כיצד מפקח יכול לנהל את היעדרות

על פי סקר היעדרות מתוזמנת של CCH, המעסיקים מאבדים את הקרקע כשמדובר בשמירה על העובדים בעבודה. שיעורי היעדרות בלתי מתוכננת עלו לרמה הגבוהה ביותר מאז 1999.

מה שממשיך להיות החשש ביותר הוא שכמעט שניים מתוך שלושה עובדים שאינם מופיעים לעבודה אינם חולים פיזית. עבור רוב החברות, האחריות לניהול היעדרות ירדה בעיקר על מפקחים מיידיים.

מפקחים אלה הם לעתים קרובות רק אנשים מודעים לכך עובד מסוים נעדר.

הם נמצאים במצב הטוב ביותר כדי להבין את הנסיבות סביב היעדרות של הפרט ולהבחין בבעיה בשלב מוקדם. לכן, המעורבות הפעילה שלהם בהליכי היעדרות של החברה היא מרכיב מרכזי באפקטיביות הכוללת ובהצלחה העתידית של מדיניות או תכנית היעדרות.

לצערנו, רוב המפקחים לא קיבלו שום הדרכה או הכשרה בניהול היעדרות. הם הושארו בעצמם לבצע את המשימה לעתים קרובות לא פופולרי של זיהוי, התמודדות ופתרון התעללות היעדרות.

כדי להבטיח כי המפקחים הם נוחים ומוכשרים בתפקידם של ניהול היעדרות, הם צריכים לקבל את מלוא התמיכה של ההנהלה הבכירה. כל הצדדים חייבים להיות מודעים למטרה של מדיניות ונהלים היעדרות. האם יש פערים בין מחלקות; מדיניות יכולה לאבד את יעילותה.

כדי לספק עקביות רבה יותר, על המפקחים להיות מאומנים באחריותם על ניהול היעדרות, יעצו כיצד לנהל ראיונות יעילים לעבודה, ולחנכו את השימוש בהליכים משמעתיים בעת הצורך.

אחריותו של המפקח

בנוסף להבטחת כיסוי נאות של העובד במהלך היעדרותו של העובד, קיימות מספר פעולות קריטיות אחרות שמפקחים צריכים לנקוט כדי לטפל בהיעדרות.

הם צריכים:

לוודא שכל העובדים מודעים היטב למדיניות הארגון ולנהלים לטיפול בהעדרו,

• להיות נקודת המגע הראשונה כאשר העובד מטפל בחולים,
• שומר על הפרטיות , מדויק, עדכני תיעוד עבור הצוות שלהם, (למשל, תאריך, סוג של מחלה / סיבה היעדרות, לחזור צפוי תאריך עבודה, אישור הרופא אם יש צורך),
• לזהות כל דפוסי או מגמות של היעדרות אשר מעוררים דאגה,
• לנהל ראיונות חוזרים לעבודה, ו
• ליישם נהלים משמעתיים במידת הצורך.
• ראיון חזרה לעבודה

הכשרה של מפקחים כיצד לנהל את היעדרות הטובה ביותר צריכה לכלול הדרכה כיצד לנהל ראיונות יעילים והוגנים של חזרה לעבודה.סקרים לאומיים אחרונים מראים כי ראיונות אלה נחשבים לאחד הכלים היעילים ביותר לניהול היעדרות לטווח קצר 1.

הדיון בדיעבד יאפשר לממונה לקבל בברכה את העובד בחזרה לעבודה, בנוסף להפגנת מחויבותה החזקה של ההנהלה לשליטה וניהול היעדרות במקום העבודה. הראיון יאפשר לבדוק אם העובד מספיק טוב כדי לחזור לעבודה.

את הניירת הדרושים ניתן להשלים כך שההיעדרות ומסקנתה נרשמות כראוי.

העובדה כי נוהל קבוע הוא במקום לחקור ולדון היעדרות עם עובד רשאי, כשלעצמו, לפעול כגורם מרתיע לאי נוכחות של סיבות לא רציונליות.

ראיונות צריך להתבצע בהקדם האפשרי לאחר החזרה של נפקד לעבודה (לא יאוחר מיום אחד לאחר שובו). יש לתת לעובד מספיק הזדמנויות לתאר את הסיבות להיעדרותו. הממונה צריך להשתמש בראיון כזמן כדי לחקור את כל הבעיות שהעובד עשוי להיות אשר מוביל להיעדר.

המטרה היא לטפח תרבות פתוחה ותומכת. ההליכים נמצאים במקום כדי לוודא כי עזרה וייעוץ מוצעים בעת הצורך כדי להבטיח כי העובד הוא מתאים לחזור לעבודה.

