מדריך צעד אחר צעד למשכורות לעסקים קטנים

חישוב שכר כראוי יכול להיות אתגר, במיוחד כאשר אתה בעל עסק קטן. המומחיות שלך טמונה ביזמות - לא בהכרח עוקבת אחר חוקי העבודה והמס השונים החלים על כל אחד מעובדיך. בין אם יש לך עובד יחיד או צוות גדול, הגדרת מדויק, מערכת שכר אמין ימנע בעיות חמורות עבור העובדים שלך ואת העסק שלך.

-> ->

החל על מספר זיהוי מעסיק (EIN)

EIN שלך הוא מספר ייחודי שהוקצה במיוחד לעסק שלך למטרות IRS. מספר זה מזהה את העסק שלך בעת הדיווח על מידע על העובדים שלך לסוכנויות ממשלתיות פדרליות וממשלתיות. דוגמאות למידע זה כוללות סך כל ההכנסות והמסים ששולמו עבורן. אתה יכול לשמוע את ה- EIN המכונה טופס SS-4 או מזהה מס - אלה הם זהה EIN.

החל על EIN שלך דרך מס הכנסה ישירות. הדרך הנוחה ביותר להשלמת העסקה היא באמצעות יישום מקוון. עם זאת, יישומים מתקבלים גם בפקס ובדואר.

בדוק מצב ותקנות מקומיות עבור דרישות EIN נוספות

למרות שמדינות רבות ו יישובים מקבלים את ה- EIN הפדרלי שלך לצורך זיהוי, חלק מהם דורשים מספרים נפרדים למטרות מס. דוגמאות כוללות את ניו יורק, מסצ'וסטס ודרום קרולינה. אתה יכול לקבוע את העיר ו / או תקנות המדינה על ידי ביקור באתר האינטרנט של המדינה העסקית המתאימה.

להבין את ההבדל בין קבלן עצמאי ועובד

אם אתה מעסיק קבלנים עצמאיים או עובדים משפיע באופן משמעותי איך הכנסה, Medicare, ביטוח לאומי ומסים אבטלה משולמים, ולכן חשוב להבין את ההבחנה בין השניים.

הבדיקה הבסיסית מסתמכת על שלוש השאלות הבאות:

• האם המעסיק שולט מתי, היכן וכיצד העבודה הושלמה? אם כן, העובד הוא כנראה עובד.
• האם המעסיק שולט בהיבטים הכספיים של העבודה? לדוגמה, האם ההחזר חוזר? האם המעסיק מספק כלים הקשורים לעבודה, כגון מחשבים? אם כן, העובד הוא כנראה עובד.
• האם היחסים מתמשכים, או האם העובד מועסק בפרויקט מסוים ללא ציפייה להמשך העבודה? האם המעביד מציע הטבות, כגון ביטוח בריאות ומשלם חופשה, לעובד? אם היחסים מתמשכים ו / או אם הטבות מוצעות, העובד הוא כנראה עובד.

השגת טפסי עובדים דרושים

לאחר המסמכים שלך הם בסדר, אתה מוכן לשכור את העובדים שלך. הקפד לאסוף מס ומידע שכר בימים הראשונים של העסקה כדי להבטיח שהם מקבלים את המשכורת הראשונה שלהם במועד.מומלץ לעודד שימוש של עובד בהפקדה ישירה לתשלומים מהירים יותר.

כל עובד חייב להשלים טופס ניכוי מס הכנסה פדרלית W-4, המאפשר לך לחשב ניכוי מס נכון. בנוסף, על העובדים למלא טופס I-9 כדי לוודא שהם רשאים לעבוד בארה"ב.

בחר את תקופת התשלום

פחות תקופות תשלום יש לך, כך קל יותר להשלים את המשכורות שלך. עם זאת, חלק מהמדינות דורשות כי העובדים ישולמו על פי לוח זמנים מסוים, למשל, שבועי או דו שבועי. אם אתה רוצה להפעיל את המשכורות לעיתים פחות מפעם בשבוע, פנה למחלקת העבודה של המדינה כדי לקבוע אם תקופת התשלום המוצעת שלך עומדת בתקנות המדינה.

