כיצד לנהל פגישות יעילות

האם אתה מפחד להשתתף בפגישה השבועית של הצוות? האם אתה מוצא את עצמך יושב שם, מסובב את העט שלך, ומתנגד לפיתוי להציץ בטלפון החכם שלך, תוהה למה לעזאזל אתה שם כאשר יש לך כל כך הרבה דברים אחרים לעשות? או גרוע מזה, האם אתה בראש השולחן המוביל את הפגישה כפי שאתה רואה את חוסר העניין של אחרים? אתה לא לבד. פגישות מנוהלות גרוע הם רוצח פרודוקטיביות והם בהחלט לא עוזרים מורל העובדים.

-> ->

להיפרד מפגישות משעמם אלה וללמוד כיצד לנהל פגישות יעיל להשאיר עובדים עוסקים מוטיבציה.

7 עצות לפגישות אפקטיביות

קבע את מטרת הפגישה

לפני שליחת התראה לפגישה והכנסתה ללוח השנה שלך, שאל את עצמך מדוע אתה רוצה לערוך פגישה ולקבוע את המטרה. האם זה מפגש כדי להביא עובדים עד מהירות על שינוי בניהול? האם אתה מקבל החלטה לגבי פרויקט? האם זה מפגש מוחות לאסטרטגיה עסקית חדשה? להיות בטוח כי איסוף עובדים בחדר לדיון פנים אל פנים ואינטראקציה היא הכרחית עבור המטרה שלך; אם מטרת הפגישה היא עדכון סטטוס, אולי שליחת דוא"ל קבוצה הוא שימוש טוב יותר של כולם זמן.

-> ->

תקשורת מטרת הפגישה

כאשר מזמינים אחרים לפגישה שלך, להיות ברור לגבי מטרת הפגישה. זה לא רק לשמור אותך ממוקד אבל יאפשר לעובדים להשתתף בפגישה מוכן או עם מסמכים או עם מחשבות על הנושא בהישג יד.

תקשורת חיונית לפגישה יעילה.

להיות סלקטיבי על המשתתפים

אף אחד לא מעריך השתתפות בפגישה כי אין קשר אליהם או עבודתם. לקבוע מי באמת צריך להיות שם ולמה. איזה קלט אתה צריך? אילו עמיתים חייבים להשתתף ויש להניח שיש להם שאלות בנושא?

אם מישהו ברשימה שלך פשוט צריך להיות מעודכן על מה נדון, ואז לעשות להם טובה ולקחת אותם מהרשימה. הם יכולים להיות מעודכנים בקלות עם דוא"ל מעקב. הזמן הוא בעל ערך ולא המעסיק רוצה להשפיע לרעה על הפרודוקטיביות על ידי עובדים לשבת על פגישות שאינן מיותרות.

אתה חייב ליצור אג'נדה פגישה

החזקת פגישה ללא סדר היום הפגישה שנקבע הוא דומה לטפס לתוך מפרש ומקווה הרוח לוקח לך לאן אתה רוצה ללכת. אתה - פשוטו כמשמעו - ללכת לאיבוד בים. סדר היום של הפגישה שלך ינחה אותך ליעד הסופי שלך. כלול נושאים שיש לדון בהם ומי יתייחס לכל פריט אם אחרים ישתתפו בו. שלח את סדר היום למבקרים מראש כך שכולם יודעים למה לצפות ומגיע מוכן.

היצמד לתוכנית שלך

אפילו הפגישה המתוכננת ביותר ישתבש אם הדיון יירד וימשיך לנושאים משיקים. זו הסיבה מדוע רוב הפגישות נכשלות להשיג את המטרה שלהם - הם לא נשארים על המסלול. בתחילת הפגישה שלך, לקבוע כללי הקרקע ואת הקצאת זמן מוגדר עבור כל פריט על סדר היום שלך, כמו גם את האסיפה הכללית. לדוגמה, "תודה שבאת היום. הזמן של כולם הוא בעל ערך וזה המטרה שלי לשמור על הפגישה הזאת פחות משעה.

בואו מקל על הפריטים בהישג יד דיון בדיון על נושאים אחרים עבור זמן מאוחר יותר. "ריין בכל מי הוא מונופול על הדיון או הצגת נושאים, לא על סדר היום.

שמור על מעורבות

עזרים חזותיים ללכת דרך ארוכה לשמור על כולם התמקדו הפגישה ולא על הטלפונים שלהם או את השעון. פרסם את סדר היום על לוח חכם בחלק הקדמי של החדר. פרוייקט חזותיים על מסך גדול באמצעות מחשב; כל דבר כדי לשמור על העיניים שלהם מלפנים.

לסכם את הפגישה

פעם לעזוב את הפגישה יש takeaway שונה לגמרי מאשר את עמיתו? ודא שזה לא יקרה עם הפגישה שלך בדוא"ל מעקב בתוך 24 שעות. כלול סיכום, הדגש נושאים מרכזיים שהופנו, משימות שהוקצו וציין מועדים. שליחת את זה בזמן אופנה יבטיח כי המשתתפים לא הראש בכיוון הלא נכון.