איך לכתוב דוא"ל מקצועי - 7 שאלות לשאול את עצמך לפני שאתה מכה שלח

במשך שנים רבות, אנשים כבר לחזות מותו של דוא"ל. אמנם זה נכון שאנחנו משתמשים בצורות אחרות של תקשורת כמו הודעות טקסט ומדיה חברתית כדי "לדבר" עם החברים שלנו או לשלוח הודעות מהירות לעמיתים שלנו, אנחנו עדיין משתמשים בדוא"ל, במיוחד עבור תקשורת בעבודה. זה גם אמצעי הקשר העיקרי בעת הגשת בקשה לעבודה. זה חשוב כמו אי פעם לדעת איך לכתוב דוא"ל מקצועי.

דוא"ל עשוי להיות נקודת ההתחלה הראשונית שלך עם מישהו ובגלל זה, זו ההזדמנות הראשונה שלך לעשות רושם. קח טיפול רב בהלחנת ההודעות שלך. לפני שאתה מכה לשלוח, לענות על השאלות האלה 7.

1. האם הודעת שגיאה שלי חינם?

בדיקת הדוא"ל שלך על טעויות היא הדבר החשוב ביותר שאתה יכול לעשות לפני שאתה שולח אותו. איות שגוי ודקדוק רע יגרום לך להיראות רשלנית. זה הולך נגד הרושם שאתה מנסה לעשות, במיוחד אם אתה פונה לקבלת עבודה.

הגהה עד שתהיה בטוח שתפסת את כל שגיאות האיות והדקדוק, כמו גם שגיאות הקלדה. דקדוק. com כולל כלים בחינם, כולל הרחבה עבור דפדפן Chrome, שיכולים לסייע לך בכך.

2. מה כתובת האימייל שלי אומרת עלי?

כתובת הדואר האלקטרוני שלך בעבודה - אשר דרך אגב, אתה לא צריך להשתמש לחיפוש עבודה, כנראה הוא פשוט מאוד. סביר להניח שזה גרסה כלשהי של השם שלך.

ייתכן שבחרת כתובת עסקית פחות לשימוש בדוא"ל אישי. כתובת כי הוא מרמז, ילדותי, או חמוד הוא בסדר אם אתה רק משתמש בו כדי לשלוח הודעות לחברים ובני משפחה, אבל אם אתה צריך לכתוב דוא"ל מקצועי, להירשם לחשבון חדש, כי מעבירה מקצוענות.

הגדר כתובת דוא"ל המשתמשת בשם האמיתי שלך. נסה את השם הפרטי ואת שם המשפחה; שם פרטי, שם ביניים ושם משפחה; או שילוב כלשהו של אלה. לעולם אל תשלח דוא"ל מקצועי שלך מ chickybabe @ mymail. com.

3. האם כתובת השם וכתובת האימייל בשדה "אל" נכונה?

כאשר אתה מתחיל להקליד שם של נמען בשדה "אל", רוב לקוחות הדוא"ל ימלאו את שאר השם עם אחד מאנשי הקשר שלך. אתה יכול בקלות בסופו של דבר עם השם הלא נכון בתחום זה כדי לוודא לשים לב לכך.

תארו לעצמכם אילו בעיות עשויות להתעורר אם תשלח בטעות דוא"ל אל הנמען הלא נכון. נניח שאתה מחפש עבודה בזמן שאתה עדיין מועסקים. מנהל שכירת מעסיק פוטנציאלי יכול להיות שם שמתחיל באות זהה לזה של הבוס הנוכחי שלך. כמה מביך זה יהיה אם שלחת את הבוס שלך הודעה המיועדת מנהל גיוס? לא רק אתה רוצה לוודא את ההודעה שלך מגיע ליעד המיועד שלה, אבל אתה גם רוצה להיות בטוח שזה לא להגיע לא מכוונת.

4. האם השתמשתי את הכותרת הנכון לכתובת מקבל?

אם אתה כבר על בסיס שם פרטי עם האדם שאתה דוא"ל, זה בסדר כדי לטפל בהם בדרך בהודעה שלך.

עם זאת, אם זו הפעם הראשונה שאתה מתקשר עם מישהו, או שאתה לא בטוח איך הם מעדיפים להתייחס, עדיף להשתמש כותרת רשמית כמו מר, גב ', גברת, או ד"ר ו שם המשפחה של הנמען.

תמיד לטעות בצד של זהירות. זה לא יכול להזיק להיות רשמי. לקבלת רמז על איך מישהו שיש לך כבר מערכת יחסים מבוססת מעדיף לטפל, להסתכל אחורה על הודעות קודמות כדי לראות איך הם חתומים. זה יעזור לך להחליט מה לעשות.

5. האם הטון שלי להעביר את ההודעה שלי טוב?

כמו שאומרים, "זה לא מה שאתה אומר אלא איך אתה אומר את זה." כאשר אתה מדבר עם מישהו פנים אל פנים, אתה יכול להסתמך על אינטונציה, שפת גוף, ואת הבעת פנים כדי לעזור לתת משמעות נוספת המילים שלך.

כאשר אתה מנסה להעביר את אותו המסר בכתב, יש יותר מקום לאי הבנה כי הקורא לא יכול לראות את הפנים שלך, לקרוא את שפת הגוף שלך, או לשמוע את הקול שלך.

ודא שהמסר שלך מנומס וצליל ידידותי, ושהמשמעות שלך ברורה.

6. האם המסר שלי פשוט, אבל לא Cryptic?

שמירה על הודעות קצרות ומתיקות תהפוך אותן לקלות יותר להבנה. יחד עם זאת, אתה לא צריך להשמיט שום דבר חשוב. אתה לא רוצה להכריח את הנמען של הדוא"ל שלך לנחש מה שאתה מנסה לומר. ההודעה שלך צריכה להיות מדויקת ככל האפשר, אך כוללת את כל המידע הדרוש.

7. האם צירפתי קבצים לא רצויים?

אנשים רבים מסרבים לפתוח קבצים מצורפים לדוא"ל שאינם מצפים להם. הם צודקים כדי להימנע מכך. וירוסי מחשב מועברים לעתים קרובות אלה קבצים מצורפים. אם ברצונך לשלוח קובץ למישהו, לדוגמה, את קורות החיים שלך, בקש מהנמען את רשותו תחילה. שלח אותו רק אם הוא אומר שזה בסדר.