סודות של כתיבה עסקית טובה

במבט ראשון מתמטיקה תקשורת משכנע - כתיבה עסקית ובמיוחד דוברי הציבור - נראה כי יש מעט במשותף. אחרי הכל, מתמטיקה היא מדע אובייקטיבי, בעוד מדבר כולל איכות קול, טיהור, קשר עין, אישיות, שפת גוף, ורכיבים סובייקטיביים אחרים.

עם זאת, מתחת לפני השטח, הם דומים מאוד.

מעל לכל דבר אחר, ההצלחה של הצגה בעל פה תלויה בדייקנות המבנה שלה.

מתמטיקה היא על כל דיוק. לכן זה לא כל כך מוזר לחשוב כי יישום כמה מושגים של מתמטיקה למצגות בעל פה יכול להפוך אותם באופן משמעותי יותר יעיל.

כמו שאומרים בתעשיית הקולנוע, שלושה גורמים מרכזיים נכנסים ליצירת סרט מוצלח: התסריט, התסריט והכתב. כמו כן, שלושה גורמים מרכזיים נכנסים לדיבור מוצלח: המבנה, המבנה והמבנה.

-> ->

לא משוכנע? אז נתחיל עם משהו פחות קיצוני. אני חושבת שכולנו מסכימים שדיבור טוב קשור לכתיבה טובה. אם אתה יכול לכתוב טקסט טוב, אז אתה גם על הדרך שלך להכנת מצגת בעל פה טוב. לכן, אם תשפר את הכתיבה שלך, תוכלו גם לשפר את הדיבור שלך.

כדי לפשט את הדברים, מעתה ואילך נדבר בעיקר על כתיבה טובה כי ברוב המקרים אותם רעיונות חלים ישירות לדבר טוב.

-> ->

עבור כתיבה עסקית טובה, יודע מה אתה עושה

חברות מסחריות רבות לא לחיות עד הפוטנציאל שלהם - ולפעמים אפילו לפשוט את הרגל - כי הם נכשלים כראוי להגדיר את העסק הם נמצאים חברות הבשמים, למשל, אינן מוכרות נוזלים ריחניים, אלא אהבה, רומנטיקה, פיתוי, הערכה עצמית וכו '. חברות ביו-מזון אינן מוכרות תוצרת אורגנית, אלא כנות, טוהר, טבע וכו'. יצרני הרכב אינם מוכרים תחבורה, אלא חופש, הרפתקה, ספונטניות, יוקרה וכו '. עובדה היא, שכל תעשייה, אפילו כל מוצר בודד, עשויה לקבוע מה זה באמת קשור - ויש אלפי אוֹתָם!

סופרים יש מזל. ישנן וריאציות רבות על מה שאנחנו עושים, אבל יש באמת רק שני סוגים בסיסיים של כתיבה. חשוב להכיר בכך כי לא רק שהם שונים לגמרי, במובנים מסוימים, הם בדיוק ההפך. אז אם לא נדע בבירור איזה סוג של כתיבה אנחנו עושים - וכיצד הוא שונה מהשני - קרוב לוודאי שנבצע טעויות חמורות.

מה הם שני סוגי? ואיך הם שונים?

כתיבה יצירתית

טקסטים כגון סיפורים קצרים, רומנים, שירים, מחזות רדיו, מחזות במה, תסריטים לטלוויזיה, תסריטים לקולנוע וכו '

המטרה הבסיסית של כתיבה יצירתית היא לשעשוע ולבדר.

• כתיבת מאגרי מידע
• טקסטים כגון תזכירים, דוחות, הצעות, ספרי הדרכה, ידיעונים, מכתבי מכירות וכו '

מטרתו הבסיסית של כתיבת הכתיבה היא ללמד ולהודיע.

• כתיבה עסקית טובה זקוקה לגישה הנכונה
• מכיוון שהמטרות של כתיבה יצירתית וכתיבה שונות הן כה שונות, לפני הפגיעה במפתח עליך לאמץ את הגישה המתאימה לסוג הכתיבה שאתה עושה.

כתיבה יצירתית היחס

כולם

רוצה לקרוא רוצה מה אתה הולך לכתוב.