יצירת תשלומים הקשורים לתהליכים

לפני שתוכל לספק משכורות מדויקות, תצטרך שיטה של ​​מעקב אחר שעות העבודה. ישנם כלים רבים זמינים למטרה זו, מגליונות כניסה בסיסיים לפלטפורמות העוקבות אחר פעילות העובדים בטלפונים או במחשבים. חשוב גם להגדיר מדיניות עבור תשלום בתשלום אם אתה מתכוון להציע את זה, שעות נוספות לשלם וכל הטבות אחרות.

בצד השני, אתה חייב להיות תהליך במקום כדי להבטיח כי ניכויים עבור הטבות, מסים ודומים משולמים הספקים המתאימים וסוכנויות מטעם העובדים שלך.

בחר פלטפורמת שכר

אם אתה מתכנן לטפל שכר בבית, להיות בטוח שאתה או מנהל החשבונות שלך נוח עם הניואנסים של משימה זו. ישנן מספר פלטפורמות שכר איכותיות זמינות כדי להקל על התהליך. עם זאת, רוב העסקים הקטנים מעדיפים outsourced שירותי בקר, כמו אלה אנשי מקצוע יש את הידע והניסיון לייצר שכר במדויק על הזמן.

הפקדת המשכורות שלך

ברגע שאתה או הבקר שלך יש להזין מידע אישי של העובדים לתוך מערכת השכר שלך, אתה מוכן לייצר את השכר הראשון לרוץ. באמצעות כלי הזמן שיש לך עבור עובדים לשעה (ללא פטור) עובדים, הזן או לדווח על מספר שעות עבור כל אחד. עובדים בשכר (פטור) אינם חייבים לדווח על שעות העבודה שלהם. הם משלמים את אותה כמות בכל שבוע.

הערה: אם אתה עושה עבודה עלות בחשבונאות שלך, אתה עדיין רוצה עובדים שכירים לעקוב אחר השעות שלהם. זה לא גורם לתוך שכר השבועי שלהם, אבל אתה רוצה להיות מסוגל להקצות במדויק זמן משרות כדי להבין עלויות. שקול באמצעות תוכנית מעקב זמן מסנכרן עם החשבונות הכללית שלך חשבונאות תוכנה לייצר דוחות אלה. רבים יהיה סינכרון עם המשכורות שלך, כמו גם כך שתוכל להשתמש בהם עבור שכירים ושעה עובדים כאחד.

שמור רשומות דרושות

יש לשמור רשומות מסוימות הקשורות למשכורות למטרות IRS. ככלל, עליך לשמור את כל הרשומות עבור אנשים מועסקים באופן פעיל, ללא תלות באורך הקביעות שלהם. רשומות רבות יש לשמור על תקופה מסוימת לאחר סיום העבודה. לדוגמה, רשומות מס התעסוקה חייב להישמר לפחות ארבע שנים.הוראות ספציפיות זמינות דרך מס הכנסה.

חישוב לשלם מסים הפדרלית והמדינה שכר

לבסוף, אתה כמו המעסיק אחראים לביצוע תשלומים מס שכר והפקת דוחות מסוימים. ככלל, הדיווחים אמורים להיות רבעוניים או שנתיים. לנצל את המשאבים הזמינים באמצעות מס הכנסה ו במשרד מס המדינה שלך כדי להבטיח את כל המסים והדיווחים מטופלים כראוי.

מדויק, בזמן המשכורת הוא אחד הנושאים החשובים ביותר של העסק שלך. ראשית, שגיאות שכר הם דרך בטוחה כדי להרגיז עובדים. שנית, שגיאות מס יכול לגרום קנסות משמעותיים עונשים. בזהירות לשקול כיצד המשכורות שלך יטופל כדי להבטיח לך למנוע את החסרונות הנפוצים ביותר.