הזמנת רכש - הגדרת תנאי קמעונאות

אם אי פעם הזמנת מוצר או ציוד עבור החנות הקמעונאית שלך, ייתכן שנשאל אם יש לך מספר הזמנת רכש. הזמנת רכש (PO) היא חוזה מכירה בכתב בין הקונה לבין המוכר המפרט את הסחורה או השירותים המדויקים כדי להיות שניתנו מתוך ספק אחד. היא תציין תנאי תשלום, תאריכי אספקה, זיהוי פריט, כמויות, תנאי משלוח וכל שאר התנאים וההגבלות.

-> ->

הזמנות רכש מודפסות בדרך כלל, מספר מסמכים שנוצרו על ידי מערכת ניהול פיננסי של קמעונאי. במילים אחרות, אם אתה משתמש בתוכנה חשבונאית כמו QuickBooks, כאשר אתה מזמין מוצרים מספק, זה יהיה ליצור הזמנת רכש בשבילך במערכת. מטרת PO היא ליצור מסמך trackable בתוך חשבונך או מערכת קופה לשמש בכל מיני דרכים מועילות לנהל את העסק שלך.

ראשית, הזמנת רכש מערכת המלאי שלך יש לך על מנת. אם אתה משתמש פתוח כדי לקנות מערכת, היא יודעת לא להזמין כל עוד מוצר כי הם כבר כמה הורה. שנית, הוא יכול ליצור פרטי הרכישה עם הספק. לדוגמה, זה כמובן מכיל את כמויות של כל מוצר אתה מזמין, אבל זה גם מפרט את שיטת התשלום, את תנאי אשר תשלם עבור המוצרים (כולל היכרויות) ואת השיטה שבה אתה רוצה את המוצרים שנשלחו חֲנוּת.

ספקים רבים יש להגדיר או ברירת המחדל של המערכת הם משתמשים עבור חיוב ומשלוח. אז, ללא כל ההוראות, הם ברירת המחדל ל- UPS הקרקע בעת משלוח לך למשל. אבל ייתכן שתצטרך את זה מהר יותר ואת PO יכול לתקשר את זה. שלישית, הזמנת רכש היא מסמך אחריות לכל הצדדים. זה מאוד קל עבור טעויות להיעשות בעת ההזמנה. אבל כשהכול בכתב, קשה להתווכח. אני זוכר פעמים רבות כאשר קיבלתי חיוב חשבונית שגוי מן הספק, אבל היה צו הרכישה שלי לגבות אותו וקיבל אותו הפוך או קבוע. דוגמה אחת לכך, קיבלתי חשבונית עבור 300 קופסאות של קרם נעליים וכאשר הזמנתי 300 חתיכות. יש 100 חתיכות בתיבה, כך שאתה יכול לדמיין כמה גבוה החשבונית היה ממה שהוא היה אמור להיות.

רביעית, כאשר הסחורה מגיעה מהספק, אתה יכול לבדוק את זה נגד PO ולוודא את המשלוח נכון. חמישית, זה מאפשר לכל העובדים להיות מעורבים. לדוגמה, עובד אחד יכול להזמין ועוד אחד יכול לקבל. אני זוכר את החנות הקמעונאית הראשונה שלי לפני 26 שנים, כאשר לא היתה לנו מערכת הזמנת רכש. מאחר שהייתי זה שהזמין, הייתי גם צריך לבדוק כל דבר כדי לוודא שזה נכון. לא שימוש יעיל של הזמן שלי בתור בעל חנות.

אחד היתרונות האחרים של הזמנות רכש הוא ראוי האשראי שלך.הבנקים לעיתים קרובות להסתכל על הזמנת שלך כדי לקבוע אם אתה ממס. תהליך הזמנת רכש מוצק יכול לעזור לך לקבל אישור. אחד עני תביא לך לא מקבל הלוואה. זה יכול לשמש גם עבור אשראי עם הספק. לדוגמה, ספקים מסוימים עשויים לדרוש ממך לשלם במזומן בעת ​​ההזמנה.

לאחר תקופה של עשיית עסקים איתך, הם עשויים לאפשר לך לשלוח PO לעומת כרטיס אשראי. זה ענק בניהול תזרים המזומנים שלך.

פקודות עבודה מקובלות בתחום הקמעונאי. וכל קופה או תוכנה חשבונאית אתה יכול להתקין בחנות שלך יהיה מרכיב PO בשבילך.