מה עובד קובץ שכר?

קובץ שכר העובד הוא המאגר לכל מה שקשור למשכורת של עובד. הסיבה העיקרית ליצירת קובץ שכר היא להגביל את הגישה לשאר המידע הסודי המצוי בתיק האישי.

קובץ השכר מאפשר לעובדי הנהלת חשבונות לשלם לעובד ללא גישה למידע סודי של העובד. הנהלת חשבונות יכולים לשמור רשומות שכר שבו זה הגיוני לשלם את העובד.

במקרים בהם שכר וחשבונאות הם outsourced, זהו נוהג מומלץ עוד יותר עבור רשומות שכר של העובד.

קובץ השכר מגביל את הנגישות למידע סודי של העובד. קובץ שכר העובד מאפשר לצוות החשבונאות והפיננסים לקבל את המידע הדרוש להם כדי לשלם לעובד במקום נוח. המיקום צריך להיות מאובטח מחוץ להשגה לכל העובדים האחרים.

אתה צריך להרשים על סגל הנהלת חשבונות את העובדה כי המידע בקבצי השכר הוא סודי לא צריך להיות משותף ללא אישור ו signoff מ HR צוות. כמו כן, צוות הנהלת חשבונות לא צריך לשתף מידע על העלאות, מבצעים, בונוסים וכל מידע אחר שהוא חסוי לגבי העובדים.

משאבי אנוש אינו צריך לפקח על גישה חשבונאית של העובד השכר קבצים. כפי שמומלץ לקובצי עובדים קשורים, כגון אנשי הצוות הרפואי, עליך להגביל את הגישה לקובץ השכר.

רק אנשים שצריכים לקבל את המידע כדי לעשות את העבודה שלהם צריך לראות את התוכן.

תוכן של קובץ שכר עובדים

זהו הציע, אבל לא לגמרי מקיף, רשימה של מה שייך בקובץ שכר העובד.

• מכתב הצעה חתום על ידי מנהל הגיוס, משאבי אנוש, ועובד
• אישור תשלום חתום על ידי משאבי אנוש ומנהל הגיוס כאשר חוזה עובדים קיים
• W-4 טופס
• ניירת והסמכה לגבי כל עובד הטבה הכוללת ניכוי שכר
• טופס אישור הפקדה ישירה
• טפסים חשבונאיים לזמן שכיר
• שעון שבועי שבועי
• רשומות שעון זמן, בשימוש במקום
• רשומות נוכחות
• בקשות להחזר הוצאות, כולל תיעוד ו קבלות על נסיעות והוצאות אחרות מורשות
• תשלום טפסים קבלות והתקבולים לתשלום, ספרים, וכן הלאה
• תשלום מראש טופסי בקשה
• מסמכים הלוואה החברה ואת לוח הזמנים לתשלום
• צווי רישום ורשומות
• אישורים לשחרור מידע פרטי
• מסמכים הקשורים לכל עובד
• ניירת הקשורה לכל בונוס, חלוקת רווחים או פרס הכרה
• W-2 טפסים
• הרשאה לפעולות שכר אחרות החברה שלך מתירה

מסמכים נוספים הקשורים לקבצי כוח אדם זמינים.

• Personnel קובץ סקירה כללית
• סגל הת'פפילד עושה כל מאמץ כדי להציע תחושה מדויקת, משותפת, אתית ניהול משאבי אנוש, מעסיק, ייעוץ במקום העבודה באתר זה, אבל היא לא עורכת דין. התוכן באתר אינו מתפרש כעצה משפטית.

האתר יש קהל ברחבי העולם, חוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה, כך המאמרים לא יכול להיות מוחלט על כולם עבור מקום העבודה שלך. כאשר יש ספק, תמיד מחפשים ייעוץ משפטי. המידע באתר ניתן להדרכה בלבד.