העובדים בדרך כלל מעריכים את ההזדמנות להסביר סיבות אמיתיות להיעדר בתוך מבנה רשמי.

אם הממונה מפקפק באמיתות הסיבות שניתנו להעדרו, עליו לנצל הזדמנות זו כדי להביע ספקות או חששות.

בכל עת, על העובד להיות מודע לכך שהראיון אינו רק חלק מהנהלים של החברה, אלא פגישה משמעותית שבה ההיעדרות צוינה ועשויה להיות לה השלכה על העסקה בעתיד. את ההליך המשמעתי של החברה, במקרה של רמות היעדרות בלתי קבילות, יש להסביר לעובד.

המנהל יכול לקבוע כיצד העדר השפיע על המחלקה. המסר צריך להיות כי העובד היה החמיצו כי התפוקה סבלה. ניתן גם להסביר את האופן שבו נדרשה המחלקה לארגן מחדש את הסדרי העובדים. זה יוכיח כי היעילות של יחידת העבודה נפגעה על ידי היעדר. <על המנחה להקדים את העובד החוזר על המצב הנוכחי (לדוגמה, אילו משימות הן כעת סדרי עדיפויות, מה העבודה כבר בוצעה וכיצד העובד צריך עכשיו למקד את מאמציו).

בשום שלב במהלך הפגישה צריך הראיון להיות

סוג של ענישה

, אבל צריך לראות כאירוע כדי להדגיש ולהסביר את ההשלכות של היעדרות בתוך המחלקה. הרוב המכריע של העובדים להפיק תחושה של גאווה והישגים מהעבודה שלהם יש לעודד את הניהול להתייחס לאנשים האלה כמבוגרים אחראים.

רוב העובדים מבינים כללים סבירים ואינם רוצים להיות מאוימים לתוך תאימות.אחוז קטן של עובדים אשר אכן יש בעיה היעדרות ידרוש פיקוח הדוק ואולי אפילו צעדים עונשיים על היעדרות מופרזת. אלה עובדים מעטים שאינם אחראים צריך להיות מטופל בנפרד ותקיפות. הליכים משמעתיים מומלצים אם נמשכת היעדרות <ההנחיות הבאות מפרטות את הצעדים המומלצים שיש לנקוט במקרים בהם היעדרות קצרת מועד נחשבת מעל לרמה מקובלת בפרק זמן מסוים. שלב 1: ייעוץ ראיון

המפקח המיידי צריך לייעץ לעובד על דאגתו לגבי היעדרויות, לנסות לקבוע את הסיבות למחלה ולקבוע מה צריך לעשות כדי לשפר את הנוכחות.

אם מזוהים בשלב זה מצב רפואי ועשוי להשפיע על התאמת העבודה, על הממונה לקבוע פגישה עם רופא המאושר על ידי החברה. זה צריך להיות מאושר עם עובד בכתב בתוך חמישה ימי עבודה.

אם מן הדיון, הבעיה אינה נובעת, ככל הנראה, מחוסר עקביות לעבודה, על הממונה להודיע ​​לעובד כי בעוד שהמחלות שנרשמו עשויות להיות מקוריות, צפוי שיפור ממושך בהשתתפות או בשלב הבא בהליך יילקח.

סקירה של נוכחות תתבצע באופן אוטומטי מדי חודש במשך ששת החודשים הקרובים.

• שלב 2: סקירה רשמית ראשונה (שלב אזהרה מילולית)
• אם ההיעדרות של העובד תמשיך להחמיר לאחר הניתוח והניטור הרגיל, הוא מוזמן להשתתף בפגישה רשמית עם הממונה.
• רישום היעדרות צריך להיות מפורט במכתב המזמין את העובד לראיון זה. יש לייעץ לעובד כי היא זכאית להיות מיוצגת על ידי נציג איגוד או עמית בהתאם.
• מטרת המפגש הזה היא:

- להמשיך לדון הסיבות הבסיסות להעדרויות,

• - לייעץ העובד של השירות ואת ההשלכות העלות של היעדרו, ו
• - להבריח את העובד (למעט כאשר מחליטים לפנות לקבלת ייעוץ רפואי), כי אם אין שיפור משמעותי ומתמשך, ייתכן שהעסקתה תסתיים בשל חוסר היכולת שלה לשמור על רמת נוכחות מקובלת. זוהי אזהרה מילולית.
• כאשר יש צורך בהקפדה רפואית, יש לנקוט פעולה מיידית. לפיכך, הפגישה נדחית רק כדי לאפשר את השלמת חלק זה של התהליך. בתוך חמישה ימי עבודה, על העובד לקבל ייעוץ רפואי. הפגישה מתכנסת מחדש עם משאבי אנוש, ודעת הרופא נדונה.
  אם הרופא מאשר כושר עבודה, העובד צריך להיות הזהיר לגבי ההשלכות של המשך העדר.
  שלב 3: סקירה רשמית שנייה (שלב אזהרה בכתב)
  כאשר ניטור רגיל מציין כי לא חל שיפור בדפוס היעדר, פגישה רשמית שנייה תהיה מסודרת עם HR.
• המכתב המזמין את העובד לפגישה יכלול את תיעוד היעדרות, ושוב, ייעוץ על הייצוג.
• כל מידע חדש שניתן בפגישה בנוגע לבריאות לקויה או שינוי באופי המחלה עשוי להיות מוערך על ידי רופא המאושר על ידי החברה.