אחרי הכל, מי לא רוצה להיות משועשע מבודר? מאגר היחס כתיבה

אף אחד לא

רוצה לקרוא מה אתה הולך לכתוב.

רוב האנשים לא אוהבים להיות הורה והודיע. הם בטח היו מעדיפים הרבה לעשות משהו אחר. את החשיבות של הכרה ואימוץ של "כתב הכתיבה expository" לא יכול להיות מוגזם כי זה יכול לשנות באופן דרמטי את טבעו של מה שאתה כותב. הנה כמה דוגמאות.

A. Image Image brochure

הוזמנתי פעם לכתוב עלון תדמיתי. שני דברים בטוחים לגבי החוברות היקרות והמבריקות האלה: כמעט כל החברות בכל גודל מרגישות צורך לייצר אותן.

כמעט אף אחד לא קורא אותם.

החל מן הגישה שאף אחד לא ירצה לקרוא את מה שאני עומד לכתוב, יצרתי חוברת שאנשים לא רק לקרוא.

• הם למעשה התקשר לחברה לבקש עותקים נוספים כדי לתת לחברים, לקוחות, ועמיתים מקצועיים!
• ב. מוצר מקופח

בהזדמנות אחרת, הוזמנתי לפתח קמפיין שיווקי להחייאת מוצר עם קיפאון במכירות. בהתייחסות ליחס כתיבת הכתיבה, גיליתי כי שלושה מהיתרונות העיקריים של המוצר אינם מנוצלים כראוי.

למה? היצרן הרגיש כי כל דבר על המוצר שלהם היה חשוב, ולכן במשך שנים הם היו באופן שיטתי לקבור אלה שלושה יתרונות מרכזיים תחת מפולת של מידע אחר של פחות עניין קונים פוטנציאליים. הקמפיין החדש התמקד בחדות בהטבות המרכזיות; כמעט כל מידע אחר הועבר אל הרקע או בוטלו. כתוצאה מכך, המכירות זינקו כ -40% בשנה הראשונה. עם כמה ניואנסים, גישה עצמית זו של כתיבה אקספוזיטורית יכולה להיות - ויש להחיל אותה - גם על הדיבור.

גישה חיונית לכתיבה expository

בגלל כתיבה יצירתית וכתיבה expository יש מטרות שונות בעמדות שונות, הם דורשים גישות שונות במהותם.

כתיבה יצירתית גישה

לשחק עם השפה כדי ליצור הנאה.

במילים אחרות, להשתמש בשליטה שלך בשפה כדי לשעשע ולבלות.

גישה לגישת מאגר

ארגן מידע כדי ליצור עניין.

שימוש חכם בשפה לא יעשה שום מידע משעמם מעניין; עם זאת, אתה יכול לארגן את המידע כדי להפוך אותו מעניין. שכח מפירוטכניקה ספרותית. התרכז בתוכן.

עכשיו אנחנו הולכים לעזוב את הכתיבה היצירתית, כי רוב מה שאנחנו כותבים, ולומר, הוא expository.

מה פירוש "כתיבה טובה"?

עכשיו אנחנו מוכנים לחזור לרעיון של איך מתמטיקה חל על כתיבה עסקית טובה, ועל ידי הרחבה לדבר טוב.

כאשר מישהו קורא טקסט מעביר או מקשיב לנאום הפרשנות, הם עשויים לשפוט אותו טוב או לא טוב. אתה בטח עושה את זה בעצמך. אבל מה אתה בעצם מתכוון כשאתה אומר טקסט או נאום הוא "טוב"?

לאחר כמה נאבקים, רוב האנשים בדרך כלל להתיישב על שני קריטריונים:

ברור

ו

תמציתית

. מתמטיקה תלויה בהגדרות חד משמעיות; אם אתה לא ברור לגבי הבעיה, אתה לא סביר למצוא את הפתרון. אז אנחנו הולכים לבחון את הקריטריונים הללו בפירוט מסוים כדי לקבוע הגדרות אובייקטיביות - ואפילו נוסחאות מעין מתמטיות - כדי לבדוק אם טקסט או מצגת באמת "טובים". A. בהירות איך אתה יודע כי חתיכת כתיבה עסקית ברורה? אם זה נשמע כמו שאלה מטופשת, לנסות לענות על זה. סביר להניח שתעשה משהו כזה:

שאלה: מה עושה טקסט זה ברור?

