תנאי ניהול פרויקט

לתחום ניהול הפרויקטים, בדומה לכל תחום התמחות אחר, יש אוצר מילים ייחודי עם ראשי תיבות ותנאים מיוחדים. שלושה מונחים ומושגים חיוניים אתה חייב להבין כוללים:

• היקף
• סיכון
• הנחות

מאמר זה מציע מתאר של שלושת התנאים החיוניים לניהול פרויקטים וכולל קישורים והצעות לקריאה נוספת.

היקף

בניהול פרויקטים, היקף הוא קבוצת גבולות המגדירים את היקף הפרוייקט.

ההיקף מתאר את מה שיש למסור ללקוח כתוצאה מיוזמת הפרויקט.

הבנת ההיקף מאפשרת למנהל הפרויקט ולצוות הפרויקט להבין מה נופל בתוך גבולות הפרויקט או מחוצה לו. אם משהו הוא "לא בהיקפו" הוא אינו מעובד בעבודת התכנון של הפרויקט. פעילויות שנמצאות בגבולות הצהרת ההיקף נחשבות "בהיקפן" ומטופלות בלוח הזמנים ובתקציב. אם פעילות מחוץ לגבולות, היא נחשבת "מחוץ לתחום" ולא מתוכננת.

- אם אתה מנהל פרויקט או חלק של צוות הפרויקט, אתה רוצה לשקול אם משהו הוא בהיקף או מחוץ לטווח כפי שאתה להתקדם.

כדוגמה, לדמיין כי הלקוח ביקש ממך לבנות אתר אינטרנט. כפי שאתה מתאר את היקף (או להגדיר את הגבולות) של הפרויקט, אתה מציין את הפריטים הבאים כמו בהיקף:

עיצוב אתר ו דיאגרמה wireframe

• הקמת מיטת בדיקה
• קידוד כדי wireframe מאושר < גרפיקה פיתוח עבור נושא האתר
• בדיקה וניפוי שגיאות לפני הפיכת האתר לציבורי
• במהלך הפרויקט, הלקוח מבקש ממך לכלול סקירה של וידאו של החברה. הסרטון לא צוין במסגרת הפרויקט ולכן הוא מחוץ לתחום.

בזמן שאתה עשוי להיות שמח לעשות את עבודת הווידאו תמורת תשלום נוסף, זה יחייב עדכון היקף ואומדן זמן ואומדן עבור הפרויקט.

בהעדר מסמך היקף ברור ומוסכם, ייתכן שהסוגיה של הסרטון הפכה להיות שנוי במחלוקת בין הצוות שלך לבין נציגי הלקוח. הצהרת טווח ברור אפשרה לך לנטרל את המצב ולהתמודד עם שינוי באופן מסודר.

אז איך אתה קובע מה נמצא או מחוץ להיקף? אתה רוצה קודם כל מתאר את כל הפרטים של הפרויקט שאתה מכיר כרגע על בסיס דיונים עם הלקוח או בעל הפרויקט. אז אתה רוצה לעשות הנחות מפתח שיניע את מה נחשב או מחוץ להיקף.

הנחות

בשלב כלשהו בחיים שלך אתה כנראה נאמר, "לעולם אל תניח הנחות. "עם זאת, ביצוע הנחות בניהול הפרויקט היא פעילות יומיומית.ההנחות עוזרות לך להגדיר את היקף הסיכונים ולכוונן את ההערכות שלך בזמן ובמחיר. כמובן, זה חיוני כדי לתעד ולאמת את ההנחות שלך.

שקול משהו פשוט, כגון יצירת ספר. נניח שלחבר שלך יש רעיון לספר שולחן קפה וביקש ממך לנהל את הפרויקט. הבקשה הראשונה שלו היא לתקציב כדי שיוכל להשיג מימון.

כפי שאתה מגדיר את ההיקף, ברור שחברך אינו בטוח לגבי פרטים רבים, כולל ספירת דפים, הכללת תמונות, סגנון כיסוי ומשקל הנייר שישמש עבור הדפים. מאחר שכל הגורמים הללו ישפיעו על מורכבות העלות והיצור, יהיה עליך להניח הנחות לגבי המפרטים ולאמת את ההנחות הללו כמקובל או בלתי מקובל עם חברך.

לאחר דיון נוסף, החבר שלך אומר לך שהוא מתכנן לכלול 50 תמונות בספר. אתה יכול לבסס את ההנחה שלך על 50 תמונות או, צופה כי מספר זה יגדל עם הזמן, אתה יכול להניח כי יהיו בין 75-90 דפים עם תמונות.

אתה יכול לראות איך ההנחות להשפיע ישירות על לוח הזמנים גם כן. למשל, דמיינו שאתם מובילים פרויקט בפארק הכולל בניית סט נדנדה.

