בקלות ניהול הוצאות עסקיות רשומות

אם לקחו את הזמן כדי ליצור רשימה של כל המשימות שאתה צריך לעשות כדי לנהל את העסק שלך ולאחר מכן הורה להם במונחים של כמה אתה אוהב לעשות אותם, שם היה ניהול חשבון ניהול לבוא in מאתיים ושבעים? או אפילו נמוך יותר?

אבל בעוד שרובנו בהחלט לשקול את העסק הרשומה וניהול להיות עבודה גסה נוטים לתת לו עדיפות נמוכה, ניהול טוב הרשומה לא רק עושה את חיי העבודה שלנו קל יותר, אבל יכול לתת לנו הקלה מתח אמיתי בזמן המס.

הנה מה שאתה יכול לעשות כדי להקל על ניהול הרשומות:

1. שמור על ההוצאות העסקיות וההוצאות האישיות שלך בנפרד.

נשמע קל, לא? אבל זה החלק של ניהול הרשומות כי הנסיעות רוב האנשים. אם אתה לוקח לקוח פוטנציאלי לסיבוב של גולף, למשל, זה חשבון אישי או הוצאה עסקית? (התשובה היא אישית, כי דמי ירוק הם לא הוצאה עסקית deductible.) כלי רכב שבהם אתה משתמש הן מסיבות אישיות ועסקיות הן בעיה רב שנתית נוספת. אתה צריך לדעת מה נחשב כמו הוצאות עסקיות לגיטימיות ומה לא, ולהיות בטוח כי רשומות העסק שלך משקפים את זה במדויק (ראה מה הוצאות עסקיות אני יכול לטעון).

2. קבל תיעוד מספיק עבור כל ההוצאות העסקיות.

אנשי עסקים רבים עושים את הטעות לחשוב כי "רשימות" טובים מספיק לצורך ניהול הרשומה. לדוגמה, יש להם רשימה של רכישות על כרטיס האשראי שלהם הצהרות וחושבים שזה מספיק טוב במונחים של תביעה אלה רכישות כמו הוצאות עסקיות.

למרבה הצער, CRA (קנדה הכנסה הסוכנות) הוא תובעני יותר. הם אינם מקבלים הצהרות של כרטיס אשראי או צ'קים שבוטלו כתיעוד מספיק להוצאות כאשר חשבונית או קבלה בדרך כלל יונפקו. ראה האם ניתן לדרוש הוצאות עסקיות ללא תקבולים. מס הכנסה הוא סלחני יותר בהיעדר קבלה בדרך כלל לקבל הצהרות כרטיס האשראי ובדיקות בוטל כהוכחה של תביעות הוצאות.

במונחים של שמירה רשומות, יש שתי נקודות לזכור:

א) תמיד לקבל קבלה . קבל את הרגל לבקש קבלה בכל פעם שאתה מבצע רכישה - לא משנה כמה קטן. הוצאות קטנות להוסיף גם, ואתה צריך את התיעוד עבור רשומות העסק שלך.

b) תווית קבלות שלך, במידת הצורך . ישנם עדיין עסקים סביב יד כי קבלות כי אין להם שום דבר על אותם למעט תאריך הפריט נרכש וכמה זה עולה - וזה לא מועיל מאוד כאשר אתה בוהה בקבלה מנסה להבין מה הפריט המדובר היה ואיזו קטגוריית הוצאה עסקית היא משתלבת בו.

כאשר אתה מקבל קבלה, להסתכל על זה ולכתוב את המידע חסר / רלוונטי על זה, כגון מה הוא מקבל עבור וקטגוריה חשבון.ראה 4 טיפים לטיפול בקבלות על איך לעשות לשמור על הקבלות שלך ישר יותר.

3. קבל חשבון בנק נפרד עבור העסק שלך - והשתמש בו.

בעוד עמלות עבור חשבונות הבנק העסקי הם גבוהים לשמצה לעומת חשבונות אישיים, חשבון הבנק העסקי הוא הכרחי לחלוטין לניהול רשומות עסקיות טובות. חשבון בנק עסקי מסייע לך לשמור על ההוצאות העסקיות וההוצאות האישיות שלך נפרדות. תוכלו להפקיד את כל ההכנסות העסקיות שלך לחשבון העסקי, ולסגת כל הוצאות הקשורות העסק או תשלומים מחשבון העסקי בלבד.

איזה סוג של חשבון הבנק העסקי אתה צריך לקבל? חשבון chequing - רצוי אחד המספק דוחות חודשיים ומחזיר לך את הבדיקות בוטלו לך.

בדיקות עסקיות מסייעות להפוך את ניהול הרשומות שלך לקל, שכן ניתן להשתמש בקו המזכר שבחזית כל המחאה כדי לתעד את המטרה העסקית של החשבון.