תשובה: קל להבין.

שאלה: מה עושה את זה קל להבין?

תשובה: זה פשוט.

שאלה: למה אתה מתכוון פשוט?
תשובה: ברור.
למעשה, בסופו של דבר אתה מסתובב במעגל. הטקסט ברור כי זה קל להבין … כי זה פשוט … כי זה ברור.
"נקה", "קל להבנה" ו"פשוט "הם מילים נרדפות. למרות שמילים נרדפות עשויות להיות ניואנסים, אין להן תוכן, כך שעדיין נשארים עם הערכה סובייקטיבית משלך. אבל מה שאתה חושב ברור לא יכול להיות ברור למישהו אחר.
זו הסיבה שאנחנו נותנים "ברור" הגדרה אובייקטיבית, כמעט כמו נוסחה מתמטית. כדי להשיג בהירות - i. ה. כמעט כולם יסכימו כי ברור - אתה חייב לעשות שלושה דברים.

הדגישו מה חשיבות המפתח.

דגש על חשיבות משנית.

לחסל את מה שאין לו חשיבות.

בקיצור:

1. CL = EDE
2. כמו כל הנוסחאות המתמטיות, זה עובד רק אם אתה יודע איך ליישם אותו, אשר דורש שיפוט.
3. במקרה זה, תחילה עליך להחליט מהו

חשיבות מפתח i. ה. מה הם הרעיונות המרכזיים שאתה רוצה את הקוראים שלך לקחת את הטקסט שלך? זה לא תמיד קל לעשות. זה הרבה יותר פשוט לומר כי הכל הוא בעל חשיבות מרכזית, אז אתה שם את כל מה שיש לך.

אבל יש קביעה שמזהירה: אם הכל חשוב, אז אין דבר. במילים אחרות, אלא אם כן אתה הראשון לעשות את העבודה של הגדרת מה שאתה באמת רוצה את הקוראים לדעת, הם לא יעשו את זה בשבילך. הם יילכו לאיבוד בטקסט שלך או לוותר או לצאת מהקצה השני לא יודע מה זה שהם קוראים.

מה לגבי האלמנט השני של הנוסחה, דגש על מה הוא בעל חשיבות משנית?

זה נשמע די קל.אתה לא רוצה מידע מפתח ורעיונות ללכת לאיבוד פרטים. אם אתם מדגישים בבירור מה חשיבות המפתח - באמצעות כותרות, איטליקס, קו תחתון, או פשוט איך אתם מארגנים את המידע - אז מה שנשאר הוא אוטומטית הדגיש.

עכשיו הדבר היחיד שנותר לעשות הוא לחסל את מה של

שום חשיבות.

אבל איך אתה מבחין בין מה חשיבות משנית לבין מה אין חשיבות? שוב, זה דורש שיפוט, אשר נעזר במבחן חשוב מאוד הבא. חשיבות משנית

הוא כל דבר התומך ו / או מפרט אחד או יותר מהרעיונות המרכזיים. אם אתה שופט כי פיסת מידע, למעשה, תומך או לפרט אחד או יותר רעיונות מפתח, אז אתה שומר את זה. אם לא, לחסל אותו.

ב. תמציתיות

כיצד אתה יודע כי טקסט הוא תמציתי? אם זה נשמע שוב כמו שאלה מטופשת, בוא ננסה לענות על זה.

שאלה: מה עושה טקסט זה תמציתי?

תשובה: זה קצר. שאלה: למה אתה מתכוון בקיצור?

תשובה: אין לה יותר מדי מילים.

שאלה: איך אתה יודע שאין לו יותר מדי מילים?

תשובה: כי זה תמציתי.

אז שוב אנחנו מסתובבים במעגל. הטקסט הוא תמציתי משום שהוא קצר … כי אין לו יותר מדי מילים … כי זה תמציתי.
שוב, יש לנו כמעט נוסחה מתמטית כדי לפתור את הבעיה. כדי להשיג תמציתיות, כתיבה העסק שלך צריך לעמוד בשני קריטריונים. זה חייב להיות כמו:
ארוך ככל הצורך
קצר ככל האפשר
בסמלים:
CO = LS

אם יש לך מילא את הקריטריונים של "בהירות" כראוי, אתה כבר מבין "כל עוד כנדרש". זה אומר כיסוי כל הרעיונות של חשיבות מפתח זיהית, ואת כל הרעיונות של חשיבות משנית נדרש לתמוך ו / או לפרט את הרעיונות המרכזיים האלה.

