כללי התנהגות של ברכת דואר קולי מקצועית

אם החברה שלך משתמשת בתיבות דואר קולי מחלקיות עבור שיחות נכנסות, אתה רוצה להקליט ברכה קולית מקצועי קול הודעה. סוג זה של ברכה קולית שונה במקצת מהודעת הדואר הקולי האישית הקשורה לתיבת הדואר הקולי של הפרט. לדוגמה, אם מערכת הטלפון שלך מאפשרת לקבוצה של תוספי טלפון להיות "משולבים" יחד כדי לשרת את כל השיחות החשבונאית הכללית, ולאחר מכן כל ההרחבות ממחלקת הנהלת חשבונות ניתן לאסוף תחת הרחבה כללית של מחלקת החשבונאות.

-> ->

כאשר הדיילת האוטומטית מעבירה שיחה לאותה הרחבה, התוסף הזמין הבא יקבל את השיחה. אם כל הרחבות מחלקת החשבונות עסוקות או לא זמינות, השיחה תועבר לתיבת הדואר הקולי של המחלקה.

דואר קולי אפשרויות ברכה

בהתאם למערכת הטלפון שיש לך בחברה שלך, עשויות להיות אפשרויות שונות עבור סוג של ברכות דואר קולי אתה רשאי להלחין. אלה כוללים:

-> ->

• כללי הודעה קולית
  ברכה קולית כללית משמש ברירת המחדל קולית ברכה אם לא סוג ברכה אחר מוגדר.
• דואר קולי פנימי
  זה משמש לברך אנשים שקוראים למחלקה שלך מתוך החברה שלך (למשל מ הרחבה אחרת). בדרך כלל, זה חל רק על חברות גדולות מאוד.
• ברכה קולית חיצונית
  ברכה זו תשמע עבור אנשים המתקשרים מחוץ לחברה שלך. הדיילת האוטומטית של מערכת הטלפונים שלך עשויה לשחק ברכה כללית של החברה, כי כל המתקשרים החיצוניים ישמעו. אם שם החברה שלך מוזכר ברכה זו, אתה לא צריך להגיד את זה שוב ב ברכה מחלקתי שלך.

• ברכה קולית זמנית או "מחוץ למשרד" הודעה קולית
  הודעת הדואר הקולי הזמנית או מחוץ לדואר נקבעת כאשר המחלקה כולה לא תהיה זמינה למשך פרק זמן מסוים. לדוגמה, המחלקה מאוישת רק בין השעות 8: 00 ו - 05: 00 או יש פגישה מחלקת חובה כי מסיר את כל האנשים לענות לטלפון. רוב מערכות תא קולי יאפשר לך לקבוע תאריך תפוגה וזמן אז אתה לא צריך לזכור לכבות את זה כאשר המחלקה שלך חוזר לפעולות רגילות.
• בטלפון (עסוק) ברכה קולית
  ברכה זו משמשת כדי ליידע את המתקשרים כי המחלקה זמינה אבל אף אחד לא יכול לקחת את השיחה שלהם מיד כי כל הרחבות בבריכה המחלקה עסוקים עם המתקשרים האחרים.

אלמנטים של הודעה קולית ברכה טובה

• שם המחלקה
• הצהרה שאתה לא יכול לקחת את השיחה שלהם עכשיו
• הזמנה להשאיר הודעה
• כאשר הם יכולים לצפות לשיחת החזרה
• אפשרויות נוספות (e."לחץ על מקש החץ כדי לחזור ל …"
• כתובת אתר אינטרנט אם היא יכולה לספק מידע משמעותי
• לא יותר מ 20 - 25 שניות (כלל-אצבע)
• אל תתחיל עם " השיחה שלך חשובה לנו מאוד … "ברכה. ביטוי זה הוא overused ובדרך כלל הוא "לכבות" למתקשרים.
• הימנע ממסר יותר מדי מידע ועושה ברכה ארוכה מדי.

דוגמא טובה לדואר הקולי ברכות

-> -

• הגעת למחלקת הנהלת חשבונות. כל הנציגים שלנו עסוקים בטיפול במתקשרים אחרים. במקום לבזבז זמן יקר שלך בהמתנה, אנחנו רוצים להחזיר את השיחה בתוך שתי שעות עסקים. אם ברצונך לחזור לתפריט הקודם, לחץ על כוכב עכשיו. אחרת, להשאיר לנו הודעה מפורטת עם השם שלך ואת המספר. לאחר הקלטת ההודעה, תוכל ללחוץ על מקש הפאונד לקבלת אפשרויות נוספות. תודה שהתקשרת.

הגעתם למחלקת המכירות ב- Operations Tech, Inc. כל נציגי המכירות שלנו עסוקים בשירות לקוחות אחרים, אך ברצוננו להחזיר את השיחה בהקדם האפשרי. לקבלת מידע על מחירים שוטפים או כדי לבדוק את הסטטוס של ההזמנה, בקר אותנו באינטרנט. אחרת, השאר לנו הודעה עם השם והמספר שלך לאחר הצליל. אם ברצונך לחזור לתפריט הקודם, לחץ על מקש הכוכב כעת.

• הגעת למחלקת הנהלת חשבונות ב- Operations Tech, Inc. המחלקה סגורה. שעות הפעילות הרגילות שלנו הן 8: 00 בבוקר עד 5: 00 בימי שני עד יום שישי. אנחנו סגורים בימי שבת וראשון. באפשרותך ללחוץ על מקש הכוכב בכל עת כדי לחזור לתפריט הקודם. אחרת, נא להשאיר לנו הודעה עם השם שלך ואת המספר ואנו נחזיר את השיחה שלך כאשר המשרד נפתח מחדש. אתה יכול לנתק לאחר שעזב את ההודעה שלך או לחץ על מקש פאונד עבור אפשרויות נוספות. תודה שהתקשרת.
• -> ->

הודעות דואר קולי גרועות

הגעת למחלקת המכירות. השאירו לנו הודעה.

• שלום. הגעת למחלקת הנהלת חשבונות ב- XYZ. com. כל רואי החשבון נמצאים כעת בפגישת מחלקה חובה ואף אחד לא זמין לקחת את השיחה שלך. השיחה שלך חשובה לנו מאוד ואנחנו רוצים להחזיר את השיחה שלך ברגע שנחזור. עם זאת, זה סוף השנה ואת צבר ההזמנות שלנו הוא ארוך מאוד. אם אתה מתקשר לגבי ביצוע תשלום על חשבון איחור, הקפד לספר לנו בהודעה שלך כדי שנוכל להתקשר אליך מיד. אחרת, אנא המתן לצליל והשאיר לנו הודעה סודית מפורטת.
• המחלקה סגורה. נא להשאיר הודעה לאחר הצליל.