מדריך רישום אירוע: פתרונות להצלחה

ההתקדמות הטכנולוגית היתה השפעה משמעותית על תכנון האירוע רישום האירוע בפרט. הם נעלמו מזמן הם ימים של הזמנות נייר שמגיעים במעטפה עם חותמת. רישום מקוון נפוץ יותר ויותר עבור כל סוג של אירוע, מן סמינרים עסקיים כנסים שנתיים למסיבות יום ההולדת ציון וחג פונקציות החברה. בעוד תהליך מקוון זה נראה פשוט, זה עדיין דורש עבודה.

למרבה המזל עבור מתכנני האירוע, ישנם כלים רבים זמינים כדי לסייע עם רישום האירוע. האפשרויות כוללות פלטפורמות פשוטות להתמודד עם היסודות של רישום האירוע ואלה מתקדמים יותר, מציע יישומים רב תפקודי. כמה תוכניות רישום האירוע לעבד תשלומים האירוע. חלקם גם מספקים החזרים אוטומטיים אם הרישום בוטל. חבילות אחרות ליצור תגי שם הנרשם. כלי רישום אירועים יכולים גם לאפשר אינטגרציה עם כנס או אתר החברה וכן להתחבר לפלטפורמות החברתיות שלהם.

-> ->

למרבה הצער, עם כל כך הרבה אפשרויות, תהליך בחירת כלי רישום האירועים עבור העסק שלך יכול להיות מכריע, בלשון המעטה. הנה פשוט לעקוב אחר המדריך כדי לבחור את האירוע רישום הכלים הטובים ביותר לשרת את האירוע תכנון העסק.

בחירת תוכנת רישום אירועים: היכן להתחיל?

בעת בחירת כלי רישום האירועים, מומלץ להתחיל בקביעת הצרכים והרצונות שלך.

חשוב באמצעות סדר העדיפויות שלך רישום עסקי האירוע שלך. שאל את עצמך את השאלות הבאות:

• האם הצרכים שלך פשוט דורשים רק עיבוד של רישומים ותשלומים?
• האם אתה מציע מספר מפגשים בתוך האירוע המרכזי שדורשים רישומים נוספים?
• האם אתה צריך לנהל הזמנות של בתי מלון או סידורי נסיעות?
• האם אתה תומך באתר הכנס?
• האם תספק תגי שם, תיאום הדרישות האודיו-ויזואליות או אירוח פגישות מיוחדות להפסקה?
• האם אתה מנהל יותר מאירוע אחד בו זמנית?
• האם האירוע שלך הוא אירוע שנתי או אירוע חד פעמי?

התשובות לשאלות אלו יעזרו לכם למצוא את תוכנת רישום האירועים המתאימה ביותר לצרכיכם.

רישום אירועים כלים

עם כל כך הרבה אפשרויות ברישום אירוע התוכנה, קל להיתפס תכונות בולט ואת הכלים העדכניים ביותר ללא קשר אם הם עובדים עבור האירוע שלך או אם הם אפילו להיות מנוצל בכלל. אל תהיה פיתה על ידי האחרונה ביותר. במקום זאת, ליצור רשימה של תכונות אלה אתה כרגע להעסיק את תהליך ההרשמה לאירוע ולהוסיף אלה שאתה רוצה לכלול כדי לייעל את התהליך. חלק מהתכונות הזמינות כוללות את הפעולות הבאות:

• הרשמה מקוונת לאירוע
• רישום אירוע באתר
• הרשמה לקבוצה הרשמה
• רישום עצמי של משתתף
• עיבוד תשלום אירוע
• ניהול דוחות ודוחות > יצירת מושגים ועזרה
• רישום לפגישות אישיות
• טפסים פיתוח
• ניהול חדרי מלון
• ניהול שיווק
• מדיה חברתית
• סקרים ואירועים משוב
• לא כל כלי רישום האירועים יקר

כלי רישום רבים האירוע מציעים פונקציות סטנדרטיות במחיר סביר, אשר מתאימים היטב בעת ניהול אירועים פשוטים.