יש לתת לעובד הזדמנות להסביר את העדר ההיעדרות שלו. במידת הצורך, על הממונה ליידע את העובד כי ניתנת אזהרה רשמית בכתב והזהרה זו תישאר בקובץ העובד לתקופה מוגדרת. יש להעתיק את האזהרה לעובד ולנציגו.

• על העובד להודיע ​​כי אי ציות לציפיות הנוכחות של החברה וכדי לשפר את ההיעדרות הבלתי מקובלת הנוכחית, יביא לסיום עבודתו של העובד.
• כאשר כושר העבודה מוטל בספק, המשך עם אפשרויות ההיערכות מחדש בהתאם להנחיות שקיבל הרופא. התייעץ עם נציג האיגוד של העובד (אם רלוונטי) על תהליך ההיערכות מחדש ואופציות.
• שלב 4: השעיה זמנית מעבודה
• אם בעקבות ביצוע השלבים הקודמים של התהליך המשמעתי, לא חל שיפור בהשתתפות, ההנהלה יכולה להמשיך עם השעיה זמנית ללא תשלום. הכוונה להשעייה צריכה להיות מאושרת בכתב עם פירוט תאריכי ההתחלה והסיום. עותק של מכתב ההשעיה יש לשלוח לנציג העובד (אם רלוונטי).
• שלב 5: סיום העסקה
• זהו השלב האחרון בתהליך המשמעתי לפיה העובד מפוטר בשל אי יכולת לעמוד בדרישות החברה להשתתפות בעבודה. פיטורין יכול להתבצע רק עם אישור בכתב של מנהל בכיר HR.
• המכתב קורא את העובד יהיה שוב כוללים ייעוץ על ייצוג ו מתאר את תיעוד היעדרות. יש לייעץ לעובד, כי בעקבות הראיון, ניתן לדחות אותו בשל אי יכולת לבצע עבודה.
• שוב, יש להתייעץ עם הרופא של החברה אם יש מידע חדש לגבי בריאות העובד או יכולת עבודתו.

כאשר היערכות מחדש אינה אפשרית, או הולמת, לשקול להמשיך בפיטורים מטעמי יכולת. זכאות לקצבת נכות תהיה תלויה בנסיבותיו של כל מקרה.

• אם תתקבל החלטה לפסול על בסיס יכולת, יש לשלוח העתק מכתב הפיטורין לנציג העובד (במידת הצורך).
• לעובד תהיה הזכות לערער על פיטורים. הערעור צריך להיות בהתאם לנהלים המשמעתיים של החברה.
• אתגרים בניהול היעדרות
• שים לב כי המפקחים הם לעתים קרובות לא נוח או לא מוכן לדווח על אלה שחרגו רמות מקובלות של היעדרות. בשל לחצים רבים כבר על המפקחים, יישום עקבי של מדיניות היעדרויות לא תמיד בראש סדר העדיפויות שלהם.
• חשוב לנסות לקחת את הסובייקטיביות מתוך ניהול היעדרות ולהבטיח שכל העובדים יטופלו.זה חיוני להיות עקבי, מתמיד, הוגן לכל. כאשר היעדרות אינה מטופלת או מטופלת באופן לא עקבי, מוראל נמוך יכול לגרום.
• עובדים יכולים להרגיש שהם טופלו באופן לא הוגן כאשר הם תופסים עובדים אחרים נעדרים הם "מקבל משם עם זה. "

רוב העובדים יעריכו מדיניות ותוכניות שהן מנחות, ולא ענישה. צעדים נוקשים או עונשיים שמכריחים את העובדים לבוא לעבודה עלולים לגרום לעובדים שיהפכו ל"יעדרות בזמן העבודה ". הם עושים מעט ככל האפשר ומתנגדים לכל מאמץ שיגרום להם לעשות יותר. יש ליישם תוכניות אחרות המסייעות לעובדים להיות נוכחים בעבודה, כגון תזמון עבודה גמיש, שיתוף עבודה, פרסי נוכחות ותוכניות בריאות.