טיפים שכירת המתכנן האירוע הטוב ביותר או מפיק

שכירת מתכנן אירוע חיצוני או מפיק לא צריך להיות משימה מרתיעה, אבל אתה צריך לוודא שאתה מבלה זמן המקור המתכננים האירוע הטוב ביותר ואת ההקרנה אותם בזהירות לפני התחייב אחד עבור החברה שלך מִקרֶה.

ישנם מספר משתנים שיש להביא בחשבון בעת ​​ביצוע הבחירה שלך כולל את המטרה של האירוע שלך, את התקציב אתה עובד, הסיבה שלך עובדים חיצוני, ואת המועמדים הזמינים לתפקיד, ולמרבה המזל, יש מספר חברות משאבים גדולים יכולים להשתמש כדי לבחור את המתכנן האירוע הטוב ביותר או המפיק כדי לעזור ליצור את האירוע החברה שלהם.

-> ->

השתמש במדריך הבא כדי לעזור לך לקבוע אם אתה צריך מתכנן אירוע לאירוע החברה הבא שלך, ואם אתה עושה, איך לבחור את המועמד הטוב ביותר לתפקיד.

לקבוע את מטרת האירוע שלך ואת הצורך מתכנן האירוע

רוב האנשים חושבים כי שכירת מתכנן אירוע חיצוני או קייטרינג מתחיל על ידי קביעת תקציב האירוע, אבל האמת היא כי חשוב יותר להתחיל על ידי הגדרת למה אתה רוצה להחזיק אירוע מלכתחילה. לפני שתגיע אל משאב חיצוני או פנימי שיעזור לך לתכנן את האירוע, אתה רוצה להיות מסוגל לשתף את המטרות החשובות של האירוע. לענות על השאלות הרלוונטיות שלך על מי, מה, איפה, מתי, למה וכיצד - יהיה מספיק זמן לבצע התאמות מאוחר יותר.

לאחר שהגדרת את היעדים שלך, כמה רעיונות ברורים יתחילו להופיע על הנושא והמסר שאתה רוצה להעביר באירוע שלך, אבל הכי חשוב, אתה רוצה לקבוע אילו פעילויות ואת השירותים שאתה צריך את המשאב החיצוני לטפל בשמך.

אתה רוצה לקבוע איזה תקציב יש לך עבור מתכנן ואם הם יעזרו לבחור את המקום, לבנות את התפריטים ולהמליץ ​​על אפשרויות מזון ומשקאות, הרמקולים המקור ובידור, להיות באתר ליום של ייצור הצרכים, ו / או לעזור ליצור את מסמכי תקשורת חשובים כמו הזמנות רשימת האורחים.

אם אתם מתכננים את האירוע לבד ועדיין יש כל אלה צרכים unmet, רוב הסיכויים שאתה רוצה לשכור מתכנן האירוע כדי לנהל את המשימות והאחריות.

השתמש מקורות מקומיים כדי למצוא מתכנן אירוע מוסמך

לעתים קרובות, אנשים חושבים כי מפה לאוזן היא הדרך הטובה ביותר לשכור מתכנן האירוע למסיבת יום השנה שלהם, ארוחת בוקר עסקית עסקית, לסגת סוף השבוע, או סוג אחר של אירוע, ובעוד זה בהחלט עוזר, זה כנראה לא הגישה היעילה ביותר.

אם אתה מנסה למצוא את המתכנן האירוע הטוב ביותר עבור הרומן שלך, עדיף לחקור מישהו מנוסה ובעל מוניטין חזק בתוך הקהילה של מתכנני האירוע.מילה של הפה מספק הזדמנות עבור מכירות קל עבור המתכנן המבקשים למצוא לקוחות חדשים, אבל המוניטין עמית הוא יעיל מאוד.

לא משנה אם זה אירוע חברתי או פגישה של החברה, באופן כללי, הכללים של שכירת מתכנן אירוע או קייטרינג נשאר אותו דבר: אתה רוצה לשכור מישהו שיש לו מומחיות ביצירת סוג של האירוע שלך.

