כיצד רשימת האירועים שלך מפסיקה דחיינות

האם אתה דוחה את התחלת תכנון האירוע שלך?

בתכנון האירוע, סחבת היא האויב שלך. כמתכנני אירועים, אנחנו מתחילים את העבודה שלנו כמה חודשים (אפילו שנה!) לפני האירוע בפועל מתרחש. דחיינות במקצוע זה יכול להיות קטלני והוא יכול לעלות לך כסף העסק שלך. למרבה המזל, עם רשימה מקיפה האירוע האירוע בצד שלך, אתה יכול לכבוש סחבת ולהשאיר אותו מתים במסלולים שלה.

-> ->

כולם דחו בזמן זה או אחר. בתכנון האירוע, קל להיות overwhelmed על ידי משימות רבות כי צריך להשלים. זה יכול להוביל לא לוקח שום פעולה בכלל, כפי שאתה לא בטוח היכן להתחיל.

עם זאת, אחד היתרונות הגדולים ביותר בתכנון אירוע מוצלח הוא להתחיל לתכנן מוקדם. "הציפור המוקדמת מקבלת את התולעת", וניבים אחרים מזכירים לנו שהראשון שמגיע למופע הוא זה שמקבל את המושב הטוב ביותר בבית, מתכנן האירועים שמתחיל לתכנן מוקדם יש סיכוי טוב יותר לארח אירוע מוצלח, פחות מלחיץ.

אירוע תכנון עבודה לא יכול לחכות

תכנון אירועים כולל תיאום חלקים נעים ומגוונים רבים וניהול פרטים רבים לאורך שלבי האירוע השונים. של משימות אלה לא ניתן להשלים כמה ימים לפני האירוע שלך.על פי סוג האירוע והיקף, בתכנון אירוע מוצלח, עליך להתחיל מוקדם כדי לספק את התוצאות הטובות ביותר.

תכנון האירוע לוקח זמן

<9 - 3 ->

אם לא תקצו מספיק זמן כדי להתמודד עם משימה, משימה זו לא תבוצע, ובאירוע תכנון, משימה לא גמורה אחת יכולה להגדיר אפקט דומינו ומספר רב של פעולות שלבים בתהליך התכנון שהתבססו על משימה אחת שמתחילה להתמוטט, אם לא תצליח לבחור חדר אלקטרוני להגדיר וישיבה הסדרים עם הלקוח שלך, אז אתה לא יכול לשכור את השולחנות ואת הכיסאות.

אם אתה לא יודע כמה שולחנות וכיסאות תצטרך, ואז מצעים השולחן לא ניתן להזמין. גם לא יכול המרכזי. אתה מקבל את הרעיון. דבר אחד מוביל אחר. אתה עלול להסתכן לא להיות מסוגל להזמין את הפריטים שאתה צריך.

רשימת האירועים לתכנית ההצלה!

קח את האירוע רשימת התכנון הנשק הסודי שלך במאבק נגד סחבת. זה נותן לך נקודת התחלה בתהליך התכנון ולא רק לשמור לך לארגן להזכיר לך פרטים שאולי אחרת יש להתעלם, אבל זה גם ישמור אותך על לוח הזמנים. רשימת אירועים האירוע יעזור לך לנצח סחבת על ידי הנחיית אותך בתהליך תכנון האירוע עם צעדים ברורים שקבעו מועדים.

התחל את רשימת התכנון לאירועים

התחל את רשימת התכנון של האירוע שלך ברגע שהתאריך נקבע לאירוע שלך ויש לך חוזה חתום ביד הלקוח שלך.אל תתחיל כל עבודה עד שיש לך הפקדה ראשונית כי אחרת העבודה שלך ייעשה בחינם.

1. תחילת העבודה

כאשר אתה מתיישב להכין את רשימת התכנון שלך לאירועים, אל תתמקד בתאריכי יעד. זה יכול להאט אותך. לדמיין את האירוע שלך מתחילתו ועד סופו ולחשוב על כל הדברים האלה - גדולים או קטנים - כי אתה צריך לעשות בין עכשיו לבין האירוע עצמו.

מתכנני האירוע יודעים שהאירועים מורכבים מסדרה של אירועים קטנים שמתאימים זה לזה כדי להגיע לאירוע הסופי. התחל לחשוב על כל הדברים האלה המרכיבים את האירוע שלך ואת לרשום אותם כפי שהם מגיעים אל המוח. ארגון פריטים אלה יגיע מאוחר יותר.

2. רַעְיוֹן מַבְרִיק!

צור רשימה על נייר או על המחשב, כל מה שתמצא הכי נוח. תחשוב על תפאורה, הזמנות, חדר להגדיר, בידור, עובדים, מזון ומשקאות, היתרים, פוליסות ביטוח, וכן הלאה. ככל שתעבור זמן רב יותר ותתאר את האירוע שלך, כך יהיה קל יותר להגיע למשימות אישיות. תחשוב על זה בתור מושב מוחות שלך.

3. מה כדאי לכלול ברשימת התכנון של האירועים שלך

פריטים שיש לכלול ברשימת האירועים שלך:

• אישור תאריך ושעה עם הלקוח
• הירשם חוזים עם הלקוח, המקום וספקים
• חדרים מאובטחים < לשכור את הבידור (אורח אורח, להקה, שחקנים וכו ')
• הזמנות דואר
• בחר תפריט
• קבע את הגדרת החדר
• שכירת waitstaff
• אשר את מספר האורחים
• שכירת אירוע נוסף הצוות לפי הצורך
• לך דרך האתר
• אשר את כל הפרטים
• 4. לוח זמנים לתאריכים מוקדמים

ברגע שיש לך את כל המשימות שנרשמו אתה יכול להתחיל לעבוד לאחור מהאירוע כדי לקבוע מתי כל פריט צריך להסתיים. כל דבר שניתן לעשות מראש צריך להיות כתוב על רשימת האירועים שלך לתכנון עם תאריך יעד מוקדם. זה הטבע האנושי לחשוב שיש לנו יותר זמן ממה שאנחנו באמת עושים. אז אל תבזבז את זה.

אם אתה יכול לשכור את הבידור חודשים מראש, לעשות את זה. אם אתה יכול להבטיח את הקייטרינג על פי בחירתך, להמשיך ולקבל חוזה האירוע חתום. האם מחקר על ספקים מקומיים אם אין לך כבר יחסים עם כל. קבל יתרון על כל דבר שיכול להסתיים בשלב מוקדם בתהליך התכנון.

הקפד לכלול מעקב שוטף ברשימה שלך כדי לבדוק אם פריטים מסוימים הושלמו, כגון אישור עם כל ספק כי הם קיבלו את החוזה החתום שלך ואת התאריך הוא על לוח הזמנים שלהם. הוסף פריט כדי לבדוק שוב עם הקייטרינג שלך לגבי תפריט הדגימה שהוצע. אפשר תמיד זמן נוסף עבור כל פריט בלוח הזמנים שלך.

השתמש ברשימת האירועים של האירוע כמדריך שלך

עם רשימת תכנון אירועים מקיפה לצד שלך, תוכל להכות סחבת. הצעד הראשון הוא הכנת הרשימה עצמה. ברגע שזה נעשה, ומשימות מפורטות עם תאריכים עקב, קל לעבור מאחד אל רשימת פריטים הבאה לפי לוח הזמנים. דחיינות מובסת.