5 עצות לפגישות של פרויקטים אשר יותירו את כולם מרגישים מושלמים

מפגשים יכולים להיות מאוד פגע או להחמיץ. הם יכולים להיות דרך מצוינת לבדוק עם עמיתים, להגדיר מטרות, לרשום משימות משימה ולהשיג דברים, אבל הם יכולים גם להיות בזבוז זמן עצום אם לא נעשה כראוי.

אל תבזבז את הזמן שלך או את הזמן של עמית שלך עם פגישות חסרות טעם או לא יעיל כי רק תופסים מקום ביום. בצע את חמש עצות עבור מפגשים פרויקט נהדר כי יעזוב את כולם מרגישים מושלם.

1. הגדרת המטרה שלך

לפני שאתה אפילו להכריז על הפגישה שלך, הצעד הראשון שאתה צריך לקחת הוא לקבוע מדוע אתה רוצה לקיים פגישה מלכתחילה. אל תקיימו פגישות קבועות רק לשם כך. לכל פגישה צריכה להיות מטרה ברורה, ומטרה זו צריכה להיקבע מראש.

לדוגמה, מטרת הפגישה שלך היא לשתף מידע מסובך או חשוב עם חברי הצוות שלך באופן מהיר ויעיל, כדי סיעור מוחות פוטנציאליים עבור פרויקטים קיימים או עתידיים, כדי להפוך משותף החלטה כקבוצה, או כדי לבדוק במהירות כדי לראות איך כולם עושים ומה שכולם צריכים לעשות הבא.

כאשר הפגישות שלך להתחיל עם מטרה ברורה ומוגדרת, לא רק שהם בסופו של דבר הרבה יותר מהר, אבל אתה מקבל הרבה יותר לעשות.

2. ליצור ולהפיץ את האג'נדה שלך מראש

ברגע שאתה יודע מה הפגישה שלך יהיה על, זה חיוני כי אתה נותן לכל המעורבים יודעים גם כן.

הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא ליצור ולהפיץ אג'נדה מראש. בדרך זו, אתה יכול לאסוף כל מידע חשוב שאלות מראש וכל אחד יכול לבוא מוכן לדון ולפעול על הנושא בהישג יד.

קרא 10 עצות לסדר יום טוב וקבל תבנית בחינם כאן.

3. תן לכולם הזדמנות לדבר

במאמץ לחסוך זמן ולקבל את כולם בחזרה לעבודה, זה עשוי להיות מפתה להיות אדם אחד להציג את הפגישה בעוד כולם מקשיב.

להתנגד לדחף זה. במקום זאת, לתת לכולם הזדמנות לדבר כי רוצה או צריך. פעולה זו תבטיח כי כל דאגותיהם של כולם מתנגדים, והיא עשויה גם לספק לך רעיונות נוספים שלא היית נחשב לפני.

4. כתוב דקות במהירות

אם הפגישה שלך תהיה כרוכה בכל החלטה או האחרון יותר מחמש דקות, אתה צריך לוודא שמישהו על צוות הפרויקט לוקח דקות. רכזת הפרויקט שלך תוכל לעשות זאת. לא רק הדקות האלה יכולות לעזור לאנשים שאולי החמיצו את הפגישה כדי להתעדכן, אבל הם משמשים גם תזכורת חשובה של החלטות שנעשו צעדים פעולה החליט עבור אלה שהיו שם. הפוך אותם לזמינים בהקדם האפשרי.

זכרונות יכולים להיות מסובכים. אל תתן לעצמך או לעמית שלך את ההזדמנות לחלוק על החלטות או תוכניות שנעשו.אם נושא הפגישה שלך חשוב מספיק כדי לקיים פגישה, חשוב מספיק כדי לקבל בכתב.

5. ביטול אם אין צורך

ביטול פגישה מתוזמנת יכול להשאיר את עמיתים מרגיש הקלה או מחמירות - זה הכל איך להתקרב אליו. לדוגמה, אם העמיתים שלך עומדים מאחורי העבודה ויהנו משעה נוספת ביום, ביטול הפגישה יכול להיות הקלה עצומה.

אם הם החמיצו על התקשרויות חשובות אחרות עקב הפגישה שתזמנת ולאחר מכן בוטלו, לא להיות מופתע אם הם מחמירים.

אל תחוש מחויבות לקיים פגישה רק משום שתכננת אחת. אם הפגישה כבר לא נחוצה, המידע ניתן לקבל בדרך אחרת או אם מצב חירום עולה, אתה צריך לבטל. ודא שאתה מבטל עד כמה שניתן מראש, עם זאת, כי אתה שומר אנשים הודיע ​​על מה שקורה ולמה. בדרך זו, כל אחד יכול להשתמש בזמנם ביעילות וביעילות ככל האפשר.

כמנהל פרויקט מקצועי, זה התפקיד שלך כדי לוודא כי כל המשימות מושגות ביעילות וביעילות ככל האפשר - כולל פגישות. השתמש אלה חמישה טיפים, והפגישות שלך יהיה נכס, לא בזבוז.