כיצד לגבות את הנתונים שלך (שלבים לגיבוי נתונים עסקיים)

הגנת נתונים חיונית להגנה על המשכיות העסק שלך. אם גיבוי הנתונים היחיד שלך נמצא במחשב, והדיסק הקשיח נכשל או ניזוק על ידי נחשול מתח, נתוני העסק שלך נעלמו. ויש עותקים נייר של נתונים עסקיים אינה מספקת הגנה על נתונים; מה אם בית העסק שלך לשרוף את הקרקע או לחוות הצפה חמורה? שוב את הנתונים שאתה צריך לבצע על העסק שלך יכול להיות איבד ללא תקנה.

- <->

לקבלת הגנה נאותה על נתונים, עליך ליצור מערכת גיבוי נתונים, אשר עוקבת אחר שלושת השלבים הבאים:

• נתונים עסקיים בארכיון באופן קבוע;
• ליצור גיבויים נתונים על מדיה אמינה;
• לשמור על עדכוני נתונים מעודכנים במיקום מאובטח, מחוץ לאתר.

הכלל הבסיסי להגנה על נתונים עסקיים הוא שאם אובדן הנתונים יפריע לביצוע עסקים, גבה אותו. באפשרותך להתקין מחדש תוכנות אם עליך, אך שחזור הפרטים של עסקאות או התכתבות עסקית אינו אפשרי אם קבצים אלה אבדו או ניזוקו ללא תקנה. שאר מאמר זה מתאר את כל השלבים המפורטים לעיל, כך שתוכל להקים מערכת גיבוי נתונים אשר למעשה להגן על הנתונים העסקיים הקריטיים שלך מאסון.

1) ארכיון נתונים קריטיים עסקיים

נתונים עסקיים בארכיון הוא יותר מאשר עניין של משק בית טוב; זה יכול להיות עניין של הישרדות העסק שלך. ישנם שני שלבים לארכיון נתונים עסקיים עבור גיבוי נתונים מוצלחים;

• זיהוי הנתונים הקריטיים שיש לאחסן בארכיון
• ושימוש בשיטת ארכוב הנתונים בלוח זמנים קבוע.

מה צריך להיות בארכיון בגיבוי נתונים? Executables, כגון תוכנות, לא צריך להיות. אינך יוצר גירסאות חדשות של תוכניות הפעלה, וכפי שכבר אמרתי, אם תוכנה אבדה או פגומה, תוכל להתקין אותה מחדש בקלות.

עם זאת, כל הקבצים שיצרת ו / או לשנות צריך להיות מגובים באופן קבוע. עבור עסקים רבים, זה כולל הכל מתוך קבצי הנהלת חשבונות באמצעות דוא"ל.

באפשרותך לפשט את האחסון בארכיון על-ידי שמירה על כל הקבצים שיש צורך לאחסן בארכיון בכונן יחיד במחשב. לדוגמה, נניח שאתה צריך לגבות קבצים חשבונאיים, עיבוד תמלילים מסמכים, גיליונות אלקטרוניים, תמונות ודוא"ל. לשים פשוט חשבונאות, Microsoft Office (כולל Outlook) ו Paintshop Pro על כל D: / כונן מקל על הארכיון של כל הקבצים שיצרת או modifed באמצעות תוכניות אלה. כל מה שאתה צריך לעשות הוא לגבות את הכונן. למרות שאתה לא צריך לגבות הרצה, זה לא לפגוע בהם אם אתה עושה.

לאחר שבחרת את הנתונים הקריטיים כדי להיות בארכיון, זה עניין פשוט להתקין ולהשתמש בתוכנת גיבוי לארכיון הנתונים העסקיים שלך על לוח זמנים קבוע.

אני ממליץ לגבות את הנתונים שלך מדי לילה. ישנן תוכנות גיבוי רבות זמין המאפשרים לך לקבוע לוח זמנים כי בארכיון הנתונים שלך באופן אוטומטי. חפש תוכנה גיבוי כי רוכסנים ומצפין קבצים כדי לחסוך מקום בדיסק ולהגביר את אבטחת הנתונים.

אם ניתן, גיבוי באמצעות רשת המחשב, שמירה על קבצי גיבוי הנתונים בכונן קשיח נפרד מהקבצים המקוריים.

אם זה לא אפשרי כי יש לך מחשב עצמאי, לשים את קבצי גיבוי הנתונים בספריה נפרדת, ולהגדיל את לוח הזמנים שלך ליצירת גיבויים פיזיים.

איזה סוג של נתונים פיזית גיבוי המערכת הטובה ביותר להגנה על נתונים?

השלב השני של הגנת הנתונים יוצר גיבוי נתונים - לא רק פעם אחת, אלא בלוח זמנים קבוע. אבל לפני שאתה עושה את זה, אתה צריך להיות מודע של מערכות גיבוי שונות זמין ומגבלות של כמה מדיה גיבוי.

2) יצירת גיבוי נתונים פיזי

גיבוי נתונים פיזיים נחוצים בשל האפשרות של כשל או נזק במחשב. גם תאונה קלה כגון שפכו כוס קפה על המחשב הנייד שלך יכול להרוס את כל הנתונים שלך אם זה המקום היחיד שבו הנתונים שלך. עליך ליצור גיבוי נתונים פיזי של נתוני העסק שלך לפחות פעם בשבוע, או אפילו לעתים קרובות יותר אם העסק שלך מייצר כמויות גדולות של נתונים חדשים מדי יום.

