צריך עסקים קטנים שלך ללכת ללא נייר?

יותר ויותר עסקים קטנים הולכים ללא נייר. טכנולוגיה חדשה ומשתנה נתנה לנו את הכלים הדרושים לנו כדי להעביר את ארונות הקבצים העוברים על גדותיהם לפורמט דיגיטלי מאורגן. אבל זה לא אומר הולך ללא נייר קל לעשות, או שזה ההחלטה הנכונה עבור כל עסק קטן.

הנה מבט על היתרונות והחסרונות של משרד ללא נייר כדי לעזור לך להחליט אם הולך ללא נייר היא החלטה חכמה עבור העסק הקטן שלך.

היתרונות של משרד ללא נייר

1. ידידותית לסביבה - על פי היומית היומית , חשבונות נייר עבור 25% פסולת הפסולת, ואם ארצות הברית לחתוך נייר לשימוש המשרד על ידי רק 10% זה ימנע את פליטת 1. 6 מיליון טונות של גזי חממה. וזה רק עבור נייר, לא לוקח בחשבון את הייצור ואת סילוק של מחסניות דיו ואת האנרגיה בשימוש על ידי מדפסות. יוצאים ללא נייר הוא החלטה מודעת לסביבה.

2. עלות אפקטיבית - בדיוק כפי שיש יתרונות של משרד ללא נייר עבור הסביבה, יש גם יתרונות עבור תקציב העסקים הקטן. תחשוב על כמה אתה מבלה מדי חודש על נייר, דיו, דואר וציוד אחר התומכים במשרד כבד נייר. לאחר מכן, שקול את המרחב שנדרש כדי לאחסן את כל החומרים הפיזיים שלך ואת המסמכים בפועל. זה יכול להיות די יקר. עם הזמן, הולך paperless יכול לגרום חיסכון עצום עבור העסק הקטן שלך.

3. גישה נוחה - להיות ללא נייר פירושו כל המסמכים החשובים שלך הם דיגיטציה. אתה יכול לגבות אותם אל ענן או לגשת אליהם באמצעות יישום שולחן עבודה מרוחק, נותן לך את היכולת לעבוד ממשרד נייד, או בכל מקום לצורך העניין, ולהישאר פרודוקטיביים.

4. ארגון קבצים - אם אי פעם בזבז זמן דשדוש דרך ארון תיוק מאורגן או ערימות של נייר כדי למצוא את מה שאתה מחפש, אתה יודע איך מסמכים נייר מסורבל יכול להיות לנהל.

בעת יצירת משרד ללא נייר, אתה יוצר מערכת קבצים דיגיטלית שקל יותר לארגן, לחפש ולצבוט לאורך זמן. זה עושה את מה שהיה פעם תהליך כואב של מציאת מסמך קל כמו ביצוע חיפוש.

חסרונות של משרד ללא נייר

1. כשל במערכת - Digital עשוי להיות גישה מהירה, אבל זה גם אומר הפסד מהיר. שקול מה יקרה לכל המסמכים העסקיים שלך שנשמרו באופן מקומי במחשב שלך אם המערכת קורסת. אתה עלול לאבד הכול. זה חשוב עבור כל עסק קטן, ובעיקר אלה ללא נייר, יש מערכת לגיבוי והגנה על נתונים מחוץ לאתר.

2. אבטחה - קבצים דיגיטליים לא יכול להיות מוגן על ידי מנעול על ארון קבצים או את דלת המשרד, כך האבטחה של מסמכים ומידע רגיש הוא חשש רציני עבור משרדי נייר.הפתרונות כוללים הצפנה, שרתים מקומיים וגישה מוגבלת, אשר לכולם יש עלויות משלהם והטבות. בנוסף, חשוב לשקול את האופי של כמה עסקים ואת הרגישות של חומרים מטופלים על בסיס יומי (לחשוב על רואה החשבון שלך) פשוט לא להשאיל את עצמם הולך paperless.

3. תהליכים Revamp - חלק המעבר למשרד ללא נייר כרוך לבחון את כל התהליכים הנוכחיים שלך מבצע מציאת חלופות נאותה.

לדוגמה, ייתכן שתצטרך להתחיל להשתמש בשירות חתימה אלקטרונית, בחשבוניות מקוונות ובשירותי תשלום וביישומים אחרים המחליפים את הצורך במסמכים פיזיים. כל הצוות שלך יהיה גם צריך להיות מאומנים במערכת החדשה ברגע שזה במקום.

4. זמן אינטנסיבי - הולך paperless הוא לא תהליך לילה; יש הרבה גורמים לשקול. זה לוקח זמן לשקול את כל ההשלכות של השארת העולם נייר מאחורי, ורק זמן רב ליישם את כל השינויים פעולות שלך התומכים להיות paperless.

ההחלטה ללכת ללא נייר היא אחת המשתנה מעסק לעסק, וזה בהחלט לא החלטה אוניברסלית המתאימה לכל חברה. החלק החשוב ביותר של קבלת ההחלטה ללכת paperless עושה את המחקר שלך, כך שתוכל להחליט אם היתרונות עולים על האתגרים.

לאחר מכן, ליצור תהליך שיטתי זה לא רק להרשות לך את היתרונות של להיות paperless, אלא גם לשפר את הפרודוקטיביות שלך באותו זמן.