-> ->

1. שים לב שלא נאמר כאן על מספר המילים, כי זה לא רלוונטי. אם זה לוקח 500 מילים להיות "כל עוד יש צורך", אז 500 מילים יש להשתמש. אם זה לוקח 1500 מילים, אז זה גם בסדר.
2. הנקודה החשובה היא שכל מה שצריך להיות בטקסט הוא שם מלא.

אז מה פירוש "קצר ככל האפשר"? שוב, זה לא צריך לעשות עם מספר המילים. אין טעם לומר בהתחלה, "אסור לי לכתוב יותר מ -300 מילים בנושא זה", כי 500 מילים עשויות להיות המינימום הדרוש.

"קצר ככל האפשר" פירושו להישאר קרוב ככל האפשר למינימום. אבל לא בגלל שאנשים מעדיפים טקסטים קצרים; במושג, למונחים "ארוכים" ו"קצרים "אין משמעות.

הנקודה החשובה היא שכל המילים מעבר למינימום נוטות להקטין את הבהירות. אנחנו לא צריכים להיות נוקשים על זה. אם להיות "כל עוד יש צורך" ניתן לעשות 500 מילים ואתה משתמש 520, זו כנראה שאלה של סגנון הפרט. זה לא מזיק. עם זאת, אם אתה משתמש ב 650 מילים, זה כמעט בטוח כי הטקסט לא יהיה ברור לחלוטין - וכי הקורא יהיה מבולבל, משועמם או אבוד.

לסיכום, משמעות פירושו לומר מה צריך להיות אמר את הסכום המינימלי של מילים. הקפדה:

עזרי בהירות על ידי הבטחת המבנה הטוב ביותר של מידע.

מחזיק עניין בקורא על ידי מתן מידע מרבי בזמן מינימלי. כתיבה עסקית טובה גם לעתים קרובות צריך לשכנע את הקורא.

C. צפיפות

צפיפות היא מושג פחות מוכר מאשר בהירות ו conciseness אבל חשוב באותה מידה עבור כתיבה עסקית טובה. בצורה מתמטית, הצפיפות מורכבת מ:

מידע מדויק

• מקושר באופן הגיוני
• במילים אחרות:

D = PL

חשיבות המידע המדויק

נניח שאתה מזין חדר שבו ישנן שתי אנשים אחרים ואומרים, "היום חם מאוד". אחד מאותם אנשים בא מהלסינקי; במוחו, הוא מפרש "חם" כלומר על 23 מעלות צלזיוס. השני מגיע מחרטום; לו, "חם" פירושו 45 ° C.

1. אתה יוצא ל התחלה גרועה למדי, כי כל אחד יש רעיון אחר לגמרי של מה שאתה רוצה להגיד. אבל נניח שאתה אומר, "חם מאוד היום, הטמפרטורה היא 28 ° C." עכשיו אין מקום לבלבול. שניהם יודעים בבירור כי הוא 28 ° C בחוץ, כי אתה מחשיב את זה כדי להיות חם מאוד.
2. שימוש במידע מדויק ככל האפשר בכתיבת העסק נותן לשני הסופרים יתרונות משמעותיים:

1) Mind Control בואו לא נביך על ידי המושג "שליטה מוחית", כי זה בדיוק מה expository טוב הסופר רוצה להשיג. הוא זקוק למוחו של הקורא ללכת רק לאן הוא מכוון אותו ולא בשום מקום אחר.

מכיוון שניתן לפרש אותם בדרכים לא ידועות, מונחים מעורפלים (כביכול "סמור מילים") כגון "חם", "קר", "גדול", "קטן", "טוב", "רע", וכו ' , לאפשר למוחו של הקורא להימלט משליטת הכותב. מפעם לפעם הוא לא קריטי; עם זאת, יותר מדי מילים סמור בטקסט יוביל בהכרח בלבול הקורא, שעמום, וחוסר עניין.

