זה הזמן לעקוב אחר המלאי?

עבור עסקים חדשים או מתרחבים במהירות, ערך המלאי עשוי לעתים קרובות לייצג אחוז משמעותי מכלל הנכסים שלהם. עבור אחרים, עלויות המלאי הן סכום טריוויאלי. אלא אם כן העסק שלך מוכר או מאחסן פריטים כפופים לפיקוח משפטי, כגון חומרים מסוכנים מסוימים או תרופות, אין חוקים המחייבים אותך ליישם או לשמור על מערכת מעקב מלאי.

-> ->

רוב העסקים, לעומת זאת, למצוא את היתרונות הניתנים על ידי ניהול מלאי יעיל לעשות את המאמצים שלהם כדאי, אבל זה גם נכון שלא כל העסק צריך לעקוב אחר המלאי.

כפי שאין כללים קונקרטיים לגבי הצורך במעקב מלאי, ההחלטה אם העסק שלך צריך לעקוב אחר המלאי חייבת להיות מבוססת על גורמים ספציפיים לכל עסק. מענה על השאלות הבאות יכול לעזור לך להחליט אם הגיע הזמן לך להתחיל מערכת ניהול מלאי.

1. האם אתה רוכש רק את הכמויות הדרושות כדי למלא הזמנות כפי שאתה מקבל אותם? לדוגמה, אם אתה מוכר שמלות bridesmaids הזמינים במגוון גדלים וצבעים, האם אתה מלאי את כל האפשרויות האפשריות בכפולות או לרכוש את הגדלים המדויקים בצבע המבוקש כאשר הלקוח שלך מזמין? אם האחרון, אתה כנראה לא צריך לעקוב אחר המלאי.

2. האם ערך המלאי שלך עולה על 25% מההכנסה החודשית שלך?

אם כך, רואי חשבון רבים ממליצים לך להקים תוכנית ניהול מלאי.

3. באיזו תדירות אתה מתגעגע הזדמנות מכירה עקב פריטים שאינם במלאי? הזדמנויות אבודות יכול להיות קשה לזהות, אבל ייתכן שיהיה לקוחות להתקשר או לבקר בחנות שלך כדי לברר אם יש לך פריט מסוים.

ייתכן שתבחין גם במדף חשוף; אולי הלקוחות רואים מדף ריק במקום הפריט שהם התכוונו לרכוש ולאחר מכן לעזוב ללא מכירה. אחד או שניים מתוך מלאי פריטים במהלך השנה לא סביר להשפיע על המכירות שלך, אבל במקרים תכופים יותר יכול. מערכת ניהול מלאי מנוהלת היטב יכולה לעזור לך למנוע פריטים שאינם במלאי.

4. כמה פעמים אתה מקבל הזמנות יותר עבור פריטים ממה שאתה יכול למלא על בסיס בזמן? זה נקרא overselling, ולמרות שזה דומה פריטים שאינם במלאי, המונח משמש לעתים קרובות יותר מסחר אלקטרוני. Overselling יכול להיות מזיק במיוחד אם אתה מפרסם משלוח יום הבא או לבצע הבטחות דומות, כגון הבטחה כי צו יגיע בחופשה. Overselling הוא אינדיקציה טובה כי אתה צריך לעקוב אחר המלאי שלך.

5. עד כמה אתה בטוח שאתה לא חווה הצטמקות מלאי? מלאי נעלם יכול להיות סימן של גניבה על ידי קונים או עובדים.זה יכול גם להצביע על שבירה שלא פורסם. ייתכן שתבחין שפריט מסוים פשוט נעלם, אך ייתכן שתבחין גם כי היחס בין המכירות שלך לבין הסחורות שנרכשו הוא שלילי. מעקב אחר מלאי יכול לעזור לך לזהות הצטמקות כדי שתוכל לנקוט פעולה מתקנת.

6. האם אתה שומר על אספקה ​​של חומרי גלם או רכיבים שבהם אתה משתמש כדי לייצר פריטים סיים למכירה? אם כן, ייתכן שיהיה עליך מעקב מלאי כדי לעזור לך להבטיח שיש לך מספיק חומרים על היד כדי לייצר את הפריטים תצטרך לענות על דרישות הלקוחות שלך.

