כיצד לכתוב בקשות עבור RFPs ו- RFQs

עכשיו יש לך ניתח את הדרישות העסקיות שלך ואת השלמת החיפוש הספק שלך, אתה מוכן להתחיל את הבשר ותפוחי אדמה של תהליך בחירת הספק. כתוב היטב בקשה להצעה (RFP) או בקשה להצעת מחיר (RFQ) היא המפתח לבחירת הספק הטוב ביותר במחיר הטוב ביותר עבור החברה שלך. כתיבת RFP או RFQ אינה קשה אם אתה מבין את היעדים ואת הפונקציה של המסמך.

-> ->

להחליט: בקשה להצעה או בקשה להצעת מחיר

בקשת הצעה (RFP)
RFP שירותים או מוצרים מורכבים שבהם האיכות, השירות או המוצר הסופי המהונדס יהיו שונים מכל ספק שמגיב.

-> ->

בקשה להצעת מחיר (RFQ)
RFQ משמש עבור סחורות, שירותים פשוטים או חלקים פשוטים / מסובכים עם מעט או ללא מקום להבדל בין מוצר או שירות בין תגובה ספקים. נקודות המשא ומתן עשויות לכלול לוחות זמנים למשלוח, אפשרויות אריזה וכו '

יעדים של RFP או RFQ

• קבל הצעות מפורטות על מנת להעריך את תגובתם של כל ספק, כך שהטובות של החברה שלך יתקיימו בכל החזיתות > למנף את האופי התחרותי של תהליך בחירת הספק כדי לנהל משא ומתן על העסקה הטובה ביותר האפשרית
• ודא כי האינטרסים של כל בעלי העניין בתוך החברה שלך יתקיים ו הסכמה שהושגה
• מעביר את החברה שלך בשליטה על כל תהליך בחירת הספק וקובע את כללי הבחירה מראש
• - <->

התחל לבנות את השותפות בינך לבין הספק ממש מההתחלה

• קטעים מהבקשה להצעה או בקשה להצעת מחיר

RFP או RFQ אמורים להכיל את הסעיפים הבאים. זכור, כי כל מסמך יהיה שונה בהתאם לסוג החברה ואת המוצר שאתה מחפש.

להתאים כל סעיף לצרכים האישיים שלך.

פרטי הגשה

1. מועדים, כתובת למשלוח דואר אלקטרוני של החברה שלך, איש קשר לשאלות והבהרות
   
   מבוא ו תמצית מנהלים
2. כתוב סעיף זה לאחרונה לאחר סיום המסמך כולו. זה משמש לספק ספקים פוטנציאליים עם סקירה קצרה של החברה שלך ואת הדרישות עבור המוצר או השירות שלך.
   
   סקירה כללית על עסקים & רקע
3. תן סקירה קצרה של העסק שלך, מוצרים ומגזר השוק, כי אתה לשרת. זה יעזור הספקים הפוטנציאליים שלך להבין מה הצרכים העסקיים שאתה מנסה למלא את תהליך בחירת הספק. כמו כן, לספק מידע רקע חשוב שיועיל לספק בעת להגיב.
   
   מפרטים מפורטים
4. זה אמור להיות החלק הארוך ביותר של המסמך.עבור RFP, הוא יכיל את
   האיכותי צעדים ודרישות אשר יניעו את ההחלטה בחירת הספק. עבור RFQ סעיף זה אמור לספק את כמותי צעדים שאתה מחפש בתגובת הספק. קריטריונים לדוגמה: שרטוטי מוצרים
   • סובלנות הנדסה
   • רמות שירות
   • אבני דרך
   • מסמכי זמן
   • דרישות טכניות או עסקיות
   • פונקציונליות תוכנה
   • דרישות חומרה
   • הנחות & אילוצים

כל ההנחות ו / או מגבלות כי הספקים הפוטנציאליים צריכים להיות מודעים חייב להיות רשום כאן. כשלון להיות ישר מראש עם הספק יפתח את הדלת renegotiation של ההסכם במועד מאוחר יותר ומפעיל את האפשרות של מאמץ את הקשר שיש לך עם הספק שלך. נושאים אפשריים כוללים הוצאות נסיעה, עלויות שדרוג / שינוי, זכויות רישוי וכו '

1. 
   תנאים והתניות
   כל התנאים וההגבלות של החוזה חייבים להיות רשומים על מנת לספק לבצע תגובה הוגנת כנה . אלה עשויים לכלול אפשרויות מימון, אורך חוזה, אפשרויות חידוש, אחריות, קנסות מסירה, רמות שירות ועוד.
2. 
   קריטריונים לבחירה
   החלק האחרון צריך להיות סקירה כללית של קריטריוני הבחירה שבהם תשתמש לקבל את ההחלטה שלך. חברות מסוימות מעדיפות לשמור מידע זה סודי לחלוטין; בעוד חברות אחרות מאמינים שזה יעזור הספקים הפוטנציאליים להתמקד במה שחשוב לחברה שלך.
3. הפץ את RFP / RFQ לספקים נבחרים
   לבסוף, כתוב מכתב כיסוי ושלח שני עותקים של RFP או RFQ שלך לכל אחד מהספקים שבחרת מתהליך החיפוש שלך. ודא כי פרטי הקשר המתאימים כלולים על מנת לספק סיוע לכל ספק כי צריך את זה.

השלב הבא: הערכת הצעה ו בחירת ספק