הפעלת תוכנית כרטיס רכש

כרטיס הרכש, או כרטיס P, הוא סוג של כרטיס אשראי של החברה המונפק לעובדים אשר יכולים לרכוש מוצרים ושירותים ללא צורך לעבד את העסקה באמצעות הליך הרכישה המסורתי, כגון כמו באמצעות דרישות רכש או הזמנות רכש.

ישנן מספר תוכניות שונות לרכישת כרטיסים, חלקן כרוך רק בשימוש של ספקים שאושרו על ידי החברה, בעוד אחרים מאפשרים לכל ספק להשתמש.

הרכישות שבוצעו על ידי עובד באמצעות כרטיסי רכש הם בדרך כלל קטנים ערך נמוך. הרבה תגובות שליליות על תוכניות רכש כרטיס ממוקדות במיוחד כלפי התעללות של הכרטיס על ידי עובדים. עם זאת, היתרונות של תוכניות רכש הם הרבה יותר מאשר הסיכונים והעלויות הכרוכות בהפעלת התוכנית.

-> ->

היתרונות של כרטיסי רכש

ממשלת ארצות הברית גילתה כי רכישות מתחת ל $ 2500 היוו רק 2% מכלל ההוצאה הממשלתית, אבל היה 85% את כל הרכישות. כמו העלויות הניהוליות של רכישות קטנות אלה לעתים קרובות עלה על ההוצאה בפועל דולר, השימוש בכרטיסי רכש גדל במחלקות ממשלתיות רבות. סוכנות ממשלתית אחת, משרד המסחר, העריכה כי השימוש בכרטיסי רכש הציל אותם מעל 22 מיליון דולר בשנה על עלויות ניהול והפחתת זמן עיבוד הרכישה.

השימוש בכרטיסים אפשר למחלקות הרכש לרכז את מאמציו ב -15% מסך הוצאות הרכש, המהוות 98% מסך ההוצאות.

יישום בקרות פנימיות

התעללות של כרטיסי רכש הן חדשות כותרת אבל לעתים קרובות אלה הפרות, במיוחד במחלקות הממשלה, בדרך כלל להראות ערך דולר גבוה, אבל לעתים קרובות הם פחות ממחצית אחד מכלל ההוצאה.

עם זאת התעללות מתרחשת אבל זה יכול להיות נשלט על ידי יישום בקרה פנימית נאותה כדי להפחית את בזבוז והתעללות.

כיוון ניהול חזק הוא חיוני עבור תוכנית כרטיס רכש מוצלח. ההנהלה צריכה להגדיר בבירור מה השימושים המותרים עבור הכרטיס הם ולהגדיר, ולהטיל, את העונשים שלהם על תשלום עבריינות, הונאה, והתעללות. כמובן, הליכי המשרד האחורי ואת המשאבים חייב להיות במקום ליישם את הפקדים. אם אין מספיק משאבים כדי לפקח ולהתמודד עם התעללות כרטיס רכש, אז הפרות ימשיך ולהגדיל כמו חוסר המחויבות של התוכנית נתפסת על ידי המשתמשים שלה.

מי מקבל כרטיס?

עוד שלילי לראות תוכניות כרטיס רכש היא כי חברות חושב שהם צריכים לתת כרטיסי לכל העובדים שלהם לבצע רכישות. זה לא המקרה; בהנפקה של כרטיס רכש ניתנת אמון.חברה חייבת להיות מסוגלת לסמוך על המשתמש של הכרטיס כפי שהם למעשה מבלה את הכסף של החברה. צריך להיות תהליך אישור במקום שבו העובדים צריכים להיות נבחרים, נבדקו ואושרו. אם עובד יש רע האשראי אז הם צריכים לקבל כרטיס רכש החברה?

הטלת מגבלות הוצאה

כמו כל כרטיס אשראי, צריכה להיות מסגרת אשראי עבור המשתמש.

חברות כרטיסי האשראי מעניקות למחזיקי כרטיסי האשראי גבול על בסיס יכולתן לשלם. עבור מחזיקי כרטיסי רכש, חברות צריכות לתת למחזיקי הכרטיס גבול הוצאה המתאים למיקומן וההוצאות הצפויות שלהן. לדוגמה, אדם המועסק כטכנאי IT עשוי רק להידרש לרכוש דיו למדפסת וציוד היקפי למחשב קטן, שעשוי להכיל רק כמה מאות דולרים בשנה. תקרת ההוצאות עבור עובד זה צריכה לשקף את זה ולא ניתן לקבל תקרת הוצאה כוללת של 2500 $ שניתן להעניק לכל צוות ה- IT. מגבלות ההוצאה צריכות להיבדק על בסיס תקופתי, כך שרמה מתאימה תינתן לעובדים על בסיס ההוצאה בפועל.