקה של העובד ברשומות אנשי שלך. כתוצאה מכך, החלת הנחיות כלליות אלה על התיעוד שאתה שומר ברשומות אנשי הארגון שלך.

-> ->

הנחיות כלליות לתוכן קובץ כוח האדם

• המידע ברשומות העובדים חייב להיות עובדתי. חוות דעת של המפקח או צוות משאבי אנוש; הערות אקראיות; רְכִילוּת; שמועות לא מבוססות; שאלות, דוחות או טענות tattletale מעובדים אחרים שאינם נחקרים; טענות שלא נחקרו, נחקרו והושלמו; וכל מידע לא עובדתי אחר, פרשנות או הערות יש לכלול בקובץ העובדים של העובד.
  אחת הדוגמאות הגרועות ביותר לפרשנות פוגעת שמנהל משאבי אנוש מצא בתיק אישי, כולל הערות ראיון של מנהל הגיוס. אחד מהם אמר: "יכול להיות שמן מכדי לעלות במדרגות לפי הצורך. "תאר לעצמך את העובד, עורך דין, ואפילו עובדים עתידיים ומפקחים קריאת הערות כאלה. בחברה אחרת, מצא המנהל הערות לא מבוססות שמנהלים ואחרים הכניסו לתיקי העובד, כמו "מרי כועסת כי היא לא קיבלה העלאה, היא האטה את עבודתה למטה בכוונה כדי להגיע אפילו למנהל שלה. " לראות את הבעיה?
  

יש להקצות רשומות אנשי מקצוע למיקומי הקבצים המתאימים.

• לקבוע פרוטוקול עבור רשומות אנשי החברה שלך על בסיס המדינה ואת חוקי הפדרלי, חוקי תעסוקה כגון ביטוח בריאות ניידות וחשבון Act of 1996 (HIPAA), וכן שיטות עבודה מומלצות המעסיק. לאחר מכן, מקל עם פרוטוקול. אתה לא רוצה למצוא תירוצים של הרופא אקראי תחוב לתוך קובץ כוח אדם כאשר הם שייכים בקובץ רפואי. כמו כן, אתה רוצה את הרציונל ואת ההצדקה לקידום של העובד בקובץ השכר.
  אתה גם לא רוצה את הרשומות של החלטה שכירה הכוללות בדיקת רקע או הערות מדיונים עם מעסיקים לשעבר בקובץ כוח אדם.
  מפקחים, מנהלים ועובדים אחרים הממקמים תיעוד ברשומות של אנשי צוות חייבים להיות מאומנים לכתוב את התיעוד המתאים.
• הצהרת עובד נזיפה כי העובד היה deadbeat מוחלט לא ינצח אנשי שלך רשומות כל הפרסים, אבל מפקחים לא מאומן כבר ידוע לכתוב הצהרות דומות. עדיף, להגביל את הגישה אל הקבצים שלך אדם HR אדם אחראי על הרשומות ויודע מה צריך ולא צריך להיות ממוקם בקובץ כוח אדם.
  לאזן את המידע שאתה מציב ברשומות אדם כדי לכלול הן את ההיבטים החיוביים והן השליליים של ההיסטוריה של העובד. לעתים קרובות מדי, רשומות אדם להדגיש כל התרחשות שלילית להחמיץ את המרכיבים החיוביים.
• להכיר את ההבדל בין ההערות האישיות של הממונה על צוות הדיווח שלו לבין הרשומות הרשמיות של אנשי החברה. הערות הממונה המשמשות לשיפור ביצועים, למעקב אחר פרויקטים והשלמת יעדים, וכן לקבוע באופן מדויק את תוכניות הפיתוח וההעלאה, למשל, שייכות בקובץ פרטי של המפקח, לא ברשומות כוח האדם הרשמיות של החברה.
• להכיר גם את הצורך להכשיר מפקחים כיצד לרשום הערות ולשמור תיעוד בקובץ הניהול שלהם. אותם קריטריונים לעובדות, לא דעות, ודוגמאות ספציפיות, לא שמועות, חלות על הערות פרטיות. ניתן לדחות את הערותיו הפרטיות של הממונה במקרה של תביעה, ולכן מומלץ להשתמש גם בהערות פרטיות. אין להמליץ ​​על נוהלי מפקחים שמורים עותקים של רשומות הקיימות בקובץ העובדים הרשמי בקובץ הניהול שלהם.
  תיעוד עובדים וראיונות הראיון מציגים מעט מבוכה.
  השיטה המומלצת היא לשמור על קובץ נפרד עבור כל מיקום שאתה ממלא, הכולל את כל התיעוד הקשור למילוי המיקום ממקום הרישום לבדיקות הייחוס.
• קורות החיים של המבקשים, מכתבי הכיסוי והבקשות שייכים לקובץ זה, למעט שעליך להעביר את הבקשה של העובד השכיר לקובץ כוח האדם של העובד. קובץ זה מכיל את רשימות הרישום הרשמיות והטפסים השואפים לייצוג בלתי מוטה לגבי כישורים אפשריים של העובד ותומכים בהחלטתך להעסיק את המועמד המתאים ביותר. חוות דעתו של המנהל והשירות שנלקחו במהלך תהליך ההעסקה אינם שייכים לקובץ זה. משאבי אנוש רשאים לאסוף את השטרות הללו כדי לשמור על תיעוד מלא על החלטת עבודה, אך הם אינם שייכים לרשומות כוח אדם. תיעוד עובדתי על החלטות תעסוקה
  כגון קידום, העברה להזדמנות לרוחב, ועליות שכר שייכות רשומות כוח אדם. דעות הממונה או HR על העובד לא. תיעוד רשמי של פעולות משמעת, כגון אזהרה בכתב, נכלל גם בקובץ העובדים של העובד.
• דוגמאות ספציפיות של תיעוד זה לא צריך להיות רשומות אדם המידע הבא לא צריך להיות ממוקם רשומות אדם.התיעוד עשוי לדרוש קובץ נפרד, יכול להיות מסווג כתיקוני פיקוח או ניהול, או לא צריך להישמר בכלל על ידי המעסיק.

