כללי התנהגות דואר אלקטרוני - כללים למכתבים עסקיים

אנשים רבים ששולחים התכתבות עסקית בדוא"ל לא מבינים שיש הבדל גדול בין השימוש בו למטרה זו ולתקשורת עם חברים ובני משפחה. כאשר אתה שולח הודעה לחבר או קרוב משפחה, אתה יכול להיות די מזדמנים. אתה יכול להשתמש סלנג אם אתה רוצה או אולי אפילו לתבל את זה עם שפה בלתי הולמת אם אתה יודע את הנמען לא תהיה בעיה עם זה. במילים אחרות, אתה יכול לכתוב כאילו אתה מדבר עם אותו אדם.

התכתבות עסקית שונה למדי. כללי נימוס טובים, נימוסים עסקיים בפועל בכלל, מכתיב לך להתנהג עם מקצוענות. כאשר אתה רגיל מדי, להשתמש בסלנג או בשפה לא הולמת, או לשלוח הודעות מלאות שגיאה, זה משאיר רושם רע על הנמענים של ההודעה שלך. הנה כמה כללים בסיסיים של כללי נימוס.

-> ->

המוח שלך נימוסים

אפילו בעולם שבו אנחנו תמיד נראה ממהר לעשות דברים מהר ככל האפשר, כך שנוכל להמשיך למשימה הבאה, נימוסים טובים לא נעלמו מן הסגנון. אתה לא נשמע מיושן אם אתה תמיד להשתמש במילים "בבקשה" ו "תודה". הנמען שלך יעריך את הנימוס שלך.

דרך אחרת להראות נימוסים טובים היא להתייחס לאנשים שאתה לא מכיר, או רק יש להם יחסים רשמיים עם, על ידי הכותרת שלהם ואת שם המשפחה, למשל, מר וייט או גב 'גריי. אם הנמען של הדוא"ל שלך מעדיף לקרוא בשמו הפרטי, הוא או היא כנראה יתקנו אותך.

בעת מענה לדוא"ל ושולח ההודעה המקורית השתמש רק בשם הפרטי שלו, אז אתה יכול להניח בבטחה זה בסדר להשתמש בשם הפרטי של אותו אדם גם כן.

צפה בצליל שלך

צליל הוא רמקול, או במקרה של דוא"ל, סופר, דרך להביע את גישתו. זה דבר קשה להעביר בכתב, אבל אתה יכול בדרך כלל להשיג את הטון הנכון על ידי קריאת ההודעה שלך כמה פעמים לפני שאתה מכה לשלוח.

ודא שאתה נתקל כמו מכובד, ידידותי ו נגיש. אתה לא רוצה להישמע קצר או תובעני.

אם אתה כותב למישהו שאיתו התקשרת קודם, התחל עם משהו ידידותי כמו "אני מקווה שאתה בריא". כותבי אימייל משתמשים לעתים קרובות בסמלי הבעה או אמוג'י כדי להעביר תחושה מסוימת: מאושרים, עצובים, מבולבלים או נרגשים. השתמש כאן בשיקול דעת. אם אתה כותב למישהו לעתים קרובות ויש לי מערכת יחסים פחות פורמלית איתו, ואז פרצופונים ואמוג'י יכולים להיות בסדר. עבור הדוא"ל הרשמי, עם זאת, למשל, כאשר אתה כותב למעסיק פוטנציאלי, מקל על מילים בלבד.

זה תמיד נחשב כללי נימוס עני להשתמש בכל אותיות גדולות. נראה שאתה צועק. אל תשתמש בכל אותיות האותיות הנכונות.יש אנשים שאומרים שזה יגרום לזה להיראות כאילו אתה ממלמל.

להיות תמציתית

הזמן של כולם הוא בעל ערך, ואתה צריך לכבד את זה. ייתכן שלנמען שלך יש רק רגע לקרוא את הדוא"ל ולהגיב לו. בעת כתיבת ההודעה שלך, להיות קצר ככל האפשר תוך הקפדה לכלול את כל המידע הרלוונטי. לספק פרטים רבים כמו הקורא שלך צריך להבין מה אתה מנסה להעביר.

הימנע משימוש בקיצורים בטקסטים

כחברה שמבלה זמן רב בטלפונים שלנו, אנו מתרגלים להשתמש בקיצורים לכל מילה שתיים או יותר אותיות ארוכות.

אנו משתמשים U במקום לך, UR במקום שלך, 2 במקום או יותר מדי, plz במקום בבקשה, thx במקום תודה. זה בסדר אם הנמען שלך הוא חבר. דוא"ל עסקי צריך להיות רשמי יותר. כמובן, קיצורים נפוצים כגון מר וגברת, לידיעתך (למידע שלך), inc. , וכו 'הם בסדר.

השתמש בכתובת דוא"ל מקצועית

השתמש תמיד בכתובת האימייל שהמעסיק שלך הקצה לך עבור התכתבות הקשורה לעבודה, אך הימנע משימוש בה עבור כל דבר אחר. לדוגמה, אם אתה מחפש עבודה, השתמש בחשבון דוא"ל אישי, אך ודא שהכתובת שלך נראית מקצועית. שקול מה זה אומר עליך. האם אתה sexymom @ ISP. com או hotdad @ ISP. com? אולי. אבל אתה רוצה מעסיק פוטנציאלי לחשוב כך? שקול לקבל כתובת המשתמשת בשם הראשוני ובשם המשפחה או בשמך המלא.

אם אתה כל כך מחובר לכתובת שלך, כי אתה לא רוצה לשנות את זה, שקול להוסיף אחד השני לשימוש מקצועי בלבד. אם ספק שירותי האינטרנט שלך (Internet Service Provider) מספק כתובת אחת בלבד, בדוק אם אתה מקבל חשבון בחינם.

זכור כי ספירת איות ודקדוק

תמיד הגהה את הדוא"ל שלך בזהירות. אתה רוצה להיות קשוב לתקן איות דקדוק תקין. השתמש בודק איות אוטומטי אם אתה רוצה, אבל להיזהר להסתמך על זה יותר מדי. אם אתה משתמש איות שגוי עבור שימוש מסוים של מילה, למשל, שני לעומת אל מול מדי, זה לא יהיה לאסוף את הטעות שלך. אל תנסה לנחש את האיות של מילה. אתה צריך לחפש את זה במילון מקוון חינם.

דקדוק טוב הוא חיוני. אתה יכול להשתמש התכווצויות כאשר אתה רוצה להעביר צליל שיחה יותר. לעולם אל תשתמש בסלנג או בשום שפה פוגעת.