תכנון אירועים קהילתיים ופסטיבלי מזון

טעם של שיקגו הוא אחד פסטיבלי המזון הגדולים ביותר בארצות הברית. זה התחיל לראשונה בשנת 1980 כרעיון בין כמה בעלי מסעדות בשיקגו העיר החזיק פסטיבל המזון הראשון שלה כאירוע של יום אחד עם 36 ספקי מזון באותה שנה. כ 275, 000 אנשים הופיעו עבור אירוע חוצות. מאז, הוא גדל לנוכחות של מעל 3. 5 מיליון דולר יותר מ 12 מיליון דולר הכנסות על כמה ימים.

ראש העיר של אירועים מיוחדים בשיקגו ואת אילינוי מסעדה האגודה לעבוד יחד לתכנן ולבצע את פסטיבל האוכל השנתי.

תכנון פסטיבל אוכל קהילתי

אם פסטיבל מזון גדול כמו טעם של שיקגו או גרסה קטנה יותר של אותו, פסטיבלים הקהילה לתכנון היא אחריות משמעותית על מתכנני האירוע המקומי של הממשלה המקומית. טעם של שיקגו משמש מחקר מקרה נהדר עבור כל קהילה שוקלת תוכנית דומה. תחומי התפקוד העיקריים של כל פסטיבל אוכל קהילתי יכלול את הדברים הבאים:

-> ->

• תפעול
• ספקי מזון
• תכנות
• חסות
• שיווק / יחסי ציבור
• חשבונאות / ניהול חוזים

נחפור עמוק יותר לתוך כל אזור, אבל ראשית, בואו לקבל תחושה של ציר הזמן וניהול כללי של אירוע כזה באמצעות תכנון בפועל של טעם של שיקגו.

קהילה מזון פסטיבל תכנון ציר הזמן

עבור כל מי מתקרב סוג זה של אירוע בפעם הראשונה או אלה שוקלים הרחבה לפסטיבל קיים, חשוב להתחיל בתכנון לפחות שנה אחת לפני האירוע שלך.

- <->

לקבלת דוגמה מוחשית, משרד ראש העיר של אירועים מיוחדים עוקב אחר לוח הזמנים המחוספס הבא עבור כל שנה של שיקגו:

• 12 חודשים : זיהוי מיקום, תאריכים, סקיצה של מפת הפסטיבל. יש לשלב סוכנויות עיר רלוונטיות בכל שלב של הדרך
• 9 חודשים : עדכון מפת הפסטיבל ולהתחיל RFPs אזור תפקודית
• 6 חודשים : אישור ספקים, ספונסרים, תכנות, וספקים
• 4 חודשים < : לסיים את הבידור ולאשר מחדש את האזור הפונקציונלי 3 חודשים
• : הפקת חומרי שיווק בפסטיבל שבוע אחד
• : ניהול פעולות טעינה יום אחד
• : ניהול עומס הספק <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< ראש העיר של אירועים מיוחדים הוא אחראי על טעם של שיקגו רשימה ארוכה של אירועים אחרים לאורך Lakefront של שיקגו, פסטיבלים בשכונה, ואזורים אחרים. הטעם הוא ייחודי בשיקגו כי זה אירוע חינם, אבל ההכנסות מן הטעם משלם עבור רוב האירועים האחרים המנוהלים על ידי המשרד. עם ניסיון ניהול פסטיבל מזון שתחילתה בשנת 1980, רוב צוותים פונקציונליים במשרד ראש העיר של אירועים מיוחדים אילינוי מסעדה האגודה הם מנוסים מאוד באזורים שלהם. זה מאפשר למנהל הכללי של טעם של שיקגו להתמקד בתכנון וביצוע המאמצים של כל הצדדים המעורבים לשמור על האירוע על המסלול.
• בנוסף למשרדי המשרד, המנהל הכללי עובד עם לפחות 20 משרדים וסוכנויות עירוניות שונות, כולל (אך לא רק) את הפעולות הבאות: משטרה
• מכבי אש מחלקת בריאות

רחובות ותברואה

פארק מחוז

משרד ניהול החירום תקשורת

תחום פונקציונלי חשוב נוסף של משרד ראש העיר של אירועים מיוחדים הוא ניהול חשבונות / חוזים. בהיותו אירוע ממשלתי, הוא תהליך רכש מובנה מאוד וכל ההסכמים חייבים לעקוב אחר הנחיות העיר.

• עם תכנון אירוע אירוע במקום וניהול אירוע כללי מאובטח, אנחנו יכולים עכשיו להסתכל לתוך כל אחד התחומים העיקריים תפקודית של האירוע.
• לאחר הציג את ההיסטוריה של האירוע של שיקגו האירוע באמצעות תכנון וביצוע שלה כמקרה מבחן, אנחנו מוכנים לחפור עמוק יותר לתוך כל אחד התחומים העיקריים של האירוע.
• תפעול
• אזור הפעילות אחראי על הכנת האתר, הבמה והפקה, תמיכה באירועים, אבטחה ועוד.
• פעולות דורשות פגישות רבות לפני האירוע, וצוות הפעולות קשור באופן הדוק לפריסה של מפת האירוע.
• זה עושה הבדל גדול לערב את כל סוכנויות העיר בשלב מוקדם של התהליך, על פי מנהל התפעול של טעם של שיקגו. צוות התפעול מנהל את התהליכים הבאים:

הטעינה לפני האירוע (הגדרה)

פעולות במהלך האירוע

עומס לאחר האירוע (להיקרע)

תהליכים אלה כוללים סגירת רחובות, בניית אוהלים, מפעילי מלגזות, נגרים, חשמלאים, ציוד תחזוקה וצוות, אבטחה, לוגיסטיקה למשאיות ספקים, קדימוני ניהול ועוד. שקול מה הצוות שלך תטפל בעצמם ומה הם מתכווצים עבור האירוע שלך. אילו סוכנויות אחרות הצוות שלך צריך לעבוד עם? פנה אליהם בהקדם האפשרי.