כל

מידע רפואי

• שייך לתיק הרפואי. פרטי שכר שייך לקובץ השכר.
• מסמכים הכוללים עובדים מספרי ביטוח לאומי או מידע על סיווגים מוגנים של העובד כגון גיל, גזע, מין, מוצא לאומי, נכות, מצב משפחתי, אמונות דתיות וכדומה לעולם לא ישמרו בקובצי כוח אדם.
• תיעוד מפקח לצורך ניהול עבודת עובד, קביעת מטרות, משוב הניתן וכדומה, יש להגיש בתיקייה פרטית, מפקחת או מנהל.
• חומר החקירה כולל תלונה של העובד, ראיונות ראיונות, ראיון עובדים, ממצאים, המלצות של עורכי דין, החלטה, וכן מעקב על מנת לוודא שאין תגובה, צריכים להימצא בתיק חקירה נפרד מרשומות כוח אדם.
• קובץ עובד I-9 טפסים
• בקובץ I-9 או במיקום, הרחק מרשומות העובדים של העובדים. בדוק בדיקות רקע, כולל היסטוריה פלילית, דוחות אשראי וכו ', והתוצאות של בדיקות סמים בקובץ נפרד שמפקחים, מנהלים ועובדים אינם יכולים לגשת אליהם. SHRM ממליצה על קובץ נפרד זה או ממליצה כי מידע זה עשוי גם להיות מוגש בקובץ הרפואי של העובד.
• רשומות של שוויון הזדמנויות של עובד כגון טופסי הזיהוי העצמי ודוחות הממשלה לא צריכים להישמר בקובץ האישי ולא בכל מקום שבו למפקח יש גישה.
• אם פעל לפי ההנחיות, הארגון שלך מאחסן ביעילות היסטוריית תעסוקה עובדתית, נתמכת ורשומות כוח אדם במיקומים המתאימים. כתב ויתור:

שים לב כי המידע שסופק, תוך כדי סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע. -