תוכניות אלה כוללות טופסי הרשמה בסיסיים שניתן לקשר לאתר האינטרנט שלך. הם יכולים לאסוף מידע רישום, כולל פרטי כרטיס האשראי, כדי לרשום ולעבד את תשלומי כרטיס האשראי. בנוסף, ניתן לרשום או לרשום רשימות רישום של משתתפים. בהתאם לסוג האירועים שאתה מתכנן את תדירות האירועים, אלה כלים פשוטים יכול להיות בכושר טוב על ידי מתן בדיוק מה שאתה צריך בלי להיות שקוע למטה עם כל מיני תכונות נוספות שאינן שימוש לך.

Multi-Faceted Event Registration כלים מציעים יכולות נוספות

אם עבודת תכנון האירוע שלך יש לך תכנון כנסים גדולים, אז כלי רישום אירועים המציעים פונקציונליות נוספת מעבר ליסודות עשוי להיות בדיוק מה שאתה צריך. הפתרונות כוללים את אלה המעבדים רישום אירועים ומשלבים תכונה זו עם היכולת לעקוב ולדווח על פרטים שונים של אירוע גדול ומורכב יותר.

אם משתתפי האירוע יירשמו לכנס ולאחר מכן יירשמו לסדנאות ספציפיות בפגישה מסוימת, יש כלים שיאפשרו את הפונקציה.

תוכנה מסוימת תאפשר עיבוד של מספר משתתפים מארגון אחד עם מקור תשלום אחד, כמו גם להציע תמחור שונה מבנים המבוססים על הנחות קבוצתיות או דמי רישום מוקדמים. אם אתה צריך דוחות מותאמים אישית, ואז לחפש אירוע רישום החבילה כי באופן אוטומטי להפיק דוחות על ידי עריכת רשימות נוכחות בהתבסס על סדנאות בודדות או פרמטרים אחרים שתבחר. כנסים בדרך כלל קוראים עבור נמטגס מודפסים לשים את זה על הרשימה שלך "חייב להיות" כך אלה ניתן ליצור באופן אוטומטי כחלק מתהליך רישום האירוע ולחפש התאמה אישית כדי לשקף אם משתתף רשום עבור כל הכנס, חלק בשבוע או רק ביום מסוים.

כלים לאינטגרציה של רישום

עבור מתכנני האירועים המתרחשים באירועים רבים, שילוב נתוני רישום במסד הנתונים הקיים שלך עשוי להיות פונקציה קריטית עבור הארגון שלך. שקול את השיטות הנוכחיות להוספת הנרשמים למסד הנתונים שלך ולזהות תחומי שיפור. חשוב לחשוב בדרכים שונות על שילוב מידע זה עם מידע קיים, כגון אנשים שהתנדבו או תרמו. רוב יישומי רישום האירוע מספקים את היכולת לייצא נתונים באופן ידני. עם זאת, שיטה זו היא זמן רב, כי זה דורש באופן ידני לייבא את המידע לתוך מסד הנתונים שלך שוב. חקור חבילות שיכולות לספק לא רק את דרישות ההרשמה לאירוע, אלא גם לתמוך בצרכי הניהול המרכיבים שלך.

קח כונן מבחן לפני שאתה קונה

ברגע שיש לך לצמצם את הבחירה שלך של תוכנת רישום האירוע, לקבוע אם הם מציעים תקופת ניסיון ללא תשלום. זה ייתן לך את ההזדמנות לא רק לבדוק את התכונות, אלא כדי לראות אם יש לו את הפונקציונליות שאתה צריך ואם זה מתאים את האירוע שלך. זוהי גם הזדמנות לחוות את רמת שירות הלקוחות שלהם בעת מענה על השאלות שלך או עבודה כדי לפתור בעיה שאתה נתקל.