12 צעדים פשוטים לתכנון פגישות יעילות

אם אתה כמו רוב האנשים שאני מכיר, המחשבה על לבלות יום בפגישות גב אל גב מביאה תחושות של חרדה. המפגשים עשויים להיות משעממים, הם לעתים קרובות מיותר, בהחלט לקחת זמן מהעבודה אחרים. אבל פגישות יכול להיות יעיל מאוד ופורה אם הם מתוכננים נכון.

12 צעדים פשוטים לתכנון פגישות אפקטיביות

האם אתה באמת צריך פגישה?

ראשית, להחליט אם תכנון פגישה הוא הכרחי.

לעתים קרובות, אנו חושבים על פגישה רשמית כדרך הטובה ביותר לשתף מידע או לדון בנושא. אבל אם החדשות שלך ניתן להעביר באמצעות דוא"ל או שיחת ועידה, או רק על ידי התכנסות כמה אנשים במשרד שלך במשך 15 דקות, ואז לדלג על הפגישה רשמית.

-> ->

רק להזמין את האנשים באמת צריך להיות שם

פעם הוזמנו לפגישה ותהיתי - באמצע הדרך - למה אתה שם? אל תבזבז את הזמן של אנשים על ידי הזמנת אותם לפגישה כי הם לא צריכים להשתתף. זה לא יהיה מפגש יעיל. האם מישהו מחשבונאות צריך להיות נוכח בפגישה כדי לענות על שאלות התקציב? לאחר מכן להזמין אדם אחד מחשוב אשר מתאים למשימה זו.

אם עמית או מפקח צריך להיות מעודכן על מה שנדון בפגישה, אתה לא צריך להזמין אותם לפגישה בפועל. כל שעליך לעשות הוא להכין סיכום פגישה ולשלוח אותו אליהם לאחר מכן. הם יעריכו את חוסך הזמן ויש לך את הביטחון כי - כי אתה שם את המידע בכתב - כי הם הודיעו לחלוטין על דיונים.

שלח תזכורות לפגישה

החיים עסוקים ויומנים מתפרסמים במהירות עם פעילויות מתוזמנות. שלח תזכורת לפגישה הבאה יומיים לפני הפגישה. זה יאשר אותם אנשים שהגיבו כי הם יהיו נוכחות וגם מאפשר לך לדעת מראש אם לוחות הזמנים השתנו המשתתפים מפתח לא יכול לעשות את זמן הפגישה המתוכנן.

יש אג'נדה

כדי לתכנן פגישות אפקטיביות, עליך קודם לתכנן מה יידונו. מהי מטרת הפגישה? מה אתם רוצים להשיג?

לפתח אג'נדה פגישה מראש ולהפיץ אותו למשתתפים. ציין את זמן ההתחלה והוסף רשימה קצרה של נושאים שיש לטפל בהם. אל תבלבל את הפגישה שלך עם סדר יום ארוך, מפורט מדי. ציין לפי שם כל אדם שיהיה אחראי על דיווח על אזור מסוים.

היה ברור לגבי הציפיות

כאשר אתה הראשון לשלוח הודעה על הפגישה, להיות ברור על מטרתה ואת הציפיות שלך. האם הפגישה סובבים סביב המצגת ואת המשתתפים צריכים להיות מוכנים לרשום הערות? או האם זה מפגש מוחות שבו המשתתפים צפויים להופיע עם רעיונות והצעות?

בתרבויות מסוימות של החברה, העובדים נאספים להקשיב רק ואז לחזור לראש העבודה שלהם. בחברות אחרות משתתפים העובדים באופן חופשי. במקומות העבודה המשותפים של היום, האינטראקציה ושיתוף הרעיונות לא רק מתקבלים בברכה בפגישות; היא לעתים קרובות מטרת הפגישה עצמה.

התחל בזמן

אם אתה אדם שבדרך כלל מופיע לפגישות בזמן, אז אתה מבין איך זה מתסכל כאשר הפגישה בפועל לא מקבל הולך במשך 15 דקות כמו אנשים לטפטף לתוך החדר.

מה שקורה הוא, שעתידנו, כולם יודעים שהמפגשים האלה לא מתחילים בזמן ולכן כל אחד מהם מתחיל להופיע מאוחר. קח אחריות על הפגישה שלך. התחל מיד בזמן ההתחלה הנתון. סגר את הדלת והתחל. אלה stragglers בקרוב לקבל את ההודעה כי הם מגיעים מאוחר והם צריכים רק לעשות את הטעות פעם אחת. שמור על זה קצר ופשוט

רוב הפגישות נועדו לשעה כאשר - במקרים רבים - 30 דקות או אפילו 45 דקות יספיק. כאשר יותר מדי זמן מוקצב, התוצאה הרגילה היא שהזמן מבוזבז. אנשים מתעכבים לאחר הפגישה או מעל לבלות זמן רב מדי על סדר היום נתון. שמור על פגישות קצרות עד לנקודה.

הישאר על נושא

סדר יום לבד לא יפעיל את הפגישה שלך ביעילות. להישאר על סדר היום ולשמור על דיונים נדודים על משיקים.

כתובת כל שאלה מחוץ לנושא, וקבע כי זה נושא לפגישה אחרת, זה יטופל באופן פרטי, או דומה. אף אחד לא אוהב מפגש מפלט שבו מטרת הפגישה לקח במושב האחורי לשיחה אחרת.

קח פגישות קטנות יותר מחוץ לחדר הישיבות

יושב באותו חדר ישיבות מוכר שנאסף סביב אותו שולחן מוכר הוא פשוט - מוכר. כדי לעודד את העובדים לקיים אינטראקציה, לחשוב בצורה יצירתית, ולנהל דיונים מלאי חיים, שקול לקחת את הפגישה מחוץ לחדר הישיבות הסטנדרטי.

לשקול פגישה ליד שולחן בחוץ אם מקום ומזג האוויר מאפשרים. נסה לאסוף באזור משותף עם ספות ושולחנות קטנים במקום שולחן ישיבות גדול וכיסאות מסתובבים.

אל תפחד לנקוט גישה שונה

אם הגישה לפגישה לא עובד, אל תפחדו לעבור קורס. לדוגמה, אם מושב מוחות הוא מניב חדר שקט עם דיאלוג קטן מאוד, לשנות כיוון. להיות גמישים לשים לב איך הפגישה הכללית מתקדמת.

השתמש בטכנולוגיה

תכנן להשתמש בטכנולוגיה כדי לשמור על מעורבות המשתתפים. בעולם הדיגיטלי של היום, רוב האנשים רגילים לראות גרפיקה או קטעי וידאו לתמיכה במילים שהם שומעים. ערעור על חשיבה זו ולשלב אורקולי בעת תכנון הפגישה שלך.

מחשבים המוקרנים על גבי מסכים גדולים ומצגות של לוח חכם המעודדים אינטראקציה הם שינוי מבורך מהמצגות הסטנדרטיות הארוכות של PowerPoint.

שלח סיכום מפגש

בתוך יום לאחר הפגישה, שלח סיכום קצר של מה שנדון. להפיץ את זה באמצעות הדוא"ל לכל אלה הנוכחים, אלה שלא היו מסוגלים להשתתף בפגישה, ואלו שצריך לדעת.כמו כן יש לכלול כל פריט פעולה, המציין מי אחראי לכל פריט וכן את תאריך היעד.