פריטים שעליך להיות ברשימת האירועים שלך לתכנון אירועים

כל מתכנן האירוע שווה את מלחם יודע כי רשימת האירועים תכנון הוא אולי הכלי החשוב ביותר בתכנון אירוע מוצלח. זהו אירוע אחד התכנון כלי זה מעמיד אותך בנוח כאשר אתה מתעורר באמצע הלילה בזיעה מבוהלת משוכנע ששכחת פרט חשוב בתכנון האירוע הבא שלך. עם רשימה מקיפה תכנון האירוע על ידי הצד שלך, אתה יכול לגשת לאירוע שלך בביטחון, בידיעה שלא להתעלם כלום.

מה אם אתה מחשיב את עצמך סופר מאורגן ואתה כבר לנצל רשימת תיוג בעת תכנון אירוע, אבל נתקלתי במצבים שבהם הבנת (מאוחר מדי) כי אתה לא נוטים לפרט חשוב. לאן טעתה?

כל אירוע מחייב תכנון רשימת אירועים המתוכנן עם האירוע המסוים הזה בראש ובראשונה לפי מפרט האירוע. אז כל רשימת האירועים תכנון שונה. עם זאת, ישנם חמישה פריטים, כי אתה חייב להיות על האירוע שלך רשימת התכנון, ללא קשר אם אתם מתכננים מסיבת יום הולדת קטנה או פונקציה ארגונית גדולה.

-> ->

הירשם לחוזי אירוע

זה אולי נשמע ברור, אבל הקפד לחתום - ולקבל עותקים חתומים בתמורה - את כל החוזים שאתה צריך עבור האירוע שלך. זה כולל חוזי אירועים עם הלקוח, מקום, ספקים, מלון, בידור וכו 'לחיצת יד המשרד היא דרך טובה לנהל את העסק, אבל לא הדרך להבטיח את העסקת כל הספקים ולא את הדרך להתחייב לעבוד עבור לקוח .

קבל הכל בכתב ולא לעשות שום עבודה או לבזבז אגורה על תכנון האירוע שלך עד כל הניירת נחתם ונמסר. אם אתה מתכנן אירוע שזקוק לחוזה לאירועים עבור שירותי האירועים שלך, לחץ כאן.

אשר את תאריך ושעת האירוע

אתה ברך עמוק בשלבי התכנון עבור אירוע זה.

איך מישהו יכול לקבל את התאריך שגוי? ספקי לעתים קרובות יש עסקים אחרים נכנסים. לקוחות עשויים להסכים תאריך ושעה עבור האירוע ולאחר מכן פשוט לשכוח להודיע ​​לך על שינוי תוכניות. לפני שתתחיל לתכנן את האירוע שלך, בדוק את התאריך ואת זמן ההתחלה והסיום וקבל אותם בכתב כך שכולם נמצאים באותו דף.

לשכור עזרה נוספת

אל תזלזל בערך של קבלת עזרה נוספת ביום האירוע שלך. תמיד יש משהו שצריך לטפל בו ואת רוב מתכנני האירוע כבר עסוקים מדי מפעיל את האירוע להקדיש את תשומת הלב שלהם למצבים שעולים. שכירת עזרה נוספת היא צעד חשוב כי הוא התעלמו לעתים קרובות עד שזה אולי מאוחר מדי לשכור את צוות האירוע הטוב ביותר עבור העבודה בהישג יד. לא להסתפק שאריות כשמדובר עובדים צוות האירוע.שים פריט זה ברשימת האירועים שלך ומצא את הצוות המאומן ביותר עם הניסיון הדרוש לך שמתאים לתקציב האירוע שלך.

לנהל אתר הליכה

שום דבר לא משווה לחזות משהו בראש שלך כמו לחוות את זה ממקור ראשון. ביצוע ההליכה באתר האירוע עם הלקוח והספקים שלך הוא צעד קריטי בתהליך תכנון האירוע.

זה מציג הזדמנות להעלות שאלות, לטפל בבעיות, ולהגיע להסכם על הגדרת החדר, עיצוב, מיקום הרישום, ואת זרימת הכולל של האירוע. פעמים רבות, גם כאשר אנו חושבים שאנחנו מתקשרים בבירור, החזון שלנו לגבי משהו הוא בניגוד מוחלט למה שמישהו אחר חוזה על פי התיאור שלנו. קח הליכה של שטח פיזי במהלך שלבי התכנון ולכן אין הפתעות ביום האירוע.

כולל תזכורות למעקב

בעולם האידיאלי, לספר למישהו פעם אחת יהיה מספיק כדי להבטיח את העבודה נעשה. למרבה הצער, עולם העבודה האמיתי לא עובד ככה או לפחות לא את העסק של תכנון האירוע. עם כל כך הרבה פרטים כדי לנהל שחקנים מרובים המעורבים בשלבים שונים של האירוע, קל עבור משהו ללכת לאיבוד.

לכן, כאשר אתה מפתח את רשימת האירועים שלך לתכנון אירועים כדי לשמור על סדר היום ועל לוח הזמנים שלך, הוסף תזכורות למעקב מסוים. לדוגמה, אם דיברת עם קייטרינג על רעיונות לתפריט, כלול פריט ברשימת האירועים שלך, "מעקב עם הקייטרינג בתפריט המוצע" ו "טעימות בתוספת עם קייטרינג". בתכנון האירוע, אין דבר כזה המאשר משהו פעמים רבות מדי.