שקול פרקים של קבוצות חברות מקצועיות או לבדוק עם הפרק הלאומי או המקומי של מפגש מקצועי הבינלאומי, האגודה הבינלאומית אירועים מיוחדים, האיגוד הלאומי של מנהלי קייטרינג, או איגוד המקצוענים חתונה; זה גם רלוונטי לגלות מי מפרסם מאמרים בענף שלהם.

אם אתה רוצה לדעת מי יש מוניטין של מתן שירותים או מומחיות בשוק מסוים, לבדוק עם הוועידה המקומית מבקרים הלשכה כמו מתכנני האירוע רבים הם חברים פעילים, והם גם לשמור על קשרים עם לשכות המסחר המקומי; דרך נוספת למומחי המקור היא להגיע אל מחלקת המכירות של המלון - הם ישתפו אתכם במי שהם בוטחים בו.

ראיונות ודיון על צורכי אירועים עם מועמדים

רוב מתכנני האירוע יהיו להוטים לשמוע על האירוע הספציפי שלך, אבל לספק להם פרטים קצרים בהתחלה, ולהתמקד קצת יותר על המומחיות שלהם בסיבוב הראשוני של הראיונות, שבמהלכם יש להפחית את מספר המועמדים לשלושת המועמדים החזקים ביותר.

אז אתה צריך לשאול כל מתכנן האירוע או המשרד שלהם כדי לשתף מידע על העסק שלהם, ניסיון עם אירועי העבר, וכיצד הם מתכננים contingencies, תוך הקפדה על אופן התגובה של המבקש וכל השאלות המשך הוא או היא עשויה להיות עבור החברה שלך, את האירוע, או את מטרותיו.

מתכננים טובים ילוו אותך בדיון כדי ללמוד על היעדים הכוללים של האירוע, על ציר הזמן, על התקציב שלך, על ספירת האורחים ועל ההעדפות האישיות שלך. מתכננים טובים ישאלו אתכם שאלות על הארגון שלכם ויידעו על המטרות שלכם ועל האירוע המסוים שלכם - חפשו את הסימנים הללו בעת הראיון כדי למצוא מועמדים הבולטים מעל השאר.

למרות שזה לא תמיד ניתן לפגוש מישהו באופן אישי במהלך הסיבוב הראשון של ראיונות, במיוחד אם התוכנית שלך מחוץ לעיר, זה יכול להיות צעד קריטי בבחירת המתכנן הנכון או המפיק עבור האירוע שלך ואת החברה.

פגישות פנים אל פנים מספקות תובנה מעבר למומחיות או ניסיון של המתכנן לקשר שלו עם הצוות בחברה שלך, שיסייע ביצירת האירוע הזה - תרצה לבחור מועמד שלא רק יש לו רקורד עבור הפקת אירועים איכותיים, אלא גם אחד שמקבל יחד עם הצוות שלך.

צמצום למטה אפשרויות ביצוע בחירה

זה לא מספיק טוב ללכת על האינסטינקט שלך, את העצה של החברים שלך או אפילו עמיתים לעבודה, או את הפגישה פנים אל פנים לבד, זה האירוע שלך, השם שלך ו- המוניטין שלך יהיו קשורים אליו - יהיה עליך לבדוק גם את הפניות של המועמדים שלך.הקפד לבקש שמות של לקוחות המועמדים עבדו עם בעבר, אבל גם לחפור לתוך ההיסטוריה של כל מתכנן למצוא אירועים שהוא או היא אולי לא הזכיר - אתה עלול לגלות הוא או היא botched כמה אירועים עם לקוח מסוים לא לא לעשות את קורות החיים שלו. לאחר שתאמת כי מועמד מועמד היטב עם החברה שלך, מוכיח מומחיות בתחום, ויש לו הבנה די טובה של האירוע שאתה רוצה לייצר איתו או שלה, זה הזמן לצמצם את הבחירה שלך אחד ולהקשיב לרעיונות שלו על האירוע. בהתבסס על המטרות והרעיונות שלך, מתכנן אירועים טוב יציג בפניך תוכנית שתסייע בהשגת הנושא שלך - אם זה ערב וערב פרטי עבור קבוצה אינטימית של אנשים, המתכנן צריך לבוא אליך עם רעיונות הכוללים רבים את הפרטים עבור התוכנית שלך.