4. יש להשתמש בכרטיס אשראי נפרד עבור הוצאות עסקיות.

באמצעות כרטיסי האשראי האישי שלך למטרות עסקיות יהיה במהירות ירידה לך לתוך הביצה וניהול הרשומה. כרטיס אשראי עסקי מאוד מפשט את העסק שלך הרשומה וניהול על ידי עוזר לשמור על ההוצאות האישיות שלך ואת העסק בנפרד. (זה גם עוזר להפוך את העסק שלך נראה מקצועי יותר.)

5. שמור יומן קילומטראז של נסיעות העסק שלך.

אם אתה משתמש בכל כלי הרכב שלך למטרות עסקיות, יומן קילומטראז יהיה סיוע גדול בניהול רשומות.

שים לב קילומטראז '(או קילומטר) קריאה על מד מרחק בתחילת השנה ולאחר מכן להזין את המילים לפי תאריך בכל פעם שאתה משתמש ברכב למטרה עסקית. שמירה על קילומטראז יומן שלך כפפות התיבה של הרכב שלך תעשה את זה קל. אם יש לך יותר מרכב אחד שבו אתה משתמש למטרות עסקיות, שמור יומן קילומטראז בכל. ראה גם: הוצאות רכב מנועי (מס הכנסה בקנדה).

6. שמור את כל רשומות העסק שלך עבור שנת המס בפרט יחד במקום אחד.

לאחר רשומות העסק שלך מפוזרים בכל רחבי המקום הוא בזמן אמת, כשמדובר חשבונאות או הכנת המסים שלך, וארגון העסק שלך הרשומה מערכת ניהול לפי שנת הכספים יעשה את זה הרבה יותר קל למצוא את רשומות העסק שאתה צריך כאשר אתה זקוק להם.

זקוק לעזרה בהגדרת מערכת תיוק? ראה מאסטרינג מערכת תיוק שלך עצות.

7. שמור את רשומות העסק שלך למשך הזמן הנכון.

מסיבה כלשהי, נראה שיש הרבה בלבול לגבי כמה זמן אתה צריך לשמור על רשומות העסק שלך. למטרות מס, "אם אתה מגיש את ההחזר במועד, שמור את הרשומות שלך עבור מינימום של שש שנים לאחר תום שנת המיסוי שאליה הם מתייחסים" (CRA). תקופה זו של שש שנים מתחילה מהפעם האחרונה שבה השתמשת ברשומות העסקיות, לא מהזמן שבו התרחשה העסקה. לקבלת מידע נוסף על שמירת רשומות עסקיות עבור CRA לראות כמה זמן יש לי לשמור על רשומות עסקים שלי.

עבור החזרות מס בארה"ב, "שמור רשומות עבור 3 שנים מהמועד שבו הגשת את ההחזר המקורי או 2 שנים מהמועד שבו שילמת את המס, לפי המאוחר, אם אתה מגיש תביעה בגין זיכוי או החזר כספי לאחר שתגיש את ההחזר שלך.שמור את הרשומות עבור 7 שנים אם אתה מגיש תביעה בגין הפסד מניירות ערך חסרי ערך או ניכוי חוב רע ".

8. תוכנת הנהלת חשבונות מקלה על

עם קלות השימוש, נגישות של מכשירים ניידים, ועלות נמוכה, כיום מבוססי ענן מבוססי עסקים קטנים חבילות תוכנה יכול מאוד לפשט את ניהול הרשומות (ראה 6 יתרונות השימוש בתוכנה חשבונאות עסקים קטנים). עבור כ 10 $ לחודש ספקי תוכנה כגון FreshBooks ו Zoho להציע בסיסי Starter חבילות המתאימות לפרילנסרים והבעלות הבלעדית, כולל חשבוניות, מעקב אחר הוצאות ודיווח פשוט.חשוב על היתרונות של היכולת, לדוגמה, לשלוח חשבונית ישירות מהטלפון החכם שלך, לצלם תמונה של קבלה לארוחת צהריים עם לקוח ולהקליט זה כמו חשבון, או לעקוב אחר זמן לחיוב עם טיימר מובנה.

אלה שמונה דברים שאתה יכול לעשות כדי להקל על ניהול הרשומות שלך הם לא קשה.כמו הרבה עסקים ניהול הקשורים להפעלת עסקים, הם פשוט דורשים הקמת הרגלים טובים התמדה. אבל אם אתה מיישם את הכללים האלה עכשיו ופעל דרך, תראה הבדל עצום הבא זמן המס ואת החשבונאות שלך יהיה קל יותר כל השנה.

ראה גם:

7 דרכים לשלוט כאוס בעסקים קטנים שלך

לא רק לעקוב אחר הזמן שלך; תנהל את זה!