ישנן מספר שיטות להעברת קבצי הגיבוי שלך למדיה אחרת, אך מערכות גיבוי נתונים מסוימות אמינות יותר מאחרות.

באיזה אמצעי גיבוי יש להשתמש?

באמצעות כונני USB (אגודל)

מקלות USB נמצאים במגמת עלייה מתמדת בקיבולת והם שימושיים מאוד לגיבויים מהירים של נתונים. אמנם לא יכולת קיבולת של כוננים קשיחים חיצוניים יש להם תעבורת נתונים מהירה שיעורי הם ניידים מאוד. אתה יכול בקלות נתונים גיבוי לכונן USB ולקחת אותו מחוץ לאתר. כפי שאין להם חלקים נעים כונני USB הם מאוד אמינים.

שימוש בכוננים קשיחים חיצוניים עבור גיבויים של נתונים

עבור עסקים קטנים, רכישה ושימוש בכונן קשיח חיצוני לגיבוי נתונים היא השיטה המומלצת. כוננים קשיחים חיצוניים הם זולים לעומת מערכות כונן קלטות. הם גם קל לשימוש; פשוט חבר את הכונן הקשיח ליציאת ה- USB של המחשב. רוב הכוננים הקשיחים החיצוניים מגיעים עם תוכנת גיבוי.

שימוש בשירותי גיבוי מקוונים כגיבוי נתונים
שימוש בשירותי גיבוי מקוונים גורם לגיבוי הנתונים שלך בקלות - וזו רק אחת הסיבות לכך שמחשוב ענן אידיאלי לעסקים קטנים.

אבל הוא גיבוי נתונים ענן רעיון טוב עבור העסק הקטן שלך? יש גם חסרונות, ובראשם סוגיית הביטחון. הנתונים העסקיים שלך רגישים; בעיות הפרטיות הן תמיד דאגה עם נתוני הלקוח והקניין הרוחני. בחר את ספק הגיבוי בענן שלך בזהירות אם תבחר בשיטה זו.

שימוש בקלטות כמו גיבויים נתונים

אם יש לך כמויות גדולות של נתונים לגיבוי (או רוצה לעשות ולשמור בארכיון נתונים מלאים קבוע לאחסון לטווח ארוך) קלטות גיבוי הם האפשרות הטובה ביותר. הם אמינים מאוד, אבל הם הרבה יותר יקר מאשר צורות אחרות של גיבוי.

שימוש ב- DVD כגיבוי נתונים
שימוש ב- DVD כגיבוי נתונים אינו פופולרי עוד. DVD ריק הם זולים, והעתקת נתונים על גבי תקליטורי DVD היא קלה. עם זאת, תקליטורי DVD יש קיבולת אחסון נמוכה והם השיטה הכי אמין של כל שיטות גיבוי נתונים המפורטים כאן. מי לא היה ניסיון של הצבת DVD לכונן רק כדי לגלות כי הנתונים הוא קריא הדיסק "לא עובד"? ל- DVD יש חיי מדף מוגבלים. אני לא ממליץ על שיטה זו של גיבוי נתונים עבור כל עסק קטן.

3) גיבוי נתונים מחוץ לאתר

העסקים היחידים שאמורים לשמור על גיבוי הנתונים שלהם באתר הם אלה עם כספות חסינות אש, בלתי ניתנות להריסה. השקעה בכונן קלטות או בכונן קשיח חיצוני והקפדה על לוח זמנים קבוע של גיבוי נתונים לא תעזור אם כל עותקי הגיבוי של הנתונים נמצאים במקום אחד, והמקום הזה פגע באסון. עליך לאחסן עותקים של הגיבויים מחוץ לאתר אם הנתונים העסקיים שלך יהיו מאובטחים באמת. (גיבוי ענן לא לגמרי לחסל את החשש הזה אבל הוא בהחלט טוב יותר מאשר במקומות פיזיים רבים.)

עסקים רבים לשמור על הנתונים שלהם גיבוי עותקים תיבות אבטחה בבנקים. (דמי עבור תיבת אבטחה היא לניכוי מס, אם אתה צריך תמריץ נוסף.) כמה בעלי עסקים קטנים לשמור גיבוי נתונים מרובים עותקים של הרשומות שלהם בבתים של חברים או בני משפחה שונים. זה לא ממש משנה היכן אתה בוחר לשמור אותם, כל עוד האתר שאתה בוחר מחוץ לאתר נתונים גיבוי מאובטח ויש לך גישה קבועה אליו.

חזרה למעלה או סיכון לאבד את זה

אל תסתכן לאבד את הנתונים העסקיים שלך. ההגנה הטובה ביותר מפני אסון כזה היא הגנה על נתונים נכונה. על ידי יצירת מערכת גיבוי הכוללת ארכיון גיבוי הנתונים העסקיים שלך באופן קבוע, כמו שצריך, תוכל להבטיח כי העסק שלך יוכל מזג האוויר כל מה הסערה הוא הפנים ולהמשיך.