בשלב זה, מתכנן האירוע צריך להציג בפניך רעיונות שיגרמו לך להרגיש כאילו הם לקחו את התקציב שלך והכפילו את ערכו. זה צריך להיות ברור באופן שבו הם נפילה החזון שלהם לאירוע שלך.

השוואת התקציב שלך לתכנן האירוע

בהתבסס על יעדי האירוע שלך, ניתן ליצור תחושה כללית של כמה זה יעלה עבור אלמנטים שונים של התוכנית שלך, אשר ישתנו בהתאם לסוג האירוע שאתה אירוח ומה זה כולל. אנשים רבים לארגן אירוע בפעם הראשונה לעתים קרובות נופלים למלכודת של רצון לתכנן אירוע שמפניה על תקציב בירה, ולכן אנשים רבים יפנו המתכנן האירוע שלהם לעזרה.

מועמד אידיאלי ייקח מה התקציב שאתה מציג אותם ולהפוך אותו למשהו קסום, אבל אלה רעיונות יבואו במחיר חשוב לך לשאול המתכנן לחשוף את כל העלויות שלו או מקורות פוטנציאליים של איך עמלות אלה יכוסו ו משולב לתוך התקציב הכולל אירועים האירוע מתכנן ישתנה מתכנן המתכנן או אירוע החברה לחברה האירוע.

בהתאם לאופי האירוע שלך, תתבקש לספק פיקדונות, ניירת, חוזים למתכנן האירוע ואת המקומות האירוע והשירותים שהם מציעים. זוהי דרך מקובלת לחלוטין של טיפול בעסקים, אבל העצה הטובה ביותר בשלב זה היא לחפש ייעוץ מקצועי ולא לחתום על חוזה זה לא נבדק על ידי היועץ המשפטי שלך, במיוחד כאשר עוסקים אנשים פרטיים שאולי לא אותם משאבים של חברה גדולה.

להישאר עם המתכנן שלך ולהיות מוכן לירות ולשקוע

רוב הסיפורים הרעים שקורים הקשורים לתכנון האירוע הם בדרך כלל תוצאה של חוסר מעקב. תכנון אירועים דורש תיאום יעיל של הלוגיסטיקה ודחיית אלה לאדם צד שלישי יכול backfire אם מתכנן האירוע שכרת אינו אחראי באופן מלא את המטרות של החברה שלך ואת היעדים עבור האירוע.

מסיבה זו, אתה בתור מנהל גיוס צריך לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם המתכנן או המפיק על מנת להבטיח כי כל אלמנט של הייצור הולך ללא תקלה מ ביצוע המקומות בטוח וספקים מוכנים לאירוע כדי להבטיח התשלומים כבר שבוצעו לכל ספק לפני ואחרי.זה לא אומר שרוב המתכננים האירוע לא לספק על השירותים המובטח שלהם, זה פשוט אומר שאתה צריך לוודא כי הלוגיסטיקה אושרו.

אם הכל יתנהל כמתוכנן, יהיה לך אירוע מוצלח ומשאב מצוין למתכנני אירוע לעתיד, אך אם תהליך התכנון אינו פועל בצורה חלקה עבור השירותים המוסכמים בכתב, חשוב לבדוק אם הפרויקט הוא בכושר טוב עם המתכנן.

למרות שזה הגיוני להיות סבלני ולעבוד באמצעות לוגיסטיקה וכל אי הבנות פוטנציאליים לאורך הדרך, אם אתה לא מקבל את השירותים שאתה רוצה אז אתה צריך להיות מוכן לקיים כמה דיונים רציניים. אם אתה חייב, להיות מוכן לירות מתכנן רע יש אפשרות גיבוי בכל עת.