טיפים כדי להכין את אתר האירוע שלך לפני אירועים מיוחדים

מזל טוב! אתה כבר מתוכנן וביצע את האירוע מראש האירוע עבור האירוע המיוחד שלך ועכשיו היום של האירוע עצמו הגיע.

זהו שלב קריטי של תהליך שכל מתכנן האירוע צריך לשים לב מיוחדת - מקבל את האתר האירוע מוכן לוודא את כל העניין הולך בלי תקלות.

חניה לרכב

עליך לוודא שהאתר שלך מסמן בבירור את מגרש החניה של המאורעות המיוחדים שלך, ושהמשתתפים נשלחו אליו במפה ברורה של החנייה הזמינה, כולל הכניסות המועדפות והאזורים הקרובים ביותר לאירוע שלך דלפק רישום.

-> ->

אל תשכח לכלול פרטים על מקומות חניה נגישים.

טיפ: אם אין חניה חניה במיוחד עבור חניה נגיש, זה רעיון טוב ליצור שטח משלך קרוב ככל האפשר לכניסה. אתה יכול לעשות את זה עם קונוסים תנועה קלטת מסוכנת במידת הצורך.

אם החניה קשה, כולל הוראות מפורטות עבור הנציגים שלך להיות בטוח יש דיילים חניה או שילוט ברור במקום.

אבטחה

אם אתה מתכנן להיות צוות אבטחה באתר, חשוב שהם יודעים בדיוק מה החובות שלהם ומה אתה מצפה מהם לעשות.

הקפד לספק להם ערכת הוראות בכתב המפרטת מצבים שבהם הם צפויים להתערב או לנהל. אבטחה נראית לעין יכולה להיות "גורם נוחות" משמעותי עבור המשתתפים באירוע, לדוגמה, אך אבטחה רעה עלולה לגרום נזק רציני. אל תסכן יצירת רושם שלילי - להתמודד רק עם חברות אבטחה מכובד ולהיות בטוח לבדוק באופן יסודי הפניות.

רישום

הופעות ראשונות לספור. היעילות (או אחרת) של תהליך ההרשמה שלך לאירוע תקבע את הטון למשך שארית חווית האירוע של המשתתפים שלך.

זכור כי אם תהליך ההרשמה שלך מבאס והנציגים שלך עומדים עם הזמן על הידיים שלהם, ואת הטלפון הנייד ביד, קיימת סכנה של ממש הם יחלקו את החוויה עם עמיתיהם או על מדיה חברתית.

הנה כמה טיפים מתכנני האירוע יכולים להשתמש כדי לעזור לך להקטין את כל משוב שלילי בשלב זה מכריע של ההליכים:

• הצעה מראש הרשמה בימים המובילים לאירוע שלך. זה רעיון פשוט יכול לקחת הרבה של הלחץ על יום האירוע עצמו.
• צוות הרישום שלך צריך לדעת את האירוע שלך מבפנים ולהיות מסוגל לענות על כל שאלה אפשרית שעולה במהירות וביעילות.
• מציעים כיבוד וחטיפים באזור ההרשמה ולוודא שיש לך מספיק מקומות ישיבה ושולחנות זמינים כדי שאנשים יוכלו לחקור שקיות שקיות ואפילו לחכות לעמיתים או לחברים להגיע.
• הצג הוראות להורדה של אפליקציית האירוע לנייד שלך כדי להבטיח שהנציגים יוכלו להתחיל לתכנן את חווית האירוע שלהם.

אודיו / חזותי

שוחח עם הדובר הראשי שלך, המציגים, נותני החסות כדי לוודא בוודאות שיש לך את הצרכים שלהם עבור ציוד המצגת מכוסה לחלוטין.

אם הם מתכוונים להציג שקופיות מהמחשבים הניידים שלהם, ודא שכל המחברים הדרושים נמצאים במקומם. היית צריך לבדוק את המצגות האלה כמה ימים מראש כמובן!

הצוות שלך

יש לך לרוץ יסודית עם צוות האירוע שלך כדי לוודא שכולם עד מהירות ואין ספקות ברגע האחרון או פערים מה צפוי מהם.

עצה: זה רעיון טוב להפעיל מראש טרום (מראש הכנס) לאירוע מיוחד בשלב זה כולל מחדש את שווי של כל מה שנדרש כדי להפוך את האירוע להצלחה.

תחשוב כמו משתתף

לבסוף, הקפד לשים את עצמך בנעליים של הנוכחים שלך ולשקול את האירוע כולו מנקודת המבט שלהם.

האם אתה מכוסה הכל כדי להפוך את החוויה שלהם חלקה חלקה ככל האפשר? האם משהו מבלבל או מסובך? האם יש פערים ברגע האחרון בתכנון שלך (להיות מוכנים לכך)?

לא משנה מה גודל האירועים המיוחדים שלך, 6 טיפים אלה כדי להכין את אתר האירוע שלך לפני אירועים מיוחדים יכול לעזור לך עם מעורבות, שיווק, ורשתות. ביצוע האירוע שלך מתחיל בהצלחה עם התוכנית הנכונה.