כיצד לארגן את מערכת התיעוד שלך

לוקח את הזמן כדי לארגן את מערכת הגיבוי שלך הוא קריטי. בעוד שכולם היו שמחים להיות במשרד ללא נייר, המציאות היא כי עסקים קטנים רבים עדיין יש צורך לאחסן מסמכים נייר כגון חשבוניות, קבלות, וכו 'ולהיות מסוגלים בקלות לאחזר אותם בעת הצורך.

הגשת קבלות כראוי הוא חשוב במיוחד; לא קיים או מערכת תיוק מבולגן יכול להוסיף ימים של מאמץ נוסף בזמן מס הכנסה כפי שאתה לא רוצה לפספס את ניכויי המס עקב קבלות חסר.

ואם העסק שלך כפוף אי פעם ביקורת ואתה לא מסוגל לייצר את המסמכים הדרושים לתמיכה בהוצאות שלך הטענות שלך יהיה קרוב לוודאי להיות דחה להחזיר את המס שלך הערכה מחדש.

בתור בעל עסק קטן, אתה צריך להיות מסוגל לפעול ליד שולחן העבודה שלך במהירות ובקלות. למרות הגדרת מערכת הגשת קבצים נשמע קשה, היא משימה קלה יחסית, כי יכול להיות קל יותר על ידי כמה טיפים הגשת וטריקים.

-> ->

כיצד לארגן את מערכת ההקלטה שלך

(1) לשבת ליד השולחן שלך במשך כמה דקות להבין איפה אתה באופן אינסטינקטיבי לחפש דברים.

יש לי מגירה מימין לתחנת העבודה שלי. כשהקמתי לראשונה את מערכת התיקים שלי, לא היה לי שום דבר. כשהייתי מחפש עטים, מהדקים או מהדק, זה היה המקום הראשון שאראה, למרות שידעתי שהוא ריק. אז באופן טבעי שמתי את עטים, מהדקים מהדק במגירה. בשבילי, זה היה הבית הטבעי עבור הפריטים האלה.

כל אחד יהיה גישה זו אחרת מה עובד עבור אדם אחד לא יכול לעבוד עבור אחר. קח כמה דקות לשבת בסביבת העבודה העיקרית שלך ולהגיע ציוד, ציוד וקבצים. זה יעזור לך להקים את המקום האידיאלי עבור הגשת פריטים אלה עבורך באופן אישי.

(2) עכשיו אתה יודע איפה אתה באופן טבעי לחפש מידע, עליך לקבוע אם אלפביתי, מספרי או נושא הגשת המערכת יעבוד הכי טוב בשבילך.

כיצד תוכלו לארגן את הניירת שלך לקטגוריות תיוק (i הוצאות, כספים, שיווק)?

איך אתה מוצא את העסק ניירת הקשורים ניירת כגון הצהרות הבנק, חשבונות השירות, קבלות חשבון המשרד, יומני קילומטראז הרכב, וכו '? מה לגבי מידע על לקוחות - האם אתה מחפש דברים לפי שם הלקוח? לפי מספר סימוכין? זהו צעד קריטי, כפי שהוא יקבע כיצד תוכל לפרוס את מערכת תיוק. לאחר שקבעת אילו קטגוריות תשתמש, להחליט אם אתה צריך ללכת עוד יותר וליצור קטגוריות משנה. האם זה לפני אתה קונה משהו עבור מערכת תיוק שלך.

(3) הבא, לקבוע בערך את צורכי האחסון.

האם יש לך מספר רב של קבצים שאליהם אתה ניגש על בסיס יומי?האם אתה רק לגשת לקבצים שלך לשבוע? התשובות יקבעו אם אתה צריך מחזיק שולחן שולחן העבודה, ארון מגירה שתי מגירות קרוב לשולחן העבודה שלך או ארון מגירה ארבע לרוחב תיוק על פני החדר.

בחר בקפידה. לאפשר צמיחה כאשר מסתכלים ארונות תיוק - לקנות משהו כדי להכיל את הקבצים פעמיים אתה חושב שיהיה לך עכשיו. זה יגביל את מספר הפעמים תצטרך לפנות לארגן מחדש את מערכת תיוק.

(4) להשקיע במערכת תיוג טובה עבור בהירות וגישה קלה.

היכולת לקרוא את תוויות הקבצים נשמע ברור, אבל בהירות תיוג תחסוך לך זמן תיוק יותר ממה שאתה יכול לדמיין.

רוב החברות המייצרות תוויות מספקות תבניות המשתלבות עם התוכנה הנפוצה ביותר לעיבוד תמלילים. ייתכן שתרצה לשקול את אחת התוויות קטנות ביצוע מערכות כי עכשיו יכול גם להדפיס תוויות דיוור בודדים. פריטים שמבצעים תפקיד כפול הם בדרך כלל השקעה נבונה.

(5) עכשיו אתה מוכן לרכוש תיקיות קבצים.

ההשקעה הטובה ביותר היא לרכוש תיקיות צבעוניות תלויות (ודא את הכרטיסיות תווית פלסטיק כלולים) ו תיקיות קובץ פשוט manila. תיקיות צבעוניות תלויות הן הטובות ביותר משתי סיבות:

1. הן זמינות בקלות
2. הן מקלות על זיהוי קטגוריות

לדוגמה, אם תשים את כל הקבצים של הלקוח בתיקיות תלויות צהובות, מידע פיננסי בתיקיות כחולות וכל דבר הקשור לשיווק תיקיות אדומות, אתה יכול בקלות לראות בערך איפה אתה צריך להיות מחפש קובץ מסוים.

פשוט הוא הטוב ביותר

העיקרון נשיקה חל על הגדרת מערכת תיוק קל לשימוש וקל לגדול עם. לשמור על זה פשוט מותק! קטגוריות נושא רחבות יאפשרו לך להוסיף בקלות קבצים חדשים ככל שתגדל, ותבטל את הצורך לשדרג או לארגן מחדש את מערכת הגיבוי שלך באופן קבוע.

שמירה על זה פשוט גם להקל על שילוב נייר שלך קבצים דיגיטליים כחלק של מערכת ניהול המסמכים הכוללת שלך.

עבור Paperless איפה אפשר

אם אתה מנסה לירוק את העסק שלך ולעשות את המעבר ל "Paperless Office" אתה יכול לסרוק קבלות חשבון ולאחסן אותם עם מידע חשבונאי דיגיטלי אחרים שלך. חלק חדש יותר מבוססי ענן מבוססי תוכנה יישומי חשבונאות להקל על כך שיש יישומים ניידים המאפשרים לך לקחת טלפון סלולרי הצמדה של קבלת חשבון ולהקליט אותו על לטוס (ראה את הטוב ביותר חשבונאות תוכנה עבור עסקים קטנים קנדי).

זכור כי עותקי נייר או תמונות דיגיטליות של קבלות על חשבון הם בדרך כלל מקובל על סוכנות ההכנסות של קנדה (CRA) בתנאי שהם קריאים בבירור. אם לא, CRA עשוי לדרוש לראות את המסמכים המקוריים נייר במהלך ביקורת או בקשה שגרתית עבור תיעוד, ולכן המקור צריך תמיד להישמר בזמן שנקבע. (ראה כמה זמן יש לי לשמור את רשומות העסק שלי? לפרטים נוספים.)