הקמת מערכת למעקב אחר מלאי

פעולות ייצור ומכירה קמעונאיות עיקריות כוללות בדרך כלל מערכות מעקב מלאי מורכבות המחברות בין הלוגיסטיקה, הזמנת ההזמנות, הרכישות, תזמון הייצור, מכשירי נקודת המכירה, חשבונאות עלויות ומחלקות אחרות. ארגונים קטנים יותר, עם זאת, בדרך כלל לא צריך זה מסובך שיטה של ​​מעקב אחר מלאי, לפחות לא בהתחלה. מערכת יכולה להיות פשוטה כמו תיבת קובץ המכילה כרטיסי אינדקס או קלסר שמחזיק גיליון נייר עבור כל פריט במלאי שלך.

יש גם מספר תוכנות מדף לניהול מלאי, וניתן להוריד בחינם חלק מהתוכניות הבסיסיות יותר.

באופן טבעי, מערכת ניהול המלאי שלך תצטרך לשקף את אופי העסק שלך ואת הצרכים הספציפיים שלך. רוב מערכות המלאי טוב, עם זאת, כוללים את המידע הבא.

1. מיקום: הקצה קוד מיקום פשוט לכל נקודה המשמשת לאחסון המלאי. אם יש לך שלוש יחידות מדפים, לדוגמה, תוכל להשתמש באותיות A, B ו- C כדי לייצג את היחידות, ולאחר מכן מספר המייצג את המדף הספציפי, כגון A-2 או C-4.

2. פריט: יהיה עליך ליצור מספר פריט או תיאור עבור כל פריט שאתה מתכנן המלאי. המורכבות של מספר הפריט משתנה. לדוגמה, אם אתה מוכר מגוון רחב של שמלות של נשים, אתה יכול להקים מערכת מספור המזהה את הסגנון, צבע וגודל של כל שמלה נמכרו. מצד שני, אתה יכול פשוט לכלול את כל השמלות תחת מספר אחד, להקים מספרים נפרדים עבור כל גודל או לבחור כל שיטה אחרת. אם אתה resell פריטים שאתה רוכש מ סיטונאי, אתה יכול פשוט להשתמש מספר המניות של סיטונאי. זה יגרום reordering די פשוט גם כן.

3. עלות: עליך לדעת את עלות היחידה של כל פריט כדי להעריך את המלאי שלך. עלות זו עשויה להשתנות עם כל הזמנה חדשה. מעקב אחר עלויות תנודתיות ישפיע באופן ישיר על שולי הרווח הגולמי ועל עלות הסחורות שנמכרו, כך שיש מספר מדויק יהיה גורם מפתח בשמירה על P & L מדויק.

4. מקור: כלול את שם הספק שממנו ביצעת את הרכישה. שמירה זו של הרשומות תאפשר לך לשנות מחדש את השינויים של הספק או לעקוב אחריו במהירות לצד וריאציות איכות או עלות.

5. תאריך: רשום את התאריך שבו קיבלת את הסחורה.

6. כמות: הזן את מספר היחידות שקיבלת או שאתה נמצא בהישג יד.

7. סדר מחדש: בהתבסס על המכירות הצפויות ועל זמן ההובלה של הספק, עליך לקבוע את הנקודה שבה עליך לסדר מחדש את המוצר.

8. פעילות: כאשר המכירות מתרחשות, רשום את התאריך ואת הכמות, ולאחר מכן לחסר את היחידות שנמכרו מהכמות על היד. אתה גם צריך להקליט פריטים שנשברו בחנות או שניתנו אחרת unsellable.

בין אם אתה בוחר מערכת ידנית או פתרון תוכנה, המפתח למעקב יעיל מלאי הוא לשמור על הרשומות שלך עם סדירות ושגרה. בהתאם לעסק שלך, ייתכן שיהיה עליך לעדכן את רשומות ידניות יומי, שבועי או חודשי. פתרון ממוחשב יכול לחסל רבות מהמשימות הידניות, אך גם מערכת אוטומטית תחייב תחזוקה, כגון הזנת מספרי פריטים חדשים או עדכון קודי מיקום. משמעות הדבר היא פיתוח תהליך סטנדרטי וחינוך כל מי יגע בו על איך לנהל ולתחזק אותו בצורה הטובה ביותר.

בסופו של דבר, ההחלטה האם ליישם מעקב מלאי ואת השיטה הטובה ביותר להשתמש חייב לנוח עם כל בעל עסק. רק אתה יכול לקבוע אם אופי העסק שלך, נפח שלך ואת הבעיות הספציפיות שלך יכול להפיק תועלת רשמי מדיניות ניהול המלאי.