מסעדות / ספקים

לאור המורכבות והגודל של פסטיבלי מזון כמו טעם של שיקגו, אילינוי מסעדה האגודה לוקח את ההובלה על ניהול ספקי מזון המשתתפים באירוע השנתי. עבור הטעם של שיקגו 2015, האירוע שיתף פעולה עם 60 + ספקי מזון, כולל 19 + מסעדות חדשות המייצגים רבים של שכונות ייחודיות של שיקגו. כמובן, בשיקגו, פריטים מסוימים תמיד יימצאו אצל ספקי מזון שנבחרו לאירוע, כולל פיצה, צלעות, גלידה ועוגת גבינה. פסטיבל האוכל הקהילתי שלך צפוי להיות מזונות מסורתיים שלה גם כן.

זה מקום נחשק להיבחר כספק מסעדה שמשתתף זה פסטיבל מזון מסוים הקריטריונים דורשים מהמשתתפים להיות מסעדות מקומיות המשקפות את שכונות של שיקגו.בנוסף, הם חייבים להיות מסוגלים להתמודד עם נפח יש מעמד נקי לחלוטין עם העיר. מסעדות משתתפות עוברים את הקורסים הבאים ובדיקות:

• השלם את אילינוי מסעדה איגוד קיץ פסטיבל תעודה תעודת סניטציה
• מחלקת הבריאות של שיקגו מבקר בביתנים שלוש פעמים ביום
• ניהול זרימת המלאי בין דוכנים שלהם משאיות קירור < כשמדובר באירוע הקהילה שלך, לחשוב על אילו קריטריונים ייתכן שתידרש של ספקי מזון המשתתפים וכמה אתה רוצה. השנה הראשונה יכולה להיות קשה, אבל עם ההצלחה של כל שנה, סביר להניח כי יש לך יותר ויותר מוכנים המשתתפים.

תכנות

טעם של שיקגו הוא אירוע קהילתי כללי. כלומר, בעוד "מזון" הוא מה שמושך את ההמונים, זה פעילויות אחרות לשמור על אנשים שם. במהלך השנים, צוות התכנות שילב רבים מהרכיבים הבאים בתוכנית הכוללת:

קונצרטים חינם על שלבים מרובים (בדרנים ארציים ומקומיים)

בישול הפגנות ביתן עם השפים הדף מחברים בישול

• משפחה כפר כולל בית ילדים
• אוהל סביבתי לחינוך "ירוק"
• ביתן ספורט עם עצות כושר

ביתן בינלאומי (קניות)

2 מייל הליכה

ספקי מזון

• Budweiser Clydesdales ו Dalmatian שלהם חברים>
• רוכב שעשועים
• תוכנית זיקוקי דינור
• טקס הפתיחה
• שקול אילו תוכניות ופעילויות אחרות ייתכן שתרצה לכלול בפסטיבל האוכל שלך.
• חסות
• טעם של שיקגו כרוך בקטגוריות שונות עבור חסויות, אשר מהווה מקור עיקרי של מימון ותמיכה in-kind. משווקים תאגידי ומתכנני אירוע החברה נוטים להשתתף באירועים קהילתיים כמו טעם לחזק את המותג שלהם ולצבור חשיפה.
• אירוח הוא אלמנט שחלק מהספונסרים כוללים בחבילות שלהם, ומאפשר לספונסרים אלה לקבל גישה נוחה לכמה אזורי ישיבה ואוהלים פרטיים לארח את אירועי הלקוחות שלהם.
• סוגי החסות בטעם כללו:
• תקשורת סלולרית
• רשת חנויות מכולת
• חברות משקה

חנויות ובנקים

חברת תעופה ומלונות

מדיה

יצרניות

ספקי מזון

• מסעדות
• ארגוני כושר ובריאות
• City Park District ותחבורה ציבורית
• שקול מה נותני חסות מקומיים עשויים להיות מעוניינים במימון האירוע הקהילתי שלך, ולחשוב על אילו חבילות ו perks אתה יכול לספק את נותני החסות.
• שיווק / יחסי ציבור
• משווקים שעובדים על טעם של שיקגו נמצאים במצב מעורר קנאה, כי זה סוג של אירוע באופן אוטומטי שואבת תשומת לב התקשורת בשיקגו ובמקומות אחרים. יתרה מזאת, התקשורת נותני חסות גם לסייע לקדם את טעם. זה אומר כי ראש העיר של המשרד לאירועים מיוחדים לא צריך להשקיע יותר מדי על צורות מסורתיות של פרסום להפיץ את המילה ולקדם את האירוע.
• משווקים לקדם את האירוע על ידי כתיבת הודעות לעיתונות ייעודי לכל אזור של האירוע, שמירה על אתר האירוע, ואת הפקת חוברת האירוע. פריטים אלה דורשים עבודה צמודה עם כל שאר תחומי תפקוד לתעד תזמון שינוי תוכן כפי שהם מתרחשים.
• בהתחלה, זה יכול להיות קשה עבור פסטיבלים מזון הקהילה כדי לקבל את סוג החשיפה כי אירועים גדולים ידועים כמו טעם של שיקגו garner. אבל לשקול את מה כלי התקשורת ייתכן שתוכל להגיע אל עיתונות חופשית להתחיל לתכנן עבור אותם חומרי שיווק צוות השיווק שלך יטפל כמו אתר, פליירים, וחוברות.