לתכנן פרויקט באמצעות כלים בסיסיים של ניהול פרויקטים

עולם העבודה שלנו הוא יותר ויותר עולם של פרויקטים. הפרויקטים הם כיצד אנו מפתחים מוצרים חדשים, מבצעים יוזמות אסטרטגיות, ועושים כל דבר חדש בארגון.

מעצם הגדרתם, הפרויקטים הם יוזמות זמניות ויחודיות , בניגוד לפעילויות שוטפות. ובעוד חברות רבות להסתמך על הכשרה, מנהלי פרויקטים מוסמך להוביל את היוזמות שלהם, מיומנויות הפרויקט נדרשים יותר ויותר עבור כל אנשי מקצוע.

-> ->

מאמר זה מציע מבוא לתכנון פרויקט עבור כל מקצוען המעוניינים באימוץ שיטות עבודה זה עובד טוב עבור מנהלי פרויקטים מקצועיים.

קח את הזמן כדי להגדיר באמת ולתכנן את הפרוייקט:

מנהלי פרויקטים להבין כי חלק חסון של משך הפרויקט הכולל הוא השקיע בתכנון. רבים מאיתנו יש נטייה למהר להתחיל את העבודה, אשר בעולם של פרויקטים דומה לדלג על קריאת ההוראות על פיסת ריהוט חדשה כי רכשת מאחד מאותם "להרכיב את זה בעצמך" קמעונאים. רוב הסיכויים הם, למהר לעשות את העבודה מבלי לקרוא את ההוראות תיצור כמה בעיות חמורות בשלב כלשהו במאמץ שלך.

"->

במקום למהר ישר לתוך העבודה, חשוב מסמר למטה כמה בעיות קריטיות:

1. מה בדיוק אתה יוצר? להיות ספציפי ככל האפשר.
2. מתי יש להשלים את זה?
3. מה המשאבים (אנשים, ציוד ותקציב) יש לך גישה, כדי להשלים את הפרויקט?

שלושת הפריטים הנ"ל הם המרכיבים הבסיסיים של הצהרת היקף. כל מנהל פרויקט פועל להבהרת ההיקף לקראת תחילת העבודה.

-> <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< ואת האחרים המשמעותיים שלהם לפני סוף דצמבר, במחיר שלא יעלה על 10 $ 000. התכנון שלנו ואת התיאום יהיה מורכב של 4 חבר הוועדה עם פיקוח על ידי מנכ"ל. המסיבה תכלול בר פתוח, ארוחה מצופה, קינוח ובידור.

פשוט לוקח את הזמן לעצב כי הצהרה פשוטה אך חשובה מציעה הדרכה חזקה עבור הצוות המעורב בפרויקט. כולם מבינים את אופי הפרויקט, את מסגרת הזמן, את המשאבים ואת התקציב.

לשבור את היקף לתוך בלוקים נפרדים של עבודה: מנהלי פרויקטים ליצור משהו שנקרא מבנה התפלגות העבודה לתאר במונחים ברורים, לפעולה, כל העבודה של הפרויקט כי חייב להיות מושלם על ידי מישהו בזמן מסוים מִסגֶרֶת. במצבך, פירוט העבודה עשוי לכלול:

זהה מיקום.

לאשר את הזמינות של החדר ולנעול אותו עם הפקדה.

בחר את אפשרויות המזון.

• אשר את הסרגל ואת מה שהבר כולל.
• זהה את אפשרויות הקינוח.
• יצירה והפצה של הזמנות עם אפשרויות למזון.
• סיים את בחירת המזון על סמך הזמנות שהוחזרו.
• להחליט על סוג של בידור.
• עיין באפשרויות הבידור ובחר.
• אישור חדר האוכל.
• לקנות מתנות שולחן לאורחים.
• תיאום והעברת האירוע.
• מנהלי פרויקטים יפתחו את התפלגות העבודה של הפרויקט ללא התחשבות במשאבים או בתזמון, אך יותר בפורמט סיעור מוחות. לאחר כל העבודה הדרושה כדי להשיג את היקף הפרויקט זוהה, הגיע הזמן לשים את זה בסדר, להקצות אחריות ולבקש הערכות זמן ועלות מחברי הצוות שלך.
• יצירת תוכנית הפרויקט מתוך התפלגות העבודה:
• לאחר השלמת התפלגות העבודה הפשוטה המזוהה בדף הקודם, עליך כעת:

ודא שכל הפריטים העיקריים להשגת היקף הפרויקט זוהו.

אשר מי יטפל מה פריטים עבודה וליצור מטריקס אחריות מתאר את משימות העבודה הגדולות על ידי צד אחראי.

בקש מכל חבר צוות לבדוק את המשימות שלו, לזהות את אומדני הזמן והעלות, לציין מועדי סיום, לסכם את צרכי המשאבים ולוודא שהם העריכו ביסודיות את העבודה שעליהם מוטלת האחריות.

לאחר השלבים לעיל הושלמו, צוות הפרויקט צריך לעבוד יחד כדי רצף האירועים בסדר הנכון, וציין כל התנגשויות משאבים או אתגרים תזמון פוטנציאליים. הערה: מנהל הפרויקט ישלים שלב זה על ידי פיתוח דיאגרמת רשת, חישוב הנתיב הקריטי ולאחר מכן תזמון משאבים, לעתים קרובות בעזרת תוכנת מחשב.

• עבור פרוייקט קטן יותר שלך בשיטות פורמליות, פשוט פוסט זה הערה סוג הגישה של הנחת הפריטים ברצף עשוי להיות כל מה שצריך. תהליך זה יאפשר לך לפתח את התמונה המלאה של הצעדים המעורבים ואת מועדים לתכנון ומספקת מסיבת חג גדולה!
• תן את העבודה להתחיל:
• עכשיו שיש לך לקח את הזמן כראוי היקף הפרויקט, לזהות את המשימות הגדולות, רצף את המשימות ואת הערכת דרישות זמן ומשאבים, אתה מוכן לשים את הצוות לעבוד על שלהם אחריות מוקצה. תפקידך כמנהל הפרויקט הלא פורמלי הוא לפקח על העבודה, לתמוך בחברי הצוות ולסייע בזיהוי ופתרון אתגרים בעת התרחשותם. מנהל פרויקטים טוב נפגש באופן קבוע עם חברי הצוות כדי להעריך את ההתקדמות ולזהות ולנחות סיכונים חדשים.

השורה התחתונה:

ניתן ליישם את אותן גישות שתוארו לעיל על כל מצב פרויקט במחלקה או ביחידה העסקית שלך. לפתח טווח ברור, לזהות את העבודה, להקצות משאבים, לפתח הערכות לוח זמנים, ולאחר מכן לפקח ולשלוט על העבודה. שיטות העבודה שלך יוכרו על ידי מנהלי הפרויקט המקצועי במקום העבודה שלך, והתוצאות שלך יהיה הרבה יותר טוב מאשר פשוט לקפוץ לתוך העבודה בלי לחשוב על זה.הטוב ביותר של הצלחה עם היוזמה הבאה שלך!

-

עודכן על ידי Art Petty