רכישה לתהליך סקירת התהליך (P2P)

מבוא

תהליך הרכישה לתשלום, הידוע גם בשם תהליך P2P, מחבר את תהליכי הרכש בתוך החברה באמצעות תהליך קבלת הטובין, ולבסוף לתשלום שהונפק לספק. בשנים האחרונות, החברות בחנו בקפידה את הרכישה כדי לשלם את התהליכים על מנת להקטין את העלויות הכוללות, לשחרר את המזומנים הדרושים, לשפר את הביצועים התפעוליים ולקבל החלטות פיננסיות משופרות.

בנוסף להקטנת העלויות הכוללות, שיפור תהליך הרכישה לתשלום יכול להוסיף נראות המאפשרת לניהול הזדמנויות ליצור תקשורת טובה יותר עם הספק באשר למקום שבו הפריטים נמצאים בתהליך האספקה; התשלום לספק.

אלמנטים של תהליך הרכישה לתשלום

יש אלמנטים רבים לתהליך P2P, שכל אחד מהם חשוב בתהליך הכולל. התהליך מתחיל עם המקור של פריטים ומסתיים עם התשלום לספק שנבחר.

המקור

תהליך P2P מתחיל עם מחלקת הרכש להיות מתבקש על ידי מחקר ופיתוח או מחלקת הייצור כדי למצוא ספק עבור פריט או שירות מיוחד. מחלקת מו"פ אולי הפיק מפרט שבתוכו הספק צריך לבצע.

במקרים מסוימים, הפריט עשוי להיות פריט מלאי סטנדרטי כי יש צורך בתהליך הייצור, וזה עשוי רק לדרוש מחלקת הרכש כדי למצוא את הפריט באיכות הטובה ביותר במחיר הטוב ביותר.

בהתאם לסעיף או לשירות הנדרש, מחלקת הרכש עשויה להנפיק בקשה להצעת מחיר (RFQ) או לבחור ספקים מתאימים המבוססים על קשרים קודמים.

חוזים

כאשר מחלקת הרכש בחרה ספק או ספקים מתאימים, יהיה תהליך התקשרות שבו הספקים ומחלקת הרכש ינהלו משא ומתן על חוזה על בסיס מחיר, תנאי תשלום ולוחות זמנים למשלוח.

רכש

לאחר חתימת החוזים בין החברה לבין הספק, הזמנות רכש ניתן להעלות ונשלח לספק. כדי לשפר את זמן המשלוח של הפריטים, החברה יכולה לשלוח את הזמנת הרכש באופן אלקטרוני במקום לשלוח או לשלוח פקס. על-ידי שליחת הזמנת רכש אלקטרונית, ניתן להזין את המידע ישירות לתוך מערכת המחשב של הספק. כדי לוודא שקיימת חשיפה, על הספק לספק את פרטי ההתקדמות של החברה, כגון תאריכי אספקה ​​ומסמכים מעודכנים, כגון הודעת משלוח מתקדמת (ASN).

קבלת טובין

לאחר משלוח הפריטים מהספק, השלב הבא הוא שהפריטים הללו יגיעו ללקוח. הפריטים ייבדקו כדי להבטיח שהכמות זהה לזו של הזמנת הרכש, וכן בדיקת הפריטים עבור נזק ואיכות.

אם יש בעיה עם הפריטים המתקבלים, הלקוח יודיע על כך לספק או פריטים ניתן להחזיר או הנחה מסודרים.

חשבונית

הספק יכול לשלוח חשבונית ללקוח בכל עת לאחר שליחת הפריטים. באמצעות פתרון חשבונית אלקטרונית, תהליך P2P יכול להיות יעיל, כך המידע הוא נכנס לתוך חשבונות הלקוח של חשבונות המערכת. כאשר הפריטים מתקבלים, בהתאמה כנגד החשבונית והזמנת הרכש, ניתן להתחיל בעיבוד החשבוניות.

עיבוד חשבוניות

בתהליך P2P, עיבוד החשבוניות צריך להתבצע כך שכל ההנחות המוצעות על ידי הספק מתקבלות. בחוזה המו"מ, הספק יכול להציע הנחות לתשלום שיבוצע על ידי הלקוח לפני התשלום. לדוגמה, הספק עשוי להציע הנחה של חמישה אחוזים עבור תשלומים שנעשו פחות מעשרה ימים לאחר קבלת הפריטים.

Analytics

כחלק מתהליך P2P, חברה צריכה להיות כדאיות מלאה להוצאות הרכישה שלה. ניטור מתמיד של ההוצאות יזהה תחומים שיכולים להיות סיבה לדאגה, כגון ספקים הגדלת מחירים, או הוצאות סוררות. תהליך P2P המשלב שיטות עבודה מומלצות יכול לחסוך כסף לחברות.

זה אמור לכלול מגבלות על מה ניתן לרכוש מחוץ לתהליך P2P סטנדרטי.

על ידי מתן רכישות לא סטנדרטיות, את incidences של עלויות מיותרות עולה שיטור רכישות אלה יכולים לבזבז משאבים שניתן להציל אם תהליך P2P הנכון שימש.

מאמר זה עודכן על ידי גארי וו מריון, לוגיסטיקה ואספקה ​​מומחה שרשרת האיזון.