2) אמון הקורא

שימוש במידע מדויק מייצר אמון, חשוב לכתיבה עסקית כי זה אומר לקורא כי סופר באמת יודע על מה הוא מדבר.

אמון הקורא חשוב בכל סוג של טקסט, אבל זה חיוני בטיעונים. אם אתה מנסה לזכות בנקודה, הדבר האחרון שאתה רוצה הוא הקורא לאתגר את הנתונים שלך, אבל זה התגובה הראשונה כתיבה לא מדויקת יעורר. כתיבה מדויקת מבטיחה כי הדיון יהיה על ההשלכות של המידע, i. ה. מה מסקנות צריך להיות נמשך, לא אם כל העניין צריך לחזור לחקירה נוספת.

חשיבות הקישור הלוגי

נתונים מדויקים (עובדות) בעצמם אינם מספיקים בכתיבת העסק. כדי להיות בעל משמעות, הנתונים חייבים להיות מאורגנים כדי ליצור מידע, i. ה. לעזור לקורא להבין.

ישנם שני מבחנים חשובים שיש להחיל בעת המרת נתונים למידע:

1. רלוונטיות

האם יש צורך בנתח מסוים? כפי שראינו, נתונים מיותרים פוגעים בהבנה ובסופו של דבר מערערים את הביטחון.לכן, כל הנתונים כי לא או סיוע הבנה או לקדם אמון צריך להיות מסולק.

2. תפיסות מוטעות

הקישור הלוגי בין הנתונים חייב להיות מפורש כדי למנוע מהקורא להגיע למסקנות שווא. לדוגמה, מצב מסוים עשוי להיות מבולבל עבור אחד כללי; זיכוי להישג עשוי להיראות שייך רק לאדם אחד כאשר הוא באמת שייך לקבוצה; מדיניות החברה עשויה להיראות חל רק בנסיבות ספציפיות מאוד ולא בכל הנסיבות וכו '.

כדי לוודא שקישור לוגי ברור, הצב את שני חלקי הנתונים קרוב ככל האפשר לכתיבת העסק שלך, רצוי ממש ליד אחד את השני.

כאשר הנתונים מופרדים באופן נרחב, היחסים הלוגיים שלהם רעולי פנים והקורא לא צפוי ליצור את החיבור.

מה אתה רוצה? מה הקוראים שלך רוצים?

אני שואל לעתים קרובות שאינם סופרים מקצועיים מה הם חושבים כשהם יושבים על המקלדת כדי לכתוב את הטקסט שלהם. התשובה היא בדרך כלל משהו כמו, "איך אני רוצה להציג את החומר שלי?" "איזה צליל וסגנון אני צריך להשתמש?" "באיזה סדר עלי לשים את הרעיונות המרכזיים שלי?" וכולי.

עם זאת, אם אתה מתחיל עם הגישה הנכונה עבור כתיבה עסקית, שאף אחד לא רוצה לקרוא את מה שאתה כותב, המשימה הראשונה שלך היא אף אחד מאלה. לפני כל דבר אחר, אתה חייב למצוא סיבות מדוע אנשים צריכים לבלות את זמנם כדי לקרוא את מה שאתה כותב

באופן כללי, אתה לא יכול להכריח אנשים לקרוא את מה שהם לא רוצים, גם אם הם משלמים לעשות זאת.

לדוגמה, אתה מפיק דוח המגדיר הזדמנויות להגדלת המכירות והרווחים. עם זאת, אם זה לא כתוב היטב, גם אנשים שצריכים לקרוא את זה כחלק מעבודתם צפויים לתת לו את מלוא תשומת הלב. מצד שני, אם הם יראו מיד את האינטרס העצמי שלהם בקריאת מה שכתבתם, הם יעשו זאת בשמחה ובתשומת לב מלאה. למעשה, אתה כנראה לא יכול לעצור אותם לקרוא אותו!

ישנן שיטות שונות כדי ליצור כזה רצון עז לקרוא, בהתאם לסוג הקוראים ואת סוג של מידע. לא משנה מה המכשיר המתאים ביותר, הדבר החשוב הוא לזהות את הצורך הכרחי להשתמש בו. עד שלא יתקיים צורך זה, שום דבר אחר אינו חשוב.