בעת הגדרת הפרויקט אתה מקבל את התקציב ואת חברי הצוות שהוקצה, שאחד מהם הוא אחראי על חומרים. כאשר אתה יוצר את לוח הזמנים שלך אתה שואל את האדם אחראי על חומרים כאשר המלט יגיע. אדם זה משיב כי הוא לא בטוח מתי המלט יגיע אבל הוא מאמין שזה יהיה בין יוני 1 ו - 10 ביוני. כפי שאתה בונה את היקף ולוח הזמנים שלך, אתה מניח את ההנחה כי המלט יגיע לא יאוחר מ -10 ביוני. דוגמה מראה שתי הטבות להנחת הנחות.

ההטבה הראשונה היא כי ההנחה של קבלת מלט לא יאוחר מ -10 ביוני מאפשר לך לתכנן פעילויות המסתמכות על המלט המגיעים. היתרון השני הוא שהוא מספק את האדם אחראי על חומרים עם תאריך יעד כדי לספק את המלט, אשר לאחר מכן הוא יכול למסור את הספק שלו. היא קבעה בטעות תאריך יעד עיקרי לפרויקט להתקדם.

קביעת ההנחות קובעת אמות מידה שבדרך כלל חוזרות במהלך הפרויקט כדי לסייע לצוות הפרויקט להישאר בטווח, בזמן ובתקציב. אבל מה קורה כאשר ההנחות טועות? זה המקום שבו הסיכון נכנס לפעולה.

סיכון

לאחר שבנית את היקף שלך זיהה את ההנחות שמאחורי היקף ואומדנים, אתה רוצה להתחיל להעריך את תחומי הסיכון. הסיכון הוא זהה בניהול פרויקטים כפי שהוא בעולם האמיתי; זה סיכון או סיכוי שיכול ליצור נזק. (הערה: מכון ניהול הפרויקטים וגוף ניהול הפרוייקטים של ידע - PMBOK מציעים הגדרות מפורטות לסיכונים ולסוגים ולזהות את המסגרת לניהול סיכוני הפרויקט).

כל הפרויקטים מכילים סיכון ואם אתה מנהל הפרויקט או בעל הפרויקט , זה לא רק את האחריות שלך כדי לחזות את הסיכון אבל זה גם התפקיד שלך כדי לתקשר את ההשפעה הפוטנציאלית של סיכונים אלה לצוות הפרויקט ולהכין כדי להקטין את הסיכונים.

הסיכון מגיע במעלות שונות. לפעמים הסיכון יכול רק מתכוון הפרויקט יפעל קצת אחרת או לקחת תפנית קטנה לא צפויה. במקרים מסוימים, עם זאת, הסיכון יכול להוביל לתוצאות קטסטרופלי שהופכים את הפרויקט שלך על הראש.

בוא נשתמש בתרחיש מגרש המשחקים בדוגמה של המלט לעיל. אחד הסיכונים הוא כי המלט אינו מגיע לפי תאריך ההנחה של יוני 10. מה הם ההשפעות האפשריות של סיכון זה? כל פעילות היורש הבא אחרי המלט כבר שפכו מתעכבים כתוצאה מבעיה זו.

הסיכונים יכולים להיות חיוביים גם כן. שקול את ההשפעה על הפרויקט אם המלט מופיע מוקדם מהצפוי. אמנם זה נראה כמו תוצאה חיובית, זה עדיין יוצר בעיה עבור העיתוי ואת רצף של כל השלבים האחרים בפרויקט.

מנהלי פרויקטים עובדים עם צוותי הפרויקטים שלהם לסיעור מוחות ולזיהוי סיכונים פוטנציאליים. הם לוקחים את התהליך צעד אחד קדימה ולבחון את החומרה הפוטנציאלית של הסיכון ואת הסיכוי להתרחשות. יתר על כן, הם מזהים את האנשים המתאימים ביותר לזהות מתי הסיכון מתרחש והם מפתחים תוכניות להפחתת סיכונים מוסכמים.

חברות רבות יש תבניות סיכון מפורטות הם פיתחו לאורך זמן ומניסיון עם פרויקטים אחרים. תעשיות מסוימות יש ללקט פרופילים סיכון המשמשים נקודת מוצא לניתוח סיכונים. תעשיות רבות בפועל מאוד מפורט ניתוח סטטיסטי לתכנון סיכונים גם כן.

השורה התחתונה

המונחים: היקף, הנחות וסיכונים, כולם חשובים בעולם ניהול הפרויקטים. השתמש במאמר זה כנקודת מוצא כדי לחקור את אלה ואת שאר התנאים החשובים לניהול פרויקטים בפירוט רב יותר.