שלושה תהליכים עסקיים אתה צריך אוטומציה עכשיו

לפני 1440, תהליך יצירת הספר היה, בלשון המעטה, קפדני. הכל נעשה ביד, ויצירת עותק אחד של ספר היתה עבודה במשרה מלאה.

הזן יוהנס גוטנברג, צורף על ידי מסחר שחולל מהפכה עם העיתונות שלו, שכללה סוג נע, המאפשר ייצור המוני של חומרים מודפסים. האימוץ היה מהיר, וההיסטוריה לא הביטה לאחור. אבל זה לא אומר שלא היו שם כמה מעצרים. למשל, אצילים רבים במאה ה -15 דחו את הפרקטיקה של ייצור המוני, וסירבו אפילו לאפשר ספרים מודפסים בספריות שלהם והתעקשו שהם לא עשו כמו ספרים מודפסים ביד.

מה הדפוס עשה עבור הדפסה ופרסום, אוטומציה עשה עבור העסק. כמו בכל טכנולוגיה חדשה, שיעור האימוץ נופל לאורך עקומת פעמון, וישנם כמה החזקות נלהבות: הדרכים הישנות מוכרות יותר, יש תחושה של שליטה הכרוכה בהזנה ידנית של נתונים מגליון נייר ביד או בכתיבת חשבונית עַצמְךָ.

אבל, כמו הדפוס, העסקים שעושים את הקפיצה למערכות הליבה האוטומטיות לא מסתכלים אחורה.

-> -> מה הם תהליכים אוטומטיים קריטיים ביותר העסק שלך צריך לאמץ בשנת 2016 כדי להגדיל באופן משמעותי את הפרודוקטיביות ואת היעילות שלך?

מעקב אחר זמן, משכורות וחשבוניות.

לא רק שלושה תהליכים אלה פועלים יחד באופן סינרגיסטי כדי לקצץ בעלויות ולשפר בצורה דרסטית את היעילות, אך כל אחד מהם מבטל שעות של עבודה ידנית מייגעת והזנת נתונים,

משחרר את הזמן עבור עבודה עסקית אסטרטגית יותר.

זמן מעקב

עבור רוב העסקים, עלויות העבודה הישירה הם ההוצאות # 1. ואת השעות הנדרשות כדי לעקוב אחר, לסקור ולהקליט את הנתונים מגליונות נייר לוקח חלק משמעותי של זמן עבור מנהלי חשבונות ומנהלים - שלא לדבר על הזמן עובדים להשקיע מנסה לזכור מה הם באמת עובד על.

איגוד השכר האמריקני מעריך שבממוצע, זה לוקח 5 דקות כדי לעבד את כרטיס הזמן של עובד בכתב יד - וכי פתרון אוטומטי זמן מעקב אחר יכול להקטין את הזמן הדרוש כדי לעבד כרטיס זמן כדי

1 דקה לכל עובד

. כריס לנגפורד, שעשה את הקפיצה מזמן הכניסה הידנית למעקב זמן אוטומטי בשנה שעברה, אומר: "ארבע שעות שכר בכל שבוע נהפכו ל -15 דקות. כלומר, הייתי מבלה 16 שעות בחודש פועל השכר לפני שהתחלתי [automating זמן מעקב]. עכשיו שעה. "הוא מוסיף," כאשר העובדים להגיש את הזמן שלהם לי עכשיו, העבודה שלי היא בעצם נעשה. כל מה שאני צריך לעשות זה לסרוק את הכל ולוודא שזה נכון. " וזה לא היתרון היחיד של אוטומציה של נתוני זמן: על פי רוברט חצי הבינלאומי ו - American Payroll Association (APA)," גניבת זמן "(e.ז. , כאשר העובדים "פאדג '" את זמנם על ידי עיגול עד השעה הקרובה או אי רישום ארוחות צהריים ארוכות או הפסקות) עולה על 10 דקות ביום, לכל עובד. ערך גבוה, מערכות מעקב זמן אוטומטיות יכלול תצוגה של העובדים אשר על השעון ואיפה הם ממוקמים באמצעות GPS; תיעוד של כל העריכות, תוספות ומחיקות של נתוני זמן; אפשרויות ניהול שעות נוספות; זמן מעקב הגדרות כי הם תואם DCAA; ואת היכולת לשלב בקלות עם תהליכים מרכזיים אחרים כמו שכר חשבוניות.

שכר

שכר מדויק, אוטומטי יכול לעשות הבדל מדהים בחברה שלך, שלא לדבר על עמידה בדרישות מחמירות יותר של ביקורות, סכסוכי עבודה, תקנות ממשלתיות, והתחייבויות המס.

הפדרציה הלאומית של עסקים עצמאיים, או NFIB, גילתה כי

64% מהעסקים הקטנים עושים שכר משלהם, וכי 62% משתמשים בגיליון אלקטרוני כדי לעבד משכורות.

למה ללכת זמן מאמץ רב כדי להזין באופן ידני נתוני זמן לגיליון אלקטרוני? שלושים ושבעה אחוזים השיבו כי הדבר נעשה במאמץ "לחסוך כסף", בעוד ש -32% ציינו ניסיון "לשמור על שליטה רבה יותר". " ככל לחסוך כסף הולך, האגודה שכר האמריקאי מגלה כי חברות לחסוך בממוצע של 2-8 אחוזים של שכר העובד

על ידי אוטומציה שכר. לגבי שליטה ודיוק, עם הזמן בזמן אמת זורם מתוך פתרון זמן אוטומטי שלך מעקב, אין כניסה ידנית או ניחוש הנדרש, התוצאות מדברות בעד עצמן. אם יש לך 20 עובדים, כל אחד עושה 20 $ לשעה, זה $ 20, 000 חיסכון בשנה, פשוט מן המעבר למעקב זמן אוטומטי. בנוסף לחיסול הכניסה הידנית והגברת המהירות והדיוק בהפעלת המשכורות, תוכל גם לקבל את היתרונות של תשלום עובדים במועד, וכן בעל תיעוד נגיש, מדויק של משכורות.

חשבונית

הימנעות סכסוכים הלקוח מקבל תשלום בזמן יכול להיות ההבדל בין חירום תזרים מזומנים ושיט חלקה. אבטחת היכולת ליצור חשבוניות במהירות, במדויק ובאופן אוטומטי היא האפשרות היחידה

להצלחה ארוכת טווח

. עם הסינרגיה של נתוני זמן אוטומטיים וחשבוניות משולבות, קל לגרור ולשחרר את הזמן שחויב על ידי הלקוח, המיקום או הפרויקט לתוך חשבונית מפורטת המציגה בבירור עם השלמת העבודה, התעריף הניתן לחיוב וכל ההערות המצורפות נתוני הזמן. ככל שהזמן עובר, ניתן כעת לשלוח חשבונית ללקוח באופן כמעט מיידי, בעוד שהשירות מבוצע עדיין בראש, תוך עידוד תשלום מהיר יותר. על ידי אוטומציה, תוכל גם לקבל קל לגשת הרשומה, אתה צריך לעצור את החשבונית הישנה או לזהות את ההוצאות לבוא זמן המס. שינוי לא קל. אבל "ניסה ואמת" יכול להיות מדרון חלקלק כדי "להאט ו-מיושן. "תן אלה שלושה עדכונים עסקיים מודרניים לנסות. אם אתה כמו רוב בעלי עסקים, אתה לא תהיה מסתכל אחורה.

### על קלי Bistriceanu

קלי ידועה בשם "החשב Big Cheese" סביב המשרד Tets.יש לה מחויבות בלתי מעורערת לעבוד לצד רואי חשבון ומנהלי חשבונות בזמן שהם מנווטים במימי הבוגדניים של התעשייה המתפתחת. הביטוי